I. Kỹ năng tổ chức là gì?
Kỹ năng tổ chức là những
kỹ năng mềm liên quan đến việc lên kế hoạch các nhiệm vụ và thời gian hoàn thành một cách rõ ràng cụ thể, sắp xếp thứ tự ưu tiên, quản lý tốt thời gian, nguồn lực, không gian làm việc, để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
Người có kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp giảm các nguy cơ xấu có thể xảy ra trong quá trình làm việc như trì hoãn, lộn xộn, chậm trễ, bỏ sót các công việc cần phải làm và hiệu quả đạt được không cao.
Đây là kỹ năng quan trọng giúp bạn có thể làm việc đa nhiệm và giúp công việc được vận hành một cách trơn tru và mang lại hiệu quả cao.
II. Vai trò của kỹ năng tổ chức
Kỹ năng tổ chức sẽ giúp bạn biết được cần phải tập trung vào nhiệm vụ nào vào từng thời điểm, không bỏ sót bất kì một nhiệm vụ nào dù là nhỏ nhất. Giúp bạn biết cách sử dụng thời gian một cách hợp lý cho các nhiệm vụ để đạt được kết quả đúng như mong đợi.
Các kỹ năng tổ chức có thể ở các dạng khác nhau tùy thuộc vào nơi làm việc và chức danh công việc cụ thể của bạn, nhưng chúng thường liên quan đến việc duy trì không gian làm việc có trật tự, quản lý được số lượng công việc và thời gian hoàn thành, nắm được thời gian tổ chức các cuộc họp trong Team và công ty.
III. Các loại kỹ năng tổ chức
Các loại kỹ năng tổ chức quan trọng cần thiết trong quá trình làm việc bao gồm các kỹ năng sau:
- Lập kế hoạch- Quản lý thời gian- Giao tiếp- Đặt mục tiêu- Ủy quyền- Làm việc dưới áp lực- Động lực bản thân- Tư duy phân tích- Sự chú ý đến chi tiết - Ra Quyết định1. Kỹ năng lập kế hoạch
Làm việc không có kế hoạch, mục tiêu chỉ là ước muốn, sẽ không trở thành hiện thực. Đối với bất kì dự án nào, lập kế hoạch có nghĩa dự đoán các công việc phải làm, các nguồn lực cần thiết, thời gian hoàn thành trong bao lâu, sau đó liệt kê một cách chi tiết thành một bản kế hoạch.
Lập kế hoạch dù ở quy mô nào cũng rất quan trọng, việc lập kế hoạch quy mô nhỏ có thể dễ dàng hơn và nhanh hơn, nhưng nó không kém phần quan trọng. Các kỹ năng liên quan đến lập kế hoạch như:
- Phân tích vấn đề.
- Giải quyết vấn đề.
- Thu thập thông tin.
- Phân tích Số liệu.
- Lập ngân sách.
- Kế hoạch phát triển.
- Quản lý công việc.
- Quản lý dự án.
- Nghiên cứu.
- Lập lịch trình.
- Lập kế hoạch chiến lược.
Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn tận dụng được tối đa thời gian và nguồn lực bạn có. Dự đoán trước và lập kế hoạch phù hợp có thể giúp nắm rõ chi tiết các công việc phải làm và thời gian hoàn thành cụ thể và tránh bỏ sót hoặc chậm trễ so với thời gian quy định.
2. Kỹ năng Quản lý thời gian
Quản lý tốt thời gian là kỹ năng rất quan trọng cần có trong công việc. Quản lý thời gian liên quan đến việc quản lý lịch trình công việc theo từng mốc thời gian cụ thể, không bị chồng chéo, khó kiểm soát, giúp hoàn thành tất cả các nhiệm vụ đúng thời hạn mà không cảm thấy bị quá tải hoặc chậm trễ khi hoàn thành công việc.
Quản lý tốt thời gian sẽ giúp cân bằng thời gian giữa công việc và gia đình. Bạn sẽ luôn cảm thấy thoái mái khi làm việc mà không phải chịu quá nhiều áp lực khi làm việc.
Quản lý thời gian rất quan trọng vì nó giúp bạn tiết kiệm năng lượng và giữ được bình tĩnh trong một môi trường có nhịp độ nhanh. Quyết định thời điểm và cách sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả là một yếu tố rất quan trọng trong bộ kỹ năng tổ chức cần phải có.
3. Kỹ năng Giao tiếp
Một kỹ năng tổ chức quan trọng khác cần có là Giao tiếp. Kỹ năng giao tiếp của bạn có tốt hay không sẽ dựa trên mức độ bạn chia sẻ và tiếp nhận thông tin tại nơi làm việc.
Nếu bạn là một người giao tiếp có tổ chức, bạn sẽ có thể cung cấp cho các thành viên khác trong nhóm của mình thông tin họ cần một cách hiệu quả và kịp thời. Những người giao tiếp có tổ chức ưu tiên hiệu quả tại nơi làm việc bằng cách đáp ứng các yêu cầu một cách nhanh chóng, đưa ra các chỉ dẫn một cách chính xác và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng cụ thể.
4. Kỹ năng Đặt mục tiêu
Kỹ năng tổ chức trong công việc cũng liên quan đến việc đặt ra các mục tiêu trong công việc. Nhân viên có kỹ năng tổ chức sẽ đặt ra các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp cho chính mình, điều này sẽ giúp họ có nhiều động lực hơn trong công việc, làm việc chăm chỉ để hoàn thành được mục tiêu đã đề ra.
Cần phải đặt ra các mục tiêu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng để giúp bạn biết được cần phải tập trung vào những gì. Việc đạt được mục tiêu đã đề ra thường xuyên là dấu hiệu của một nhân viên có kỹ năng tổ chức và sử dụng tốt các nguồn lực của họ.
5. Kỹ năng Ủy quyền
Người có Kỹ năng tổ chức sẽ biết giới hạn của bản thân. Nếu khối lượng công việc quá lớn, vượt quá khả năng sử lý, cần phải biết cách ủy quyền, đề nghị sự giúp đỡ của đồng nghiệp. Có thể giao một hoặc nhiều nhiệm vụ của mình cho đồng nghiệp, tuy nhiên điều quan trọng là phải biết khả năng của các thành viên trong nhóm để có thể giao việc đúng người có năng lực nhất để hoàn thành nhiệm vụ.
Nếu bạn có thể liệt kê và sắp xếp các nhiệm vụ của mình cũng như quyết định giao việc nào, bạn có thể cải thiện năng suất của toàn bộ Team của mình.
6. Kỹ năng Làm việc dưới áp lực
Kỹ năng tổ chức cực kỳ hữu ích cho bạn trong tình huống làm việc dưới áp lực cao. Trong môi trường có nhịp độ nhanh và nơi làm việc yêu cầu thời hạn nghiêm ngặt, thì kỹ năng tổ chức công việc là rất quan trọng để một nhân viên giữ bình tĩnh và tập trung. Nếu bạn có thể sắp xếp thời gian, quản lý năng lượng và sử dụng các nguồn lực của mình một cách hiệu quả thì khả năng làm việc tốt dưới áp lực có thể khiến bạn trở thành nhân viên ưu tú của công ty.
7. Kỹ năng chủ động
Một yếu tố quan trọng của kỹ năng tổ chức là khả năng chủ động. Các nhân viên có tổ chức nhận thức rõ ràng về các nhiệm vụ họ cần phải hoàn thành và có thể thực hiện các công việc được giao mà không cần sự giám sát hoặc trợ giúp.
Nếu bạn có kỹ năng tổ chức tốt và tự chủ ở nơi làm việc của mình, bạn đạt được hiệu suất làm việc cao và sẽ có nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp.
8. Kỹ năng Tư duy phân tích
Tư duy phân tích liên quan đến khả năng đọc và giải thích thông tin để đưa ra kết luận hợp lý. Có kỹ năng tổ chức trong công việc thường liên quan đến việc tổ chức quá trình suy nghĩ của bạn. Có thể suy nghĩ về một vấn đề một cách logic và xác định nguồn gốc của vấn đề sẽ giúp bạn vượt qua những bế tắc trong công việc nhanh chóng và tránh bị chậm trễ.
9. Chú ý đến chi tiết
Kỹ năng tổ chức cũng liên quan đến mức độ lưu tâm và kỹ lưỡng của bạn trong công việc. Những nhân viên có kỹ năng tổ chức sẽ nhận ra rằng dành thời gian tập trung để làm tốt công việc ngay từ lần đầu tiên sẽ giúp họ không phải mất nhiều công sức hơn sau này.
Có kỹ năng tổ chức có nghĩa là xác định được thời gian và nguồn lực để đảm bảo xử lý công việc một cách chính xác từng bước một cho đến khi hoành thành dự án.
10. Kỹ năng ra quyết định
Người có kỹ năng tổ chức sẽ có kỹ năng ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Đưa ra các quyết định được cân nhắc kỹ lưỡng bao gồm việc thu thập tất cả các thông tin cần thiết, xem xét hậu quả và suy nghĩ trước để dự đoán kết quả.
Nếu bạn có kỹ năng tổ chức, bạn sẽ có kỹ năng giao tiếp, tư duy logic và thái độ định hướng mục tiêu cần thiết để đưa ra các quyết định hiệu quả.
Chúc bạn thành công.