Để doanh nghiệp phát triển điều quan trọng là phải đánh giá doanh nghiệp của bạn một cách thường xuyên để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng để thành công. Một trong những phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh là quản lý
hàng tồn kho.
Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp nhỏ của bạn đã diễn ra như thế nào? Bạn đã có sẵn sản phẩm phù hợp khi cần chưa? Bạn có bị thua lỗ khi kinh doanh hết hàng không? Hay bạn đã bị mất tiền do lượng hàng dư thừa?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẽ các cách quản lý hàng tồn kho cơ bản, cách lựa chọn các phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
I. Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là một phần của quản lý chuỗi cung ứng nhằm mục đích luôn có đầy đủ các dòng sản phẩm với số lượng phù hợp để bán, vào đúng thời điểm. Khi thực hiện một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ giảm chi phí vận chuyển hàng tồn kho dư thừa và tối đa hóa doanh số bán hàng. Quản lý hàng tồn kho tốt có thể giúp bạn theo dõi kho hàng của mình trong thời gian thực để có kế hoạch hợp lý trong việc mua sắm các mặt hàng.
Bằng cách quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, bạn có thể có đúng sản phẩm với số lượng phù hợp và tránh tình trạng sản phẩm hết hàng và vốn bị chôn trong số lượng hàng tồn. Bạn cũng có thể đảm bảo sản phẩm của mình được bán kịp thời để tránh hư hỏng hoặc lỗi thời do quá hạn, hoặc chi quá nhiều tiền cho việc thuê kho để chứa hàng.
II. Cách lựa chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt
Một phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt cần phải đảm bảo các yếu tố sau:- Giảm chi phí, cải thiện dòng tiền và thúc đẩy lợi nhuận kinh doanh của bạn.
- Theo dõi kho hàng trong thời gian thực.
- Giúp bạn dự báo nhu cầu.
- Ngăn chặn tình trạng thiếu hụt sản phẩm và sản xuất.
- Ngăn ngừa tồn kho dư thừa và quá nhiều nguyên liệu thô.
- Cho phép phân tích kho hàng dễ dàng trên mọi thiết bị.
- Có thể truy cập, theo dõi ngay từ điểm bán lẻ của bạn.
- Tối ưu hóa tổ chức kho và thời gian quý báu của nhân viên.
- Cung cấp tính năng quét mã vạch nhanh chóng để tăng tốc độ nhập liệu.
- Cho phép quản lý nhiều vị trí, theo dõi hàng tồn kho trên một số địa điểm hoặc kho hàng.
III. Các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho và các phương pháp hay nhất cho doanh nghiệp nhỏ
Dưới đây là một số kỹ thuật mà nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng để quản lý hàng tồn kho:
1. Dự báo kinh doanh
Dự báo chính xác là rất quan trọng. Để tính toán doanh số dự kiến chính xác phải dựa trên các yếu tố như số liệu bán hàng đã, xu hướng thị trường, dự đoán tăng trưởng và nền kinh tế, khuyến mại, Marketing, v.v.
2. Sử dụng phương pháp FIFO
Sản phẩm nào được nhập trước thì sẽ được bán trước, nhập sau sẽ bán sau. Hàng hóa phải được bán theo trình tự thời gian giống như khi chúng được mua hoặc tạo ra.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hư hỏng, có hạn sử dụng như thực phẩm, hoa và đồ trang điểm.
Ví dụ:Một cửa hàng thực phẩm, khi nhập các mặt hàng về bán, cần áp dụng phương pháp này để giúp tối ưu hóa được lợi nhuận, tránh việc quá nhiều sản phẩm bị hết hạn phải bỏ đi, gây thiệt hại.
Cách để áp dụng phương pháp này dễ dàng đó là những sản phẩm gần hết hạn sẽ đặt phía trước nơi dễ nhìn thấy và những sản phẩm nhập sau hoặc lâu hết hạn có thể để phía sau.
3. Xác định lượng hàng tồn kho thấp
Nếu bạn có hàng chưa bán hết trong sáu đến 12 tháng qua, có lẽ đã đến lúc bạn nên ngừng dự trữ mặt hàng đó. Bạn cũng có thể xem xét các chiến lược khác nhau để bán nhanh các mặt hàng tồn kho đó - như giảm giá hoặc khuyến mại đặc biệt - vì lượng hàng dư thừa gây lãng phí cả không gian và vốn của bạn.
4. Kiểm đếm kho hàng
Ngay cả với phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt, định kỳ bạn vẫn cần phải thực sự kiểm đếm hàng tồn kho của mình để đảm bảo những gì bạn có trong kho khớp với những gì trên phần mềm thống kê.
Các doanh nghiệp sử dụng các kỹ thuật khác nhau, bao gồm kiểm kê hàng năm, cuối năm để đếm từng mặt hàng và kiểm tra tại chỗ liên tục, có thể hữu ích nhất đối với các sản phẩm đang bán nhanh hoặc có vấn đề về tồn kho.
5. Theo dõi lượng hàng tồn kho bất cứ lúc nào khi có thời gian rảnh
Có sẵn một hệ thống tốt để theo dõi lượng hàng trong kho của bạn, ưu tiên những sản phẩm đắt tiền nhất. Phần mềm hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách thực hiện nhiều công việc nặng nhọc cho bạn.
6. Thuê người kiểm soát kho
Người Kiểm soát kho sẽ có nhiệm vụ kiểm tra và báo cáo số lượng hàng tồn kho của bạn tại một thời điểm nhất định và áp dụng cho tất cả các mặt hàng từ nguyên liệu thô đến thành phẩm khi được yêu cầu.
Nếu bạn có nhiều hàng tồn kho, bạn có thể cần một người chịu trách nhiệm về nó. Người kiểm soát kho sẽ xử lý tất cả các đơn đặt hàng, nhận giao hàng và đảm bảo rằng mọi thứ đến khớp với những gì đã được đặt hàng.
Chúc bạn thành công.