Vị trí trợ lý văn phòng có thể làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau như công ty Luật, một tập đoàn về kinh doanh, hoặc sản xuất. Trợ lý văn phòng đôi khi được gọi là thư ký hoặc trợ lý hành chính, và các công việc mà họ làm là hỗ trợ hoạt động của một văn phòng.
Để có thể làm việc hiệu quả và thăng tiến trong công việc thì Trợ lý văn phòng cần phải có rất nhiều kỹ năng. Dưới đây là 6
kỹ năng mềm một trợ lý văn phòng cần phải có.
I. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói
Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng mềm quan trọng đối với một nhân viên khi làm việc tại công ty. Bạn sẽ phải tương tác với cấp trên của mình, các đồng nghiệp, các đối tác mà bạn phải làm việc cùng, và có thể là khách hàng hoặc những người trong các văn phòng khác của cùng một công ty.
Để công việc được thuận lợi và năng xuất cao, bạn cần phải hòa đồng, vui vẻ, nhiệt huyết và biết lắng nghe người khác mỗi khi đi làm. Dưới đây là một số kỹ năng bạn cần phải có khi làm việc ở công ty.
- Nghe điện thoại
- Quan hệ khách hàng
- Giao tiếp
- Chuyển tiếp cuộc gọi điện thoại
- Nhận tin nhắn
- Giao tiếp bằng lời nói
II. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
Hầu hết các trợ lý văn phòng hoặc thư ký đều viết rất nhiều. Họ có thể viết các bản ghi nhớ, điền vào các biểu mẫu, hoặc soạn thảo các bức thư hoặc email. Một số chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung cho trang web của công ty hoặc chỉnh sửa văn bản cho những người khác. Giao tiếp bằng văn bản rõ ràng, chuyên nghiệp là điều bắt buộc một thư ký cần phải có. Dưới đây là các hình thức thư ký cần sử dụng văn bản trong công việc.
- E-mail
- Thư
- Đánh máy
- Xử lý văn bản
- Giao tiếp bằng văn bản
III. Thân thiện
Trợ lý văn phòng có thể là người đầu tiên khách hàng nhìn thấy khi bước vào văn phòng. Bạn phải sẵn sàng chào đón mọi khách hàng hoặc đối tác bằng một nụ cười và một lời nói tử tế và giúp họ bất cứ điều gì họ cần trong khả năng của bạn. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp tốt, thân thiệt là một điều cần thiết. Các kỹ năng cần có như:
- Dịch vụ khách hàng
- Linh hoạt
- Thân thiện
- Chào khách
IV. Kỹ năng về Công nghệ
Ngày xưa, thư ký đánh máy rất nhiều. Thời đại đã thay đổi và công nghệ cũng vậy, nhưng các trợ lý văn phòng vẫn có thể dành nhiều thời gian trước bàn phím. Thay vì máy đánh chữ, bạn sẽ phải biết cách sử dụng nhiều ứng dụng phần mềm khác nhau. Các công nghệ liên quan đến văn phòng bạn cần phải biết như:
- Kỹ năng sử dụng Máy vi tính
- Kỹ năng sử dụng Google Docs
- Kỹ năng sử dụng Google Drive
- Kỹ năng sử dụng Google Form
- Kỹ năng sử dụng Google Sheet
- Kỹ năng sử dụng Google Slide
- Kỹ năng sử dụng Gmail
- Internet
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpint
V. Kỹ năng tổ chức
Các trợ lý văn phòng phải có
kỹ năng tổ chức một cách xuất sắc để giải quyết hiệu quả nhiều công việc của họ. Bạn cũng sẽ cần giúp những người khác được ngăn nắp, từ việc duy trì lịch đến giữ văn phòng gọn gàng sạch sẽ. Các kỹ năng tổ chức một thư ký cần có là:
- Hỗ trợ hành chính
- Sắp xếp Các cuộc họp
- Thanh toán
- Lịch
- Nhập dư liệu
- Gửi thư
- Báo cáo chi tiêu
- Xử lý tiền
- Công việc văn phòng
- Thiết bị văn phòng
- Văn phòng phẩm
- Thủ tục giấy tờ
- Vận chuyển
VI. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề hay tư duy phản biện rất quan trọng đối với bất kỳ trợ lý văn phòng nào, vì bạn thường là người mà người khác đặt câu hỏi hoặc vấn đề. Các kỹ năng giải quyết vấn đế một thư ký cần phải có là:
- Điều phối các hoạt động văn phòng
- Chuẩn bị các cuộc họp
- Trả lời các câu hỏi
- Xây dựng các lịch trình công việc của cấp trên
- Sàng lọc và điều hướng các cuộc gọi
-
Kỹ năng làm việc nhóm- Quản lý thời gian
- Sắp xếp các chuyến đi
Chúc bạn thành công.