I. Project Management là gì?
Project Management là Quản lý dự án. Đây là quá trình lập kế hoạch và phân chia nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo các hoạt động trong quá trình thực hiện dự án, nhằm đáp ứng các mục tiêu đã đề ra như hoàn thành đúng thời hạn, đảm bảo chi phí, chất lượng đúng như kế hoạch. Người đảm nhận công việc này là
Project Manager.
Quản lý dự án tốt giúp cắt giảm chi phí không cần thiết, cải thiện phân bổ nguồn lực và điều chỉnh các hoạt động nhanh chóng giúp mang lại kết quả tốt hơn.
II. Tại sao quản lý dự án lại quan trọng
Quản lý dự án là cần thiết cho mọi loại hình công ty. Đây là một phần không thể thiếu trong quá trình phát triển và sản xuất để tạo ra một sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới đảm bảo chất lượng.
Dưới đây là các lý do tại sao Quản lý dự án lại quan trọng.
1. Quản lý dự án giúp Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Quản lý dự án tốt sẽ giúp tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. Việc lên kế hoạch triển khai thực hiện dự án theo từng giai đoạn, phân chia nhiệm vụ và quản lý deadline cho mỗi nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn là điều cần thiết giúp quản lý được thời gian hoàn thành đúng như yêu cầu và tiết kiệm được các chi phí phát sinh ngoài ý muốn.
2. Quản lý dự án giúp giảm thiểu rủi ro
Bất kỳ Dự án nào khi triển khai cũng luôn tiềm ẩn những
rủi ro có thể xảy ra. Việc quản lý và kiểm soát rủi ro trong quá trình thực hiện là điều cần thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải chú ý.
Quản lý dự án sẽ giúp giảm thiểu rủi ro bằng cách lên kế hoạch triển khai cụ thể, đưa ra các quy định nên và không nên thực hiện trong quá trình triển khai, phân công nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát phát hiện sai sót trong từng giai đoạn của dự án.
Dự đoán và nhận định các rủi ro có thể xảy ra, đồng thời đưa ra các giải pháp khắc phục chi tiết để kịp thời ứng biến khi có sự cố xảy ra, nhằm giảm thiểu thiệt hại về người và của.
Đây là một trong những cách tốt nhất để giảm thiểu rủi ro, đảm bảo hoàn thành dự án một cách thành công tốt đẹp, đạt được các mục tiêu đã đề ra.
3. Quản lý dự án giúp bạn đặt mục tiêu thực tế
Quản lý dự án sẽ giúp nhìn thấy kế hoạch triển khai dự án một cách chi tiết, từng giai đoạn và các mốc thời gian cần phải hoàn thành một cách cụ thể. Điều này sẽ giúp công ty có những điều chỉnh phù hợp về
nhân sự, tài nguyên, Deadline và thứ tự ưu tiên các công việc một cách hợp lý để dự án thành công tốt đẹp.
4. Quản lý dự án giúp tạo ra sự nhất quán trong suốt quá trình triển khai dự án
Công tác quản lý dự án tốt cho phép bạn dự đoán các vấn đề khó khăn có thể xảy ra trước khi chúng thực sự xảy ra, từ đó đưa ra các giải pháp để giải quyết giúp cho công việc luôn được triển khai một cách xuyên suốt không bị đình trệ.
Bởi vì bạn hiểu rõ về tiến độ của dự án, bạn có thể biết các nguồn lực của mình đang được sử dụng như nào có hiệu quả hay không, những gì cần được ưu tiên, cần điều chỉnh những gì để dự án luôn đảm bảo tiến độ và chất lượng đã đề ra.
Quản lý dự án giúp phát triển sự đồng thuận giữa các bộ phận khác nhau trong một tổ chức. Tính nhất quán cho phép đưa ra quyết định tốt hơn giữa các bộ phận.
5. Quản lý dự án giúp Tăng năng suất
Các nhà quản lý dự án luôn tìm cách để sử dụng tối đa các nguồn lực sẵn có. Họ liên tục xem xét quy trình làm việc của các Team và điều chỉnh các nhiệm vụ ưu tiên của dự án theo Deadline, ngân sách, nhu cầu của khách hàng.
Điều này sẽ giúp tăng năng suất, đảm bảo hoàn thành dự án đúng chất lượng và thời gian đề ra.
6. Quản lý dự án giúp đảm bảo cho chất lượng
Quản lý dự án giúp nhanh chóng phát hiện sớm các lỗi xảy ra trong quá trình thực hiện, triển khai khắc phục sự cố ngay khi phát hiện.
Điều này rất quan trọng khi liên quan đến việc kiểm soát chất lượng. Nó giúp bạn đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ ở từng công đoạn được hoàn thành chính xác trước khi hoàn thiện sản phẩm và đến tay khách hàng.
7. Quản lý dự án giúp xác định trách nhiệm của từng bộ phận
Quản lý dự án sẽ giúp nắm bắt chi tiết các công việc cần hoàn thành, phân chia công việc và trách nhiệm mà mỗi bộ phận đảm nhận, điều này sẽ giúp việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc khi cần phải điều chỉnh diễn ra một cách nhanh chóng, kịp thời trong quá trình triển khai dự án.
Quản lý dự án giúp các bộ phận nắm rõ công việc và trách nhiệm của mình. Mọi người đều chịu trách nhiệm về hành động của mình và phải thực hiện những gì họ đã cam kết.
8. Quản lý dự án giúp đảm bảo dự án luôn thành công
Quản lý dự án cung cấp một bức tranh rõ ràng về các mục tiêu và nguồn lực, nhân lực cần thiết khi triển khai dự án. Giúp nâng cao việc kết nối, hợp tác làm việc giữa các bộ phận liên quan, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Giúp phân phối các nguồn lực hợp lý đảm bảo dự án hoàn thành đúng ngân sách và thời hạn.
Do đó, quản lý dự án là cách tốt nhất để đạt được mục tiêu của bạn trong thời gian ngắn hơn dự kiến. Điều này cải thiện năng suất, nâng cao chất lượng, mang lại cho khách hàng hài lòng và tạo nên thành công của doanh nghiệp.
Với quản lý dự án, các bộ phận và các thành viên trong Team có thể làm việc hiệu quả hơn. Giúp mỗi cá nhân đều nắm rõ công việc và trách nhiệm của mình trong công việc. Cuối cùng, nó cho phép các chủ doanh nghiệp điều hành công ty của họ hiệu quả hơn.
Chúc bạn thành công.