KPI của nhân viên Procurement là gì ?

Hầu như các doanh nghiệp ngày nay đều muốn bộ phận thu mua mang lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp ngoài việc tiết kiệm chi phí. Các Manager của phòng hậu cần không ngừng tìm cách cải thiện quy trình mua sắm và tối ưu quy trình giúp mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp. 


Tuy nhiên, các giải pháp tối ưu phải dựa vào các phân tích trên các dữ liệu thực tế hoạt động, tuyệt đối không đưa ra các quyết định chủ quan. Do đó, họ sẽ đưa ra các KPI ( KPI là gì ?) để đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và quy trình làm việc hiện tại. 

I. Procurement  KPI là gì?

Procurement  KPI làcác chỉ tiêu trong quá trình mua sắm cần phải đạt được, giúp đo lường hiệu suấtđể đánh giá và giám sát hiệu quả quá trình mua sắm của doanh nghiệp. Những KPI này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và điều chỉnh chi tiêu, chất lượng, thời gian và chi phí.

Ngoài ra, Procurement  KPI giúp các doanh nghiệp bắt kịp với các mục tiêu quy trình tổng thể, chiến lược mua sắm và mục tiêu kinh doanh của họ.

II. Tại sao doanh nghiệp cần phải theo dõi đo lường hiệu quả quá trình mua sắm

Nếu bạn không thể đo lường hiệu quả, bạn không thể cải thiện nó, đây là câu nói  luôn đúng với các doanh nghiệp đang hoạt động. Đo lường hiệu quả của quy trình thu mua rất quan trọng, vì nó đóng một vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng trong trường hợp kinh tế suy thoái. 

Mặc dù tiết kiệm chi phí là một mục tiêu rõ ràng trong các hoạt động mua sắm, nhưng vẫn chưa đủ. Bằng cách đo lường hiệu quả hoạt động của quá trình mua sắm, các doanh nghiệp có thể tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi quan trọng khác như:

- Những gì cần phải được cải thiện để tốt hơn?

- Làm thế nào để cạnh tranh với các doanh nghiệp khác?

- Doanh nghiệp có đang phát triển hay đang đi thụt lùi so với đối thủ?

II. Các KPI dành cho các nhân viên trong ngành Procurement

1. KPI cho quá trình xử lý đơn đặt hàng

- Thời gian chu kỳ mua hàng

Một đơn đặt hàng được xử lý càng nhanh và chính xác, thì việc thanh toán sẽ càng nhanh và càng mất ít thời gian và tiền bạc, giảm các rủi ro.

- Chi phí trung bình để xử lý một đơn đặt hàng

Tối ưu hóa quy trình P2P có nghĩa là giảm chi phí cũng như thời gian cần thiết. Bởi vì mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau, cho nên việc tiết kiệm cũng sẽ khác nhau rất nhiều. 

- Thời gian sản xuất

Thời gian sản xuất này khác với thời gian chu kỳ mua hàng. Nếu như thời gian chu kỳ mua hàng kết thúc khi thanh toán được thực hiện, thì thời gian sản xuất chỉ kết thúc khi hàng hóa được nhận.

2. KPI nhà cung cấp

- Số lượng nhà cung cấp

Việc phụ thuộc vào một số nhà cung cấp sẽ khiến cho doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn hoặc gián đoạn sản xuất khi có biến động xảy ra. Do vậy, việc tìm kiếm được nhiều nhà cung cấp uy tín, tiềm năng để trở thành đối tác trong tương lai, sẽ giúp doanh nghiệp luôn chủ động và tránh rủi ro trong quá trình hoạt động. 

- Khả năng sẵn có của nhà cung cấp

Khi công ty gặp khó khăn, liệu khả năng đối phó của các nhà cung cấp trước tình huống đó như thế nào? Làm thế nào nhà cung cấp đáp ứng tốt được yêu cầu thời gian giao hàng, chất lượng và số lượng mà doanh nghiệp mong muốn? KPI này đo lường khả năng của mỗi nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

3. KPI mua sắm chung

- Tránh và giảm chi phí mua sắm

KPI được sử dụng để theo dõi các mục như tối ưu hóa quy trình và đàm phán lại hợp đồng nhằm làm giảm hoặc loại bỏ việc tăng giá từ các nhà cung cấp. Nó có thể được coi là tiết kiệm vô hình cho doanh nghiệp.

KPI giảm chi phí cụ thể hơn và dùng để theo dõi những yếu tố như cắt giảm nhân viên và giá thương lượng thấp hơn cho nguyên liệu thô hoặc hàng hóa và dịch vụ được sử dụng bởi công ty. Những khoản tiết kiệm hữu hình này được ghi nhận trên báo cáo tài chính và có tác động trực tiếp hơn đến lợi nhuận của chúng ta.

- Hiệu quả làm việc của nhân viên, công tác huấn luyện và chứng nhận

Đo lường KPI này có thể giúp chúng ta xác định thành viên nào trong nhóm đang làm việc hiệu quả, đưa ra các chương trình đào tạo các kỹ năng nhân viên Procurement cần có để nâng cao kỹ năng cho nhân viên, điều này cũng đồng nghĩa giúp doanh nghiệp giảm chi phí khi nhân viên làm việc hiệu quả.

Chúc bạn thành công.