Mong muốn có nhiều hơn 24h một ngày là mong muốn của hầu như các chủ doanh nghiệp. Họ không bao giờ có đủ thời gian để hoàn thành mọi công việc như mong muốn, đặc biệt là doanh nghiệp trong giai đoạn mới phát triển, họ phải kiêm nhiệm rất nhiều vị trí và nhiệm vụ khác nhau.
Quá tải công việc những gây ức chế mà còn khiến bạn cảm thấy bị căng thẳng khi phải làm quá nhiệm nhiệm vụ khác nhau trong một ngày và điều này cũng sẽ khiến hiệu suất trong công việc giảm đi đáng kể.
Tuy nhiên, vẫn có hy vọng. Bạn có thể sử dụng
kỹ năng quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả trong công việc bằng cách đặt mục tiêu, lập kế hoạch thực hiện, xác định mức độ ưu tiên các nhiệm vụ và tin tưởng ủy nhiệm các nhiệm vụ cho nhân viên mà bạn tin tưởng. Nếu bạn có thể làm điều này, bạn có nhiều thời gian hơn để làm các công việc mà bạn mong muốn trong một ngày.
I. Đặt mục tiêu
Nền tảng của việc quản lý thời gian tốt là bạn phải biết mục tiêu đang hướng đến là gì và làm cách nào để đạt được điều đó. Đặt mục tiêu có thể giúp bạn lập một kế hoạch chi tiết những việc cần phải làm và thời gian cần hoàn thành để hướng doanh nghiệp của mình đến nơi bạn muốn.
Rất khó để hoàn thành bất cứ điều gì mà không có các mục tiêu cụ thể, không biết cách đo lường hiệu quả trong công việc và không có thời hạn hoàn thành (SMART). Khi nói đến quản lý thời gian, năng suất và đạt được mục tiêu, thực hiện các nhiệm vụ để hoàn thành các mục tiêu nhỏ, ngắn hạn là điều quan trọng nhất.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách chia nhỏ các mục tiêu dài hạn của mình thành các mục tiêu hàng tháng, sau đó chia nhỏ hơn nữa thành các mục tiêu hàng tuần và hàng ngày. Xác định mục tiêu của bạn cho mỗi ngày sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thành chúng mà không phải mất nhiều thời gian để suy nghĩ phải bắt đầu từ đâu.
II. Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hành động cho tháng, tuần và ngày của bạn dựa trên các mục tiêu bạn đã đặt ra cho bản thân và những công việc cần phải thực hiện và thời gian hoàn thành. Lập kế hoạch thời gian cho mọi thứ bạn cần làm.
Cách hiệu quả nhất để lập kế hoạch cho các hoạt động hàng tháng của bạn là hãy dành thời gian cho việc lập kế hoạch. Sử dụng thời gian lập kế hoạch này để rà soát, đánh giá tình hình hiện tại, các công việc cần phải hoàn thành để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Có thể đây là giai đoạn mất nhiều thời gian nhưng nó sẽ giúp bạn đi nhanh hơn, quản lý thời gian tốt hơn và hoàn thành các mục tiêu một cách hiệu quả mà không vấp phải rủi ro nào.
Bằng cách tạo ra một kế hoạch thật chi tiết sẽ giúp nhân viên và bản thân bạn định hướng được cách hoàn thành các mục tiêu nhỏ, để hướng tới việc đạt được mục tiêu lớn hơn. Truyền đạt các kế hoạch và mục tiêu của bạn tới nhân viên của mình. Bạn muốn tất cả mọi người trong công ty đều nắm rõ con đường sẽ đi để hướng đến mục tiêu một cách tốt nhất. Thậm chí, bạn có thể nhận được các phản hồi từ nhân viên của mình để hoàn thiện kế hoạch để đạt được mục tiêu hiệu quả hơn.
III. Chọn công cụ quản lý thời gian và kiên định thực hiện
Có nhiều công cụ giúp quản lý thời gian và năng suất làm việc, bao gồm phần mềm, ứng dụng trực tuyến. Việc lựa chọn hệ thống nào phụ thuộc vào kinh nghiệm và kỹ năng sử dụng thông thạo công cụ mà bạn có.
Tất cả các công cụ và kế hoạch sẽ không mang lại lợi ích gì cho bạn nếu bạn không kiên định với kế hoạch của mình. Đây là phần khó nhất trong việc quản lý thời gian của bạn, luôn kiên định thực hiện các nhiệm vụ theo đúng thời gian đã đề ra trong kế hoạch.
Có một số cách để đảm bảo bạn hoàn thành các nhiệm vụ mà bạn có thể bị trễ deadline trong thực tế thực hiện nhiệm vụ. Trong kế hoạch của bạn, hãy dành một khoảng thời gian mỗi ngày để thực hiện các nhiệm bị trễ hẹn theo như dự kiến. Hoặc, bạn có thể làm thêm giờ
OT sau giờ làm để đảm bảo hoàn thành các công việc theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Việc sắp xắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc cần phải hoàn thành là điều vô cùng quan trọng, trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện. Nó sẽ giúp bạn không bỏ lỡ những công việc quan trọng tạo ra thành công lớn trong việc hoành thành mục tiêu đã đề ra.
IV. Xác định các công việc ưu tiên
Thực tế, khi thực hiện các nhiệm vụ theo kế hoạch, bạn có thể không hoàn thành tất cả các công việc đã đề ra như trong bản kế hoạch. Tuy nhiên, đối với những nhiệm vụ quan trọng thì nhất thiết phải được ưu tiên thực hiện và hoàn thành.
Do đó, việc xác định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ là điều vô cùng quan trọng, trong quá trình thực hiện. Hãy dành thời gian phân tích và xác định những công việc nào cần được ưu tiên thực hiện trước sẽ giúp bạn dễ dàng thành công hơn khi hướng tới mục tiêu đề đã ra.
V. Theo dõi thời gian của bạn
Theo dõi thời gian bằng công cụ theo dõi thời gian chuyên dụng có thể là một cách tuyệt vời để quản lý thời gian.
Theo dõi thời gian trong ngày có thể giúp bạn tăng năng suất làm việc. Đầu tiên, nó có thể giúp bạn biết phải thực hiện công việc gì vào thời gian nào và hoàn thành chúng trong bao lâu và tập hoàn toàn vào nhiệm vụ tại thời điểm đó.
VI. Ủy quyền
Ủy quyền là cách giúp bạn giảm bớt các số lượng công việc và chỉ tập trung vào những công việc thực sự cần thiết và đúng với sở trường của bạn.
Xác định người bạn muốn ủy quyền có năng lực thực hiện các công việc bạn sẽ giao. Sau đó, hãy ủy quyền để họ thực hiện các công việc này và đảm bảo bạn được thông báo kết quả sau khi họ hoàn thành công việc.
Không phải lúc nào bạn cũng dễ dàng giao phó nếu bạn đã quen với việc tự mình làm mọi thứ. Tuy nhiên, nếu bạn lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, bám sát kế hoạch và tìm đúng người để giao nhiệm vụ, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thực hiện các công việc quan trọng hơn.
Chúc bạn thành công.