I. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ quản lý thời gian là
kỹ năng mềm giúp bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả mang lại năng suất cao. Sử dụng thời gian hợp lý để làm mọi thứ cần làm mà không cảm thấy căng thẳng về nó.
II. Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian là điều cần thiết trong công việc và cuộc sống bởi vì rất ít người trong chúng ta có đủ thời gian để làm mọi thứ mà chúng ta muốn làm.
Quản lý thời gian được định nghĩa là sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả và năng suất, bạn làm việc rất chăm chỉ nhưng bạn vẫn không thể hoàn thành mọi việc đúng Deadline quy định. Lúc này để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn bắt buộc bạn phải OT (
OT là gì ?) để hoàn thành các công việc còn giang giở.
Những nhân viên có kỹ năng quản lý thời gian giỏi sẽ biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc cần làm một cách hợp lý và loại bỏ những công việc không cần thiết khác, điều này giúp họ luôn hoàn thành các công việc được giao một cách hiệu quả và đúng thời gian quy định.
III. Xác định các công việc cần ưu tiên
Sự phân biệt giữa việc khẩn cấp và việc quan trọng là chìa khóa để sắp xếp thứ tự ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn, cho dù ở công ty, ở nhà hay khi đi học.
Nó cho phép bạn tìm ra những gì cần làm trước và những gì có thể để lại cho đến sau này hoặc không làm gì cả.
Phân biệt rõ yếu tố Khẩn cấp và Quan trọng trong công việc:-
Nhiệm vụ Khẩn cấp : đòi hỏi bạn phải làm ngay lập tức.
-
Nhiệm vụ quan trọng: là nhiệm vụ mà không thực hiện chúng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác.
Ví dụ:- Trả lời điện thoại là khẩn cấp: Nếu bạn không làm vậy, điện thoại sẽ tiếp tục đổ chuông và bạn sẽ không biết tại sao họ gọi cho bạn và có thể họ thông báo 1 điều gì đó quan trọng. Tuy nhiên, nó cũng có thể là cuộc gọi quảng cáo hoặc tự động từ tổng đài.
-
Đi khám bệnh định kì là quan trọng: Nếu không, bạn có thể bị bệnh nguy hiểm mà không biết hoặc các vấn đề về sức khỏe khác. Nhưng nó không khẩn cấp. Tuy nhiên, nếu bạn để quá lâu, nó có thể trở nên khẩn cấp vì bệnh tiến triển nặng hơn.
-
Đưa đón con đi học vừa khẩn cấp vừa quan trọng: Nếu bạn không có mặt đúng lúc, các con sẽ đợi ở sân chơi hoặc lớp học, và có thể gặp nguy hiểm khi bạn không đến kịp. Bạn cũng có thể gây bất tiện cho những người khác, chẳng hạn như giáo viên phải mất thêm thời gian để trông con bạn cho đến khi bạn đến.
-
Đọc email hoặc kiểm tra Facebook không phải là việc khẩn cấp và cũng không quan trọng. Vậy tại sao nó là việc đầu tiên bạn làm mỗi ngày?
Do vậy, bạn cần phải hiểu rõ để sắp xếp được các công việc theo thứ tự ưu tiên, giúp bạn vẫn hoàn thành tốt các công việc nhưng vẫn tránh được các căng thẳng không cần thiết.
IV. Sự khác nhau giữa việc khẩn cấp và quan trọng
Làm những việc tưởng chừng như khẩn cấp nhưng thực ra lại ít quan trọng khiến chúng ta tốn rất nhiều thời gian.
Bạn nên luôn tập trung vào những việc quan trọng bắt đầu với những việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp, tiếp theo là các vấn đề quan trọng và ít khẩn cấp hơn.
Đối với những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng: hãy ủy quyền cho cấp dưới hoặc ai đó có thể làm thay bạn. Nếu không, hãy quay lại giải quyết các vấn đề này sau khi đã hoàn thành các việc quan trọng.
Những việc không khẩn cấp cũng không quan trọng? Bỏ qua chúng. Hoặc làm chúng cuối cùng sau khi đã làm hoàn thành hết các công việc cần thiết. Các việc này có thể là chơi game hoặc xem phim.
Dưới đây là các ví dụ thực tế:1. Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng: Làm ngay
- Hạn nộp thuế.
- Giải quyết tình huống bất ngờ xảy ra khi thực hiện dự án.
- Cuộc gọi từ một khách hàng chiến lược.
2. Nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng: Thực hiện sau
- Tập thể dục
- Kế hoạch dài hạn
- Học các kỹ năng mới
3. Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng: Thực hiện sau (nếu vẫn cần thiết) hoặc ủy quyền cho người khác
- Cuộc gọi từ các dịch vụ tư vấn.
- Kiểm tra các email.
4. Nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng: Bỏ qua
- Lướt Facebook hoặc mạng xã hội.
- Chơi game.
IV. Danh sách các kỹ năng giúp quản lý thời gian hiệu quả
Quản lý thời gian tại nơi làm việc là điều không thể thiếu. Trên thực tế, một nghiên cứu gần cho thấy rằng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng mềm được yêu cầu nhiều nhất vào năm 2021.
Dưới đấy là danh sách các kỹ năng quản lý thời gian quan trọng:- Sắp xếp thứ tự ưu tiên.
- Kỹ năng tổ chức công việc.
- Kỹ năng ủy quyền.
- Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề.
Để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn: hãy tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và bỏ qua những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng. Hãy làm những công việc quan trọng và khó khăn vào thời gian mà bạn cảm thấy mình có nhiều năng lượng nhất trong ngày, tạo ra một bản lịch trình các công việc cần phải làm và bám sát vào nó khi làm việc.
Chúc bạn thành công.