Project Manager là gì? Các công việc Project Manager phải làm

I. Project Manager là gì?

Project Manager là Người quản lý dự án. Chịu trách nhiệm cho sự thành công của toàn bộ dự án, lãnh đạo tất cả các nhân sự tham gia, thực hiện các công việc như xác định mục tiêu dự án, tổ chức, lập kế hoạch, giao nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan, đưa ra các Deadline cần phải hoàn thành ở các giai đoạn của dự án, kiểm tra giám sát đảm bảo các công việc luôn theo đúng kế hoạch đề ra. 

Cho dù chạy một chiến dịch tiếp thị, xây dựng một tòa nhà, phát triển một hệ thống máy tính, hoặc tung ra một sản phẩm mới, người quản lý dự án phải chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của dự án.

II. Các trách nhiệm Project Manager phải đảm nhận

Một dự án thường được chia thành 5 giai đoạn: 

- Bắt đầu.

- Lập kế hoạch.

- Thực hiện.

- Kết thúc.

Trong suốt vòng đời dự án của một dự án, người quản lý dự án có trách nhiệm:

- Xác định phạm vi của dự án.

- Giữ đúng lịch trình, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ thời gian đã đề ra.

- Lập kế hoạch về các chi phí của dự án và đảm bảo không vượt quá ngân sách khi thực hiện.

- Quản lý các nguồn lực của dự án (bao gồm cả Team và công nhân).

- Giám sát tiến độ của dự án.

- Giao tiếp, làm việc, trao đổi với các bên liên quan.

- Đánh giá rủi ro, đưa ra giải pháp nhằm tránh các rủi ro có thể xảy ra.

- Xử lý khi xảy ra sự cố.

- Kiểm tra, giảm sát, đảm bảo chất lượng sản phẩm.

III. Project Manager thật sự làm các công việc gì ?

Project Manager quản lý một dự án từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành, công việc của người quản lý dự án bao gồm:

- Lập kế hoạch.

- Xây dựng Team, lựa chọn nhân sự tham gia.

- Phân công công việc và theo dõi công việc.

- Đưa ra phạm vi dự án và ngân sách.

- Xây dựng lịch trình công việc, Deadline cho toàn bộ dự án.

- Bố trí quy trình làm việc.

- Lựa chọn các công cụ và tài nguyên phù hợp để thực hiện quản lý.

- Tham gia các cuộc họp, trao đổi thông tin.

- Xác định KPI cụ thể, giúp dễ dàng giám sát và đánh giá.

- Báo cáo.

Nhiệm vụ cốt lõi của Project Manager là đảm bảo các dự án diễn ra đúng thời gian, ngân sách và thông số kỹ thuật đảm bảo chất lượng.

Một trong những công việc chiếm rất nhiều thời gian trong ngày của Project Manager đó là tổ chức các cuộc họp và gọi điện chỉ đạo công việc cho các cấp dưới và các bên liên quan. 

Có một số loại cuộc họp mà Project Manager thường tổ chức và tham dự:

- Các cuộc họp định kỳ: Đây là các cuộc họp trực tiếp vào buổi sáng hàng ngày tập hợp tất cả các thành viên trong nhóm của dự án, nhằm  báo cáo tình hình công việc, tiến độ, các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai. Đánh giá và đưa ra giải pháp khắc phục các vấn đề một cách nhanh chóng kịp thời. 

- Các cuộc họp với khách hàng / bên liên quan đã lên lịch: Những cuộc họp này giúp thông báo tình trạng của dự án cho những người có liên quan và giải quyết bất kỳ vấn đề nào khác có thể nảy sinh.

- Các cuộc họp đặc biệt: Khi có những khó khăn bắt đầu nảy sinh,  những cuộc họp này sẽ được tổ chức, để thông báo hoặc đưa ra các khuyến nghị cho các nhân viên và các bên liên quan, nhằm tránh được các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai dự án.  

Vào cuối một ngày làm việc, thông thường Project Manager sẽ xem xét lại tất cả các công việc đã làm trong ngày, lên lịch cho các công việc phát sinh, chuẩn bị các công việc sẽ phải làm cho ngày hôm sau. 

IV. Project Manager cần có kỹ năng gì ?

Để có thể đảm nhận vị trí Project Manager, bạn phải có rất nhiều kỹ năng khác nhau, để đảm bảo có thể Lead dự án đến khi thành công. Dưới đây là các kỹ năng cần phải có:

- Khả năng lãnh đạo:  Project Manager phải có khả năng này để có thể quản lý, chỉ đạo, dẫn dắt một nhóm nhiều người thực hiện các công việc để hoàn thành mục tiêu.

- Giao tiếp, kết nối, liên lạc: Project Manager sẽ  là người liên lạc,  tổ chức các buổi họp với các thành viên trong Team, nhà cung cấp, các bên liên quan và khách hàng để trao đổi thông tin về dự án.

- Tổ chức: Project Manager phải  có khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc, điều phối nhân sự và các nguồn lực để giúp dự án hoạt động trơn tru.

- Tư duy phản biện: Project Manager phải có khả năng  phân tích và đánh giá tình huống một cách nghiêm túc trước và sau khi xảy ra sự cố, để có thể đưa ra các biện pháp khắc phục và phòng ngừa các vấn đề nghiệm trọng có thể xảy ra.

- Tư duy tích cực: Project Manager cần có tư duy tích cực và khiếu hài hước, điều này sẽ giúp làm giảm bớt căng thẳng và tiếp thêm năng lượng cho các thành viên và nhân sự tham gia thực hiện dự án.

Quản lý dự án có thể là một nghề đầy thử thách, nhưng bạn sẽ không bao giờ đối mặt với những thách thức đó một mình vì bên cạnh bạn còn có những đồng nghiệp và nhân viên luôn hỗ trợ. 

Project Manager sẽ phải thường xuyên làm việc cùng với các thành viên trong Team và các đối tác để cập nhật tình hình và giám sát dự án giúp dự án hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng đề ra. Do vậy, việc quản lý, tham gia các cuộc họp, giao tiếp kết nối trao đổi thông tin rất quan trọng trong quá trình thực hiện dự án.

Chúc bạn thành công.