Bạn yêu thích và mong muốn làm việc trong bộ phận mua sắm của doanh nghiệp nhưng không biết rõ các vị trí công việc và trách nhiệm phải đảm nhận cho từng vị trí. Điều này không có gì lạ, vì dường như mỗi công ty đều có yêu cầu riêng cho bộ phận mua hàng của họ cũng như các nhân viên làm việc cho bộ phận này.
Trong bài viết này, bạn sẽ biết được các vị trí công việc trong bộ phận mua sắm cần có, những thông tin về từng vị trí công việc như trình độ, kỹ năng, các yêu cầu công việc để có thể ứng tuyển vào từng vị trí.
I. Tổng quan về bộ phận mua sắm (Procurement)
Bộ phận mua sắm là phòng ban chịu trách nhiệm mua sắm các vật tư, hàng hóa, dịch vụ cần thiết theo kế hoạch đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Một trong những mục tiêu chính của bộ phận này là giảm chi phí, tối đa hóa giá trị và giảm rủi ro chuỗi cung ứng.
Bộ phận mua hàng là sẽ xử lý tất cả các giấy tờ, hợp đồng, thủ tục liên quan đến việc mua và giao nhận hàng hóa, sản phẩm. Trong quá trình mua hàng, cần tạo và theo dõi đơn đặt hàng, cũng như làm việc với bộ phận nhận hàng và phòng kế toán để đảm bảo rằng các đơn hàng được giao đầy đủ và thanh toán đúng hạn.
Ngoài nhiệm vụ mua sắm, bộ phận mua hàng còn đảm nhận các công việc liên quan đến sản xuất, quản lý hàng tồn kho và hậu cần.
II. Các vị trí công việc trong bộ phận mua hàng
Dưới đây là các vị trí công việc trong bộ phận mua hàng từ cấp thấp đến cấp lãnh đạo
1. Chuyên viên mua hàng (Procurement analyst)
Nếu bạn mới chỉ bước những bước đầu tiên trên con đường sự nghiệp mua sắm, hãy bắt đầu với vị trí Chuyên viên phân tích đấu thầu.
Vị trí này giúp bạn tích lũy kinh nghiệm và học hỏi về các quy trình bộ phận mua sắm sẽ thực hiện trong quá trình hoạt.
1.1 Trách nhiệmLà một chuyên viên phân tích mua hàng, bạn có thể tham gia vào nhiều chức năng khác nhau hoặc chuyên về một lĩnh vực cụ thể. Ví dụ: những loại nhiệm vụ này có thể bao gồm phân tích và giao tiếp với các nhà cung cấp, tối ưu hóa quy trình RFP, phát hiện và giới thiệu nhà cung cấp tiềm năng, dự báo chi phí và đánh giá chi phí mua sắm.
1.2 Kỹ năng cứng- Phân tích hợp đồng và báo cáo
- Kinh nghiệm công nghệ
- Hệ thống báo cáo
- Phần mềm giao tiếp
- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
- Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và giao tiếp
1.3 Các kĩ năng mềm- Giao tiếp, cộng tác và kết nối
- Khả năng thích ứng và quản lý thời gian
- Tư duy phân tích
- Cẩn thận và chú ý đến chi tiết
1.4 Giáo dụcĐể ứng tuyển vị trí này, cần có bằng cao đẳng kinh doanh, tài chính, kinh tế.
Thông thường, vị trí chuyên viên phân tích mua hàng sẽ phải liện hệ và làm việc chặt chẽ với các phòng ban khác như tài chính, pháp lý, CNTT, nghiên cứu và phát triển. Phạm vi tiếp xúc này không những giúp bạn nắm bắt được thông tin cần thiết một cách đầy đủ mà còn giúp bạn xây dựng được các mối quan hệ.
Các vị trí tương tự như: - Procurement agent
- Procurement assistant
- Procurement administrator
- Procurement
- Purchasing specialist
- Procurement associate
- Junior buyer.
2. Quản lý mua sắm (Procurement manager)
Nhiệm vụ của một giám đốc mua sắm sẽ rất khác nhau giữa các doanh nghiệp và quy mô của bộ phận mua sắm.
2.1 Trách nhiệmVới vai trò là người quản lý thu mua, là người chịu trách nhiệm cao nhất trong hoạt động thu mua nguyên vật liệu đảm bảo hoàn thành kế hoạch đã đề ra.
Các nhiệm vụ của người quản lý thu mua bao gồm - Đàm phán hợp đồng
- Tìm kiếm, chọn lọc các nhà cung cấp
- Đánh giá và cho điểm RFP
- Đánh giá lợi tức đầu tư (ROI) của nhà cung cấp
- Giao nhiệm vụ cho các nhân viên cấp dưới.
2.2 Kỹ năng cứng- Đánh giá và thương thảo hợp đồng
- Đánh giá nhà cung cấp và đánh giá rủi ro
- Quản lý dự án và quy trình
2.3 Các kĩ năng mềm- Ưu tiên và quản lý thời gian
- Lãnh đạo và khả năng tạo ảnh hưởng
- Hợp tác và thỏa hiệp
2.4 Giáo dụcVị trí quản lý mua sắm này đòi hỏi ứng viên phải có nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong ngành. Có thể thăng tiến lên vị trí quản lý này hoàn toàn dựa trên năng suất làm việc và kinh nghiệm. Tuy nhiên, trình độ học vấn cũng rất quan trọng.
Giám đốc mua sắm sẽ có trách nhiệm làm việc chặt chẽ với các bộ phận trong công ty và nhà cung cấp để đảm bảo các kế hoạch mua sắm đều thành công.
Các chức danh khác nhưng có trách nhiệm tương tự: - Procurement coordinator
- Purchasing manager
- Procurement engineer
- Category manager.
3. Quản lý nguồn cung ứng chiến lược (Strategic sourcing manager)
Khi đề cập đến các giao dịch mua có giá trị cao, có tác động lớn, người quản lý nguồn cung ứng chiến lược sẽ đảm nhận trách nhiệm này.
Vị trí này thường được tuyển trong các doanh nghiệp lớn. Có trách nhiệm quản lý nguồn cung ứng chiến lược nhằm đảm bảo nguồn nguyên liệu không bị đứt gãy trong bất kì tình huống nào, giúp công ty hoạt động xuyên suốt không bị gián đoạn.
3.1 Trách nhiệmTrách nhiệm của của vị trí quản lý nguồn cung ứng chiến lược bao gồm
- Thực hiện khám phá nội bộ về nhu cầu của các bên liên quan
- Viết các RFP phức tạp và toàn diện
- Đánh giá đề xuất phức tạp và dự kiến hiệu quả lâu dài của các nhà cung cấp
- Xây dựng và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
- Đảm bảo việc giới thiệu nhà cung cấp là hiệu quả
- Xử lý thông tin liên lạc của nhà cung cấp
- Tối đa hóa giá trị của nhà cung cấp
- Phân tích và báo cáo hiệu suất và kết quả của nhà cung cấp.
3.2 Kỹ năng cứng- Tính toán ROI, phân tích dữ liệu và báo cáo
- Quản lý nhà cung cấp lớn
- Đàm phán và thực hiện hợp đồng
3.3 Các kĩ năng mềm- Tư duy phân tích
- Truyền đạt rõ ràng các ý tưởng và khái niệm phức tạp
- Đánh giá tác động kinh doanh và tác động tài chính
3.4 Giáo dụcThông thường, các quản lý nguồn cung ứng chiến lược có 5 năm kinh nghiệm làm việc tại các vị trí thấp hơn trong ngành trước khi thăng tiến lên vị trí này. Ngoài ra, cần có bằng đại học liên quan về kinh doanh, tài chính hoặc quản lý chuỗi cung ứng.
Sự khác biệt giữa vị trí Quản lý mua sắm (Procurement manager) và Quản lý nguồn cung ứng chiến lược (Strategic sourcing manager)
Quản lý mua sắm có xu hướng xử lý các giao dịch mua hàng thường xuyên có tác động từ nhỏ đến trung bình đối với hoạt động kinh doanh. Ví dụ: nguyên vật liệu, vật tư vận hành, dịch vụ vệ sinh hoặc giải pháp phần mềm với giá cả phải chăng cho từng bộ phận cụ thể.
Quản lý nguồn cung ứng chiến lược xử lý các dự án đặc biệt có mức chi phí lớn và phân tích phức tạp. Những giao dịch mua này có khả năng ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty, vì chúng thể hiện sự thay đổi mang tính chuyển đổi, đầu tư đáng kể hoặc mua hàng có rủi ro cao.
Các chức danh nhưng có cùng trách nhiệm tương tự: - Strategic sourcing lead
- Sourcing manager
- Strategic sourcing partner
- Strategic sourcing analyst
4. Giám đốc mua sắm ( Director of procurement)
Trọng trách quan trọng nhất của vị trí Giám đốc mua sắm là đảm bảo cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty hiệu quả kinh tế cao nhất bằng cách đảm các hoạt động mua sắm đúng quy trình, giảm chi phí, đúng thời gian để giảm thiểu các chi phí phát sinh và đảm bảo chất lượng đầu vào của sản phẩm.
4.1 Trách nhiệmTrách nhiệm chính của giám đốc mua sắm là
- Quản lý Team mua sắm cấp dưới
- Xem xét và phê duyệt các dự án mua sắm
- Giải quyết tranh chấp với nhà cung cấp
- Thiết lập các chỉ số (KPI) và mục tiêu hoạt động chính cho bộ phận mua sắm
- Phê duyệt chiến lược mua sắm
- Ưu tiên các dự án quan trọng
- Báo cáo kết quả đến các nhà lãnh đạo điều hành.
4.2 Kỹ năng cứng- Lập ngân sách và báo cáo
- Giữ chân và tuyển dụng nhân tài
- Phân tích thị trường và xác định xu hướng
4.3 Các kĩ năng mềm- Lãnh đạo (Leadership) và ra quyết định
- Giao tiếp và quản lý xung đột
- Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động
4.4 Giáo dụcHầu hết các giám đốc mua sắm đều có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Các ứng viên muốn ứng tuyển vị trí này thường tốt nghiệp đại học hoặc thạc sĩ về kinh doanh.
Thường thì giám đốc mua sắm sẽ thiết lập các quy trình hoạt động mua sắm cho toàn bộ phận, đảm bảo nhân viên thực thi tuân thủ quy trình khi mua sắm ...
Các chức danh thay thế có trách nhiệm tương tự: - Procurement director
- Procurement officer
- Procurement
- Sourcing director
Chúc bạn thành công.