KPI là gì? Cách xây dựng KPI chuẩn nhất với mục tiêu kinh doanh?

1. KPI là gì ?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc dùng để đo lường mức độ hiệu quả trong công việc của một công ty, một nhân viên dựa trên mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Các tổ chức sử dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI) ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá thành công của họ khi đạt được mục tiêu đề ra. KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi KPI cấp thấp có thể tập trung vào hiệu suất các quy trình hoặc nhân viên trong các phòng ban như bán hàng, tiếp thị.

Khi xây dựng KPI, bạn cần xem xét các KPI đó có liên quan đến kết quả hoặc mục tiêu chung của công ty đã đề ra hay không? KPI cần phải được tùy chỉnh theo tình hình kinh doanh của bạn và cần được xây dựng để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

2. KPI có tác dụng gì?

Việc đề ra KPI cho các hoạt động kinh doanh của công ty, hoặc của từng nhân viên giúp cho tập thể hoặc các cá nhân xác định được các mục tiêu cần đạt được và giúp nhân viên có nhiều động lực trong quá trình làm việc. Việc xây dựng các KPI phải phù hợp với điều kiện hoạt động thực tế kinh doanh của công ty, hoặc năng lực của nhân viên.

Dựa trên KPI của từng nhân viên  để xác định:

- Mức độ khen thưởng giúp thúc đẩy tinh thần làm việc

- Làm cơ sở để xác định nội dung đào tạo

- Khiến nhân viên hành xử theo văn hóa doanh nghiệp

3. Cách xác định KPI

Để có thể xây dựng được KPI phù hợp cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty cũng như hoạt động nhân viên, người quản lý nên bắt đầu với những điều cơ bản và hiểu mục tiêu của công ty tổ chức là gì, cách lên kế hoạch đạt được chúng và ai sẽ tham gia thực hiện các kế hoạch này. Đây là quá trình đòi hỏi các nhà phân tích, trưởng bộ phận và người quản lý phải luôn theo dõi và bám sát các quy trình kinh doanh của công ty để có thể hiểu rõ và đưa ra các KPI phù hợp và ai sẽ là người sẽ chịu trách nhiệm với các KPI này.

Việc xác định KPI cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty là việc làm đúng đắn. Việc đặt ra các KPI nên liên quan đến các kết quả kinh doanh cụ thể để có thể đo lường hiệu suất hoàn thành. KPIs cần phải được xác định theo mục tiêu kinh doanh quan trọng hoặc cốt lõi. Làm theo các bước sau khi xác định KPI:

- Kết quả mong muốn của bạn là gì?

- Tại sao kết quả này lại quan trọng?

- Làm cách nào để đo lường tiến độ công việc?

- Làm thế nào bạn có thể ảnh hưởng đến kết quả?

- Ai chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh?

- Làm thế nào bạn biết bạn đã đạt được kết quả của mình?

- Bạn sẽ thường xuyên đánh giá tiến độ về kết quả như thế nào?

Ví dụ: Giả sử mục tiêu của bạn là tăng doanh thu bán hàng trong năm nay. Bạn sẽ gọi đây là KPI tăng trưởng bán hàng của bạn. Dưới đây là cách bạn có thể xác định KPI:

- Tăng doanh thu bán hàng lên 20% trong năm nay

- Đạt được mục tiêu này sẽ cho phép doanh nghiệp bắt đầu có lãi

- Quá trình này sẽ được đo lường bằng lợi nhuận đạt được so với ngân sách đã chi

- Bằng cách thuê nhân viên bán hàng bổ sung, bằng cách quảng bá sản phẩm để tăng số lượng khách mua hàng

- Giám đốc bán hàng chịu trách nhiệm về số liệu này

- Doanh thu sẽ tăng 20% trong năm nay

- Doanh thu sẽ được theo dõi, xem xét hàng tháng

4. KPI SMART là gì? Làm sao để xây dựng KPI phù hợp nhất?

Đôi khi việc đặt ra các KPI không phù hợp sẽ khiến cho nhân viên trong doanh nghiệp cảm thấy khó chịu và áp lực rất nhiều trong công việc đôi khi lại ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu chung của công ty.

Hệ thống KPI KHÔNG hiệu quả sẽ gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp

– Mất nhiều thời gian vào giấy tờ, đo lường

– Hiệu quả làm việc không được cải thiện, thậm chí đi xuống

– Nhân viên không quan tâm đến việc đánh giá & mất đi động lực làm việc

– Nhiều người sẽ ra đi, đặc biệt là những người giỏi

Để đạt được KPI cần đòi hỏi thời gian, công sức, tuyển dụng nhân sự để đạt được kỳ vọng đề ra.

Một cách để đánh giá mức độ phù hợp của KPI là sử dụng các tiêu chí SMART. Các tiêu chí SMART bao gồm 5 yếu tố:

– Cụ thể(Specific): Mục tiêu của bạn có cụ thể không? KPI phải được xác định và định nghĩa một cách rõ ràng, hướng tới một mảng nào đó cần cải thiện rõ rệt. KPI không rõ ràng là yếu tố lớn nhất trong việc tạo ra các KPI vô giá trị và không có đóng góp gì trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh.

– Có thể đo lường (Measurable): Bạn có thể đo lường tiến trình hướng tới mục tiêu đó không? cần phải có khả năng đo đếm và đánh giá được bằng số liệu, báo cáo. Một KPI không thể đo lường được hay không có chuẩn mực để đánh giá thì cũng như không có KPI.

– Có thể đạt được (Attainable): Mục tiêu đề ra có thể đạt được không ? KPI này có thể giao cho ai chịu trách nhiệm và có thể làm được hay không? Do đó, sau khi xây dựng KPI phù hợp với tình hình thực tế, người quản lý phải họp bàn và trao đổi về các KPI đã đề ra, để các nhân viên cấp dưới nắm được thông tin và có kế hoạch để thực hiện giúp hoàn thành mục tiêu chung đã để ra.

– Có liên quan (Relevant): Các KPI đề ra có hướng đến mục tiêu chung hay không?

– Giới hạn thời gian(Time-bound): Khung thời gian để đạt được mục tiêu này là gì? cần phải có mốc thời gian nhất định để xác định khi nào công việc hoàn thành để đánh giá mức độ hoàn thành.

5. Tại sao KPI lại quan trọng như vậy?

Các chỉ số KPI giúp nhân viên trong công ty biết được lộ trình cụ thể, có mục tiêu rõ ràng, người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu xuất làm việc của nhân viên trong công ty. Như vậy doanh nghiệp mới hoạt động hiệu quả được. KPI có những vai trò như sau:

– Đánh giá chính xác năng lực nhân viên

Các KPI phù hợp sẽ giúp người quản lý dễ dàng đánh giá năng lực nhân viên. Hiện nay, đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam chỉ dùng một loai KPI duy nhất là doanh số để đánh giá nhân viên. Việc đặc ra KPI chung chung sẽ khiến nhà quản lý, lẫn nhân viên không biết được những sai sót, hoặc những điểm không hiệu quả trong quá trình làm việc. Nếu xây dựng KPI đầy đủ và phù hợp hơn như áp dụng KPI cho các cuộc gọi đến, số lịch hẹn được thiết lập… sẽ giúp dễ dàng đánh giá chính xác các điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên.

– Hoạch định lại chiến lược kinh doanh

Tương tự như đánh giá nhân viên, hiệu quả của các chiến lược kinh doanh cũng không chỉ dừng lại ở chỉ số doanh thu. Kênh nào đạt tỷ lệ khách hàng đăng ký sử dụng sản phẩm cao nhất? Khâu nào nên đầu tư khâu nào cần cắt bỏ?…

Doanh nghiệp phải đo được chỉ số KPI chi tiết cho chiến lược thì mới có thể trả lời những câu hỏi này. Còn nếu không, chiến lược sau cũng chỉ na ná chiến lược trước, đánh giá chung chung thì khó mà hiệu quả.

– Chăm sóc khách hàng tốt hơn

Các hoạt động CSKH cũng sẽ kém hiệu quả nếu doanh nghiệp không đo lường được hành vi của khách hàng và không phân loại được họ bằng KPI. SMEs muốn phát triển thì phải nắm được sở thích, tính cách của khách hàng thông qua những con số cụ thể chứ không phải chỉ bằng cảm tính.

Bạn hãy nhớ rằng KPI cần được kết nối mật thiết với mục tiêu kinh doanh chính. Việc xây dựng KPI là thực sự cần thiết và không thể thiếu cho sự thành công của tổ chức.

Việc thiết lập các chỉ số KPI cho một tổ chức thường xảy ra trong giai đoạn lập kế hoạch chiến lược, hoặc xây dựng KPI theo hàng năm, hàng quý hoặc thâm chí là thường xuyên hơn, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo rằng luôn phù hợp và hướng đến cùng mục tiêu chung đã đề ra của công ty, tổ chức.

Hãy tưởng tượng một chiếc thuyển có mười người, 3 người muốn rẽ trái, 4 người muốn rẽ phải, 3 người còn lại muốn đi thẳng thì còn thuyền sẽ như thế nào? Thuyền chắc chắc sẽ quay vòng và sẽ không thể tiến về phía trước được.

Do đó, việc đảm bảo các mục tiêu đề ra cho các phòng ban đều hướng đến mục tiêu chung đã đề ra của công ty, điều này sẽ giúp công ty phát triển và tiến nhanh về phía trước.

Chúc bạn thành công.