Dòng sự kiện

Assistant là gì? Các công việc Assistant phải làm?

Published on  08/04/2021 13:30

Assistant là Trợ Lý. Trợ lý là người giúp cấp trên điều hành các công việc trong doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn như trả lời điện thoại và lên lịch họp.

I. Assistant là gì?

Assistant là Trợ Lý. Trợ lý là người giúp cấp trên điều hành các công việc trong doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn. 

Họ thường quản lý văn phòng cũng như cuộc sống riêng tư của cấp trên. Điều này bao gồm các công việc như trả lời điện thoại và lên lịch họp.

Họ trợ giúp trong bất kỳ công việc cụ thể nào như thu thập dữ liệu, gọi điện thoại và bất kỳ nhiệm vụ thường xuyên nào khác hỗ trợ cá nhân cho sếp trong các công việc riêng của họ. 

Assistant là gì

II. Các phương pháp hay nhất giúp trợ lý hoành thành tốt công việc

1. Danh sách việc cần làm

Lập danh sách việc cần làm vào đầu mỗi ngày. Với tư cách là trợ lý, bạn sẽ có một danh sách dài các mục tiêu. Theo dõi chúng bằng danh sách giúp bạn làm việc chính xác và hiệu quả hơn.

2. Tổ chức hộp thư đến của Email thật sạch sẽ

Thay vì chỉ đọc email, hãy xóa hoặc lưu trữ chúng khi bạn hoàn thành. Ngoài ra, hãy tạo thư mục cho những email bạn cần giữ lại. Điều này giúp bạn dễ dàng truy suất, tham khảo sau này khi bạn cần tìm một email cụ thể.

3. Thiết lập lịch làm việc

Thiết lập lịch làm việc giúp bạn có tổ chức. Bất cứ khi nào bạn thiết lập các cuộc hẹn hoặc cuộc họp, hãy lên lịch chúng trong lịch để tham khảo. Vào đầu mỗi ngày, xem nhanh lịch làm việc của bạn sẽ cho bạn biết mọi thứ bạn cần phải làm trong tuần hoặc tháng.

4. Ưu tiên các nhiệm vụ

Do số lượng lớn nhiệm vụ bạn có thể phải thực hiện vào một ngày nhất định, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng, hoàn thành những nhiệm vụ cấp bách nhất trước. Điều này đảm bảo hoàn thành các mục tiêu quan trọng nhất của bạn mỗi ngày bất kể bạn đã hoàn thành toàn bộ danh sách việc cần làm.

5. Sử dụng ứng dụng nhắc nhở

Trên điện thoại, máy tính hoặc các thiết bị khác, có nhiều tùy chọn ứng dụng để bạn có thể đặt lời nhắc. Nếu có bất kỳ nhiệm vụ nhỏ nào bạn cần hoàn thành mà không đủ quan trọng đối với danh sách việc cần làm của bạn, hãy đặt lời nhắc cho chúng. Lời nhắc có thể được đặt cho các ngày và giờ cụ thể.

6. Đặt lịch hẹn gần nhau

Nếu cấp trên của bạn có nhiều cuộc hẹn trong một ngày, hãy sắp xếp chúng liên tục nếu bạn có thể. Điều này sẽ ưu tiên ngày của cấp trên hiệu quả hơn.

7. Gửi thông báo khi Off

Trong những trường hợp bạn không có mặt trong giờ làm việc bình thường, hãy sử dụng tính năng vắng mặt trong email của bạn. Tính năng này sẽ gửi một thông báo tự động, được cá nhân hóa tới những người gửi giải thích rằng bạn không có mặt tại văn phòng. Trong thư của bạn, hãy thông báo ngày bạn bận công việc và bạn dự định trả lời tin nhắn của họ càng sớm càng tốt.

III. Kỹ năng, vai trò và nhiệm vụ của một Assistant

Tùy thuộc vào lĩnh vực chuyên môn cụ thể của họ, trợ lý thực hiện nhiều công việc khác nhau.

1. Kỹ năng

Sau đây là một số kỹ năng liên quan đến vai trò trợ lý:

- Giao tiếp bằng lời nói và văn bản tuyệt vời.

- Thành thạo với các ứng dụng phổ biến như Word, PowerPoint và Excel.

- Tổ chức xuất sắc.

- Quản lý thời gian.

- Lập kế hoạch chiến lược.

- Tư duy phản biện.

- Định hướng một cách chi tiết.

- Khả năng thích ứng.

2. Vai trò

Sau đây là một số vai trò đa dạng mà trợ lý có thể đảm nhận:

- Trợ lý hành chính

- Trợ lý điều hành

- Trợ lý văn phòng

- Trợ lý nhiếp ảnh

- Trợ lý hợp pháp

- Lễ tân

- Trợ lý hiện trường

3. Nhiệm vụ

Sau đây là một số nhiệm vụ của một trợ lý

- Duy trì cài đặt văn phòng thông qua quản lý dữ liệu và lưu trữ.

- Sàng lọc cuộc gọi điện thoại, trả lời câu hỏi và hướng người gọi đến các bên liên kết của họ.

- Sàng lọc email, fax và thư vật lý.

- Gặp gỡ và chào hỏi khách hàng.

- Ghi chú và biên bản cuộc họp.

- Sản xuất tài liệu và chuẩn bị bài thuyết trình.

- Giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên khác.

Chúc bạn thành công.
Chủ đề:Assistanttrợ lýviệc làm
Từ khóa: Assistant là gì? Các công việc Assistant phải làm?
Nguồn: