I. HR Department là gì?
HR Department là Phòng nhân sự. Có nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lực trong công ty bao gồm: Tuyển dụng và quản lý nhân sự, Xây dựng chính sách lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên, Quản lý các công việc hành chính và cơ sở vật chất, Xây dựng chương trình đạo tạo và phát triển cho nhân viên.
II. Các chức năng của phòng nhân sự
- Tuyển dụng và quản lý nhân sự (Recruitment)
- Quản lý các công việc hành chính, cơ sở vật chất (HR Admin)
- Xây dựng chính sách lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên (C&B – Compensation & Benefits)
- Xây dựng chương trình đạo tạo và phát triển cho nhân viên (T&D – Training & Development)
Đối với những công ty lớn, các chức năng trên sẽ được chia thành từng bộ phận nhỏ trong phòng nhân sự, để có thể đảm nhận và hoàn thành các công việc một cách hiệu quả.
III. Vai trò của từng bộ phận trong phòng nhân sự
1. Tuyển dụng và quản lý nhân sự (Recruitment)
Nhiệm vụ của Tuyển dụng và quản lý nhân sự là phát triển và duy trì nguồn nhân lực chất lượng cho công ty.
Nhiệm vụ quan trọng nhất của tuyển dụng là tìm kiếm và tuyển dụng những nhân sự có chuyên môn giỏi, có năng lực cao, làm việc hiệu quả mà công ty đang cần, giúp công ty hoạt động hiệu quả và đạt được nhiều thành công. Các công việc phải làm cụ thể như:
- Phụ trách các hoạt động tuyển dụng như liên hệ các phòng ban, nắm được các vị trí cần tuyển và yêu cầu cho từng vị trí.
- Hỗ trợ Quản lý trực tiếp đăng tuyển, tìm kiếm & sàng lọc CV của các ứng viên.
- Liên hệ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vẩn.
- Phổ biến các quy định và chính sách của công ty cho nhân viên mới.
- Quản lý hồ sơ của nhân sự trong công ty.
- Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên dựa trên báo cáo của các quản lý.
- Lên kế hoạch và thực hiện các chương trình đào tạo giúp nâng cao chuyên môn cho nhân viên.
Nhân viên giỏi là động lực giúp công ty phát triển, do vậy việc tuyển dụng được nhân sự có năng lực và giữ chân được người tài ở lại làm việc cho công ty là nhiệm rất quan trọng đối với phòng nhân sự.
2. Quản lý các công việc hành chính, cơ sở vật chất (HR Admin)
Công việc chính của HR Admin bao gồm:
- Quản lý và cập nhật hồ sơ của nhân viên như hợp đồng, BHXH, các loại giấy tờ liên quan. bao gồm cả nhân viên đang làm hay đã nghỉ việc.
- Lưu trữ hồ sơ của các ứng viên đã ứng tuyển vào công ty.
- Thống kê số lượng nhân viên trong công ty.
- Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm đồng phục, trang thiết bị hành chính cần thiết cho Văn phòng.
- Theo dõi & thanh toán các chi phí hành chính đúng thời hạn.
- Tìm kiếm, đề xuất lựa chọn & định kỳ sàng lọc các Nhà cung cấp uy tín, chất lượng.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến giấy phép lao động, visa, nơi ở, giấy tạm trú,....cho Người lao động nước ngoài trong Công ty.
- Đặt vé máy bay, khách sạn,... cho Cán bộ nhân viên khi có nhu cầu công tác theo quy định.
- Quản lý, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ nhân sự và giải quyết các thủ tục liên quan đến người lao động (HĐTV, HDDV, HĐLĐ, thuyên chuyển, bổ nhiệm, chấm dứt HĐLĐ …).
3. Xây dựng chính sách lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên (C&B – Compensation & Benefits)
Nhiệm vụ chính bao gồm:
- Theo dõi ngày công của nhân viên, chấm công, tính lương cho nhân viên, lập bảng lương và giải đáp các thắc mắc liên quan đến lương và các chế độ đãi ngộ khác của Công ty.
- Chi trả lương cho nhân viên đúng ngày.
- Giải quyết các thủ tục liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN và Thuế TNCN.
- Tham gia xây dựng quy trình, quy định, chính sách về lương thưởng, phúc lợi, đãi ngộ.
- Tiếp nhận các đơn khiếu nại, giải quyết các khiếu nại của nhân viên.
- Hỗ trợ công tác truyền thông nội bộ, tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí, gắn kết các thành viên như Teambuiding, Happ Hour, Year-End Party…
4. Xây dựng chương trình đạo tạo và phát triển cho nhân viên (T&D – Training & Development)
Các nhiệm vụ chính bao gồm:
- Tổ chức các chương trình đào tạo cho nhân viên bao gồm: chuẩn bị danh sách các nhân viên tham gia, liên hệ người đào tạo theo yêu cầu, chuẩn bị hội trường và công việc liên quan để buổi đào tạo diễn ra được thành công.
- Tìm kiếm các khóa đào tạo nghiệp vụ theo yêu cầu của ban giám đốc, lên danh sách các nhân sự cần tham gia, thông báo thời gian và địa điểm đến các nhân sự. Tiền hành các báo cáo đánh giá về chất lượng buổi đào tạo sau khi kết thúc.
- Ngoài ra, có thể tổ chức hoạt động chia sẻ kinh nghiệm làm việc trong công ty giữa lãnh đạo và nhân viên.
Chúc bạn thành công.