I. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho (Inventory) là tất cả các mặt hàng, hàng hóa và nguyên vật liệu mà một doanh nghiệp đang lưu trữ để phục vụ nhu cầu sản xuất và kinh doanh nhằm kiếm lợi nhuận.
II. Đặc điểm của hàng tồn kho
1. Ngành sản xuất
Trong một doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho không chỉ là sản phẩm
thành phẩm được sản xuất và sẵn sàng
phân phối, mà còn là các vật tư, các nguyên vật liệu thô được sử dụng trong sản xuất và hàng hóa bán thành phẩm trong kho hoặc đang sản xuất trên dây chuyền nhà máy.
Ví dụ: Đối với một nhà sản xuất bánh quy, hàng tồn kho sẽ bao gồm các gói bánh quy đã sẵn sàng để bán, kho bánh quy bán thành phẩm chưa đóng gói, các bánh quy được dành để kiểm tra chất lượng và các nguyên liệu thô như đường , sữa và bột mì.
2. Ngành dịch vụ
Trong một ngành dịch vụ, vì không có sự trao đổi hàng tồn kho vật chất, nên hàng tồn kho chủ yếu là vô hình. Vì vậy, hàng tồn kho của ngành dịch vụ chủ yếu bao gồm các bước liên quan trước khi hoàn tất giao dịch bán hàng.
Ví dụ: Đối với một công ty tư vấn nghiên cứu, hàng tồn kho bao gồm tất cả các thông tin được thu thập cho một dự án. Trong ngành khách sạn, các phòng trống là hàng tồn kho của khách sạn.
III. Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là các hoạt động theo dõi, kiểm kê số lượng các mặt hàng còn trong kho, lập kế hoạch thu mua, lưu trữ các nguyên liệu thô phục vụ sản xuất, đảm bảo nguyên liệu luôn có sẵn đúng chuẩn loại và đủ số lượng để sản xuất không bị gián đoán. Ngoài ra, các sản phẩm bán thành phẩm và thành phẩm cũng được theo dõi quản lý, để đảm bảo số lượng cung cấp cho khách hàng.
Quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất, bảo đảm được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do có sẵn hàng hóa thành phẩm, đồng thời tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Mục đích chính của quản lý hàng tồn kho là đảm bảo có đủ hàng hóa hoặc nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu mà không tạo ra tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho.
IV. Các lợi ích của hoạt động quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là chìa khóa để giúp hoạt động sản xuất và kinh doanh thành công. Theo dõi kho hàng thường xuyên có thể giúp tránh sai sót, giảm thiểu rủi ro và các vấn đề khác. Sau đây là những lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho tốt:
1. Nắm được số lượng hàng hóa còn lại trong kho
Với việc quản lý hàng tốt kho một cách thường xuyên và chính xác, bạn sẽ biết chính xác các chuẩn loại và số lượng đang có trong kho, điều này giúp bạn chủ động lên kế hoạch và đặt mua số lượng hàng phù hợp để đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh.
2. Giảm nguy cơ bán quá mức
Quản lý tồn kho sẽ giúp theo dõi những mặt hàng còn lại trong kho và số lượng của từng loại. Để doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất, đặt mua các nguyên vật liệu, cũng như đảm bảo giao đúng số lượng hàng như cam kết cho khách hàng.
3. Tiết kiệm chi phí
Giúp duy trì số lượng hàng vừa đủ với không gian kho, giúp các hoạt động vận chuyển, lưu kho, bảo hiểm luôn đạt hiệu quả tốt, không gây ra tình trạng quá tải, dư thừa, sẽ khó quản lý, đối mặt các nguy cơ mất cắp, hoặc hàng bị tồn quá nhiều ko bán kịp dẫn đến hết hạn, lỗi thời.
4. Tránh hết hàng và dư thừa
Giúp lập kế hoạch và quản lý tốt hơn giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ thiếu hụt hàng, cháy hàng ảnh hưởng đến sản xuất và kinh doanh, cũng như tránh quá nhiều khiến tăng chi phí lữu trữ và quản lý.
5. Nắm thông tin chi tiết kịp thời
Giúp theo dõi hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho tốt hơn, bạn cũng có thể dễ dàng phát hiện các sản phẩm bán chạy, đang được khách hàng yêu thíc hoặc theo dõi các sản phẩm bị thu hồi hoặc ngày hết hạn sử dụng.
6. Thực hiện các đàm phán tốt hơn với nhà cung cấp và khách hàng
Quản lý hàng tồn kho cũng cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm đang bán và số lượng bao nhiêu. Sử dụng các thông tin này sẽ giúp bạn thương lượng giá cả và các điều khoản tốt hơn với nhà cung cấp.
7. Năng suất hơn
Việc quản lý hàng tồn kho tốt giúp tiết kiệm thời gian và chi phí giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất và kinh doanh.
8. Tăng lợi nhuận
Luôn đảm bảo số lượng hàng hóa có đầy đủ trong kho không bị thiếu hụt, đáp ứng đầy đủ và kịp thời các đơn hàng của khách sẽ giúp tăng lợi nhuận lớn hơn.
9. Giúp tổ chức trong kho tốt hơn
Giúp việc tổ chức lưu trữ sắp xếp các mặt hàng hợp lý, khoa học, giúp giảm chi phí lao động và tăng tốc độ hoàn thành đơn hàng.
10. Trải nghiệm khách hàng tốt hơn
Những khách hàng nhận được sản phẩm đúng chuẩn loại và số lượng theo cam kết sẽ giúp tăng uy tín cho công ty và họ sẽ gắn bó lâu dài hơn với công ty.
Chúc bạn thành công.