I. CAO là gì?
CAO (Chief Administrative Officer) là Giám đốc Hành Chính. Có trách nhiệm quản lý các nhân viên hành chính, kế toán. Đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ các quy trình và tuân thủ các quy tắc và quy định quản lý khác.
Hoạt động của công ty không tự vận hành. Chúng cần được quản lý, và ai đó cần quản lý quá trình vận hành. Người đó là Giám đốc hành chính, người đứng đầu các hoạt động và quy trình. Nếu
CEO là giám đốc điều hành, CAO và giám đốc điều hành các vấn đề liên quan.
CAO sẽ thường xuyên tiếp xúc với các vị trí cao cấp khác trong ban giám đốc- Chief Executive Officer (CXO)
- Chief Financial Officer (
CFO)
- Chief Strategy Officer (CSO)
- Chief Information Officer (
CIO)
- Chief Product Officer (
CPO)
- Chief Marketing Officer (
CMO)
II. Các trách nhiệm của CAO cần phải đảm nhận
- Là người đứng đầu hành chính của doanh nghiệp và báo cáo trực tiếp cho CEO.
- Phải đảm bảo rằng các nghị quyết và chính sách của nhà nước được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.
- Chịu trách nhiệm tuyển dụng, chỉ đạo, quản lý và giám sát nhân viên phòng hành chính.
III. Các công việc CAO phải làm
Trách nhiệm của giám đốc hành chính xoay quanh việc giám sát hoạt động hàng ngày của công ty, đảm bảo hiệu quả và quy trình làm việc trôi chảy. Họ thường đưa ra các chiến lược để cải thiện hiệu suất của lực lượng lao động, thực hiện nghiên cứu và phân tích để xác định các cơ hội kinh doanh mới, chuẩn bị tiến độ và báo cáo tài chính, giao nhiệm vụ cho các quản lý bộ phận và đặt ra các mục tiêu để họ duy trì.
Hơn nữa, với tư cách là một giám đốc hành chính, điều cần thiết là phải lãnh đạo và khuyến khích các bộ phận khác nhau đạt được các mục tiêu, đồng thời thực hiện các chính sách và quy định của công ty, đề xuất những chính sách và quy định mới khi cần thiết.
Dưới đây là các nhiệm vụ của Giám đốc Hành Chính cần phải làm trong vai trò của mình:- Quản lý và duy trì cơ sở dữ liệu (FMP), bảng bán hàng.
- Quản lý nhân viên trong các bộ phận của công ty như hành chính, bán hàng, lưu kho và vận chuyển.
- Quản lý và giám sát các chức năng kế toán và sổ sách kế toán bao gồm lập ngân sách, tính lương và hàng tồn kho.
- Quản lý các chính sách liên quan đến quản lý nhân sự, phân phối, phân công nhân lực, hỗ trợ hậu cần và chuẩn bị đánh giá nhân sự.
- Giám sát điều hành và tham gia phát triển các mô hình logic và bảng điều khiển mới.
- Chuẩn bị các bài thuyết trình về các dự án cụ thể bằng cách sử dụng phần mềm thuyết trình tự động như Microsoft PowerPoint.
- Xử lý bảng lương, thực hiện các hệ thống lưu giữ thời gian tự động và báo cáo của chính phủ một cách chính xác và kịp thời.
- Hoàn thành đánh giá, xác minh tính đủ điều kiện nhận Medicaid, cá nhân, kế hoạch xuất viện và buổi tư vấn gia đình.
- Cung cấp hướng dẫn cho người nộp đơn về những thông tin được yêu cầu và hoàn thành đúng các đơn đăng ký chứng nhận an ninh.
- Đánh giá hiệu suất, chất lượng công việc và thiết lập các hướng dẫn và thủ tục để tối đa hóa năng suất và đảm bảo hoạt động văn phòng hiệu quả.
- Tổ chức và duy trì các hoạt động và thủ tục của văn phòng bao gồm hệ thống quản lý / lưu trữ thông tin, trưng dụng vật tư và tất cả các dịch vụ văn thư khác.
- Điều phối các nâng cấp công nghệ của hệ thống ERP độc quyền.
- Xây dựng RFP, thỏa thuận đối tác và các tài liệu khác để công ty sử dụng.
- Hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc khởi tạo và phản hồi đối với các sửa đổi của RFP, RFQ, RFI và các sửa đổi hợp đồng khác.
- Thực hiện thiết kế cải tiến dự án phần mềm ERP lớn để hợp lý hóa hơn nữa cho các hoạt động thực tế.
- Soạn thảo và thực hiện hợp đồng, duy trì hồ sơ kế toán, chuẩn bị tài liệu tài chính và cung cấp hỗ trợ hành chính.
IV. Các kỹ năng CAO cần có
Theo các nghiên cứu cho rằng Giám đốc hành chính cần phải thành thạo về Nhân sự,
Giám sát và đảm bảo tuân thủ. Ngoài ra cũng cần các kỹ năng mêm như kỹ năng phân tích, định hướng chi tiết và kỹ năng lãnh đạo.
V. Các yêu cầu khi đảm nhận vị trí CAO
Để có thể đảm nhận vị trí CAO, ứng viên cần phải có bằng cử nhân hoặc bằng thạc sĩ về kế toán, quản lý kinh doanh, tài chính hoặc các lĩnh vực liên quan khác. Các công ty nhỏ hơn có thể chấp nhận các ứng viên có nhiều năm kinh nghiệm thay cho yêu cầu bằng cử nhân.
Họ có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho các cơ quan chính phủ khi được yêu cầu một cách kịp thời.
Giám đốc tài chính cần phải có kỹ năng lãnh đạo. Họ phải hiểu biết về các luật có liên quan của Sở Thuế vụ, Nguyên tắc Kế toán (GAAP), các quy tắc và quy định của
Kiểm soát các thủ tục kiểm toán nội bộ trong công ty.
Luôn phải tự cập nhật những thay đổi trong các quy tắc và quy định của chính phủ liên quan đến các quy tắc hành chính, thủ tục kế toán và báo cáo tài chính. Phải có kinh nghiệm quản lý hoặc giám sát trước đó.
Họ phải có kỹ năng lãnh đạo xuất sắc. Có kỹ năng thuần thục về máy tính, bao gồm cả sự thành thạo với Microsoft và hệ thống máy tính của tổ chức.
Có kỹ năng viết và giao tiếp xuất sắc. Họ phải có khả năng xây dựng tinh thần đồng đội mạnh mẽ. Họ phải có khả năng tạo báo cáo và thuyết trình hiệu quả.
Chúc bạn thành công.