Hiểu được các phương pháp phân tích và kiểm soát
hàng tồn kho sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp của mình.
I. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là mặt hàng, bộ phận cấu thành và nguyên vật liệu thô mà công ty sử dụng trong sản xuất hoặc bán hàng. Quản lý hàng tồn ko tố sẽ giúp đảm bảo công ty luôn có đủ hàng dự trữ, nhận biết khi có sự thiếu hụt để bổ sung kịp thời.
II. Có 7 kiểu hàng tồn kho
1. Nguyên liệu thô
Nguyên liệu thô là những vật liệu mà một công ty sử dụng để tạo ra sản phẩm. Khi sản phẩm được hoàn thành, các nguyên liệu thô thường khó nhận biết được ở dạng ban đầu của chúng.
Ví dụ: Một công ty sản xuất áo có các thành phần bao gồm vải, chỉ, thuốc nhuộm và thiết kế in ấn.
2. Các thành phần
Các bộ phận cấu thành cấu thành sản phẩm, các thành phần này được sử dụng để hoàn thiện sản phẩm. Ví dụ: thành phần như pin, vỏ, cục sạc của điện thoại
3. Bán thành phẩm
Bán thành phẩm đề cập đến các mặt hàng trong quá trình sản xuất và bao gồm nguyên liệu thô hoặc thành phần, nhân công, chi phí chung và thậm chí cả vật liệu đóng gói.
Ví dụ: Điện thoại di động bao gồm vỏ, một bảng mạch và các linh kiện. Quá trình lắp ráp các mảnh tại một dây chuyền được gọi là hàng bán thành phẩm.
Hàng thành phẩm là những mặt hàng đã được sản xuất xong, được kiểm tra chất lượng đầy đủ và đã sẵn sàng để bán.
Ví dụ: Một nhà sản xuất đồ trang sức. Nhân viên cho một chiếc vòng cổ vào hộp đựng, kèm với tấm thiệp, đây là món hàng đã hoàn thành và sẵn sàng để bán. Giá thành phẩm bao gồm cả bao bì và chi phí lao động sử dụng để tạo ra sản phẩm đó.
5. Vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO) Hàng hóa
MRO là hàng tồn kho thường ở dạng vật tư, hỗ trợ việc tạo ra sản phẩm hoặc duy trì hoạt động kinh doanh.
Ví dụ: Vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành bao gồm máy tính, bìa đựng hồ sơ, mực máy in, găng tay, nước lau kính và chổi để quét dọn mặt bằng.
6. Vật liệu đóng gói
Có ba loại vật liệu đóng gói.
- Bao bì dùng để bọc bảo vệ sản phẩm.
- Bao bì thứ cấp là bao bì của hàng hóa thành phẩm như hộp giấy và có thể bao gồm nhãn hoặc sách
Booklet hướng dẫn sử dụng.
- Đóng gói cấp ba là các bao bì lớn đóng gói nhiều sản phẩm để vận chuyển.
Ví dụ: Tại một công ty hạt giống, vật liệu đóng gói chính là túi kín có chứa hạt giống. Đặt các túi hạt lanh vào hộp để vận chuyển và bảo quản là cách đóng gói thứ cấp. Bao bì cấp ba là bao bì co rút cần thiết để vận chuyển các pallet của hộp đựng sản phẩm.
7. Hàng tồn kho dư thừa
Còn được gọi là hàng tồn kho lỗi thời, là hàng hóa hoặc nguyên liệu thô chưa bán hoặc chưa sử dụng, nhưng hiện tại công ty không có nhu cầu sử dụng tiếp nhưng vẫn đang tốn chi phi để lưu trữ.
Ví dụ: Một công ty sữa sản xuất 50.000 lon sữa, nhưng chỉ bán được 30.000 lon, và hiện tại không ai muốn mua chúng nữa. Công ty phải tốn chi phí bảo quản, lưu trữ. Do đó, công ty buộc phải giảm giá hoặc loại bỏ chúng khi hết hạn sử dụng.
III. Hàng tồn kho trong quá trình sản xuất
Trong sản xuất, hàng tồn kho bao gồm các mặt hàng trong kho, nguyên vật liệu thô và các thành phần được sử dụng để tạo ra hàng hóa. Các nhà sản xuất theo dõi chặt chẽ mức tồn kho để đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu hàng có thể ngừng hoạt động.
Kế toán chia kho sản xuất thành nguyên liệu thô, bán thành phẩm và thành phẩm vì mỗi loại hàng tồn kho chịu một chi phí khác nhau. Nguyên liệu thô thường có giá thấp hơn cho mỗi đơn vị so với các mặt hàng đã hoàn thành.
IV. Tầm quan trọng của kiểm soát hàng tồn kho
Kiểm soát hàng tồn kho giúp công ty mua đúng số lượng hàng tồn kho vào đúng thời điểm. Còn được gọi là kiểm soát kho hàng, quy trình này giúp tối ưu hóa mức tồn kho, giảm chi phí lưu kho và ngăn chặn tình trạng hết hàng.
V. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Quy trình kiểm kê theo dõi khoảng không quảng cáo khi các công ty nhận, lưu trữ, quản lý và rút hoặc tiêu thụ nó khi đang hoạt động. Về bản chất, quá trình tồn kho là vòng đời của hàng hóa và nguyên vật liệu.
VI. Kiểm đếm hàng tồn kho là gì?
Kiểm đếm hàng tồn kho là một hành động đếm số lượng và kiểm tra tình trạng của các mặt hàng trong kho. Đối với mục đích kế toán, kiểm đếm hàng tồn kho giúp đánh giá tài sản và các khoản nợ.
Kiểm đếm hàng tồn kho giúp bạn hiểu được kho hàng nào đang hoạt động tốt và người quản lý hàng tồn kho thường sử dụng thông tin này để dự báo nhu cầu hàng tồn kho và quản lý ngân sách.
VII. Phân tích hàng tồn kho
Phân tích hàng tồn kho là nghiên cứu nhu cầu sản phẩm thay đổi như thế nào theo thời gian và nó giúp doanh nghiệp dự trữ đúng lượng hàng hóa và dự đoán nhu cầu khách hàng sẽ muốn bao nhiêu trong tương lai.
VIII. Lợi ích của việc phần tích hàng tồn kho
Phân tích hàng tồn kho làm tăng lợi nhuận bằng cách giảm chi phí và nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp. Ngoài ra, nó cũng:
-
Cải thiện Dòng tiền: Phân tích hàng tồn kho giúp bạn xác định và sắp xếp lại các mặt hàng bạn thường bán, vì vậy bạn không chi tiền cho các mặt hàng bán chậm.
-
Giảm lượng hàng tồn kho: Khi bạn hiểu nhu cầu khách hàng muốn mua mặt hàng nào nhiều nhất, bạn có thể dự đoán nhu cầu và ngăn ngừa số lượng hàng tồn kho tốt hơn.
-
Tăng sự hài lòng của khách hàng: Phân tích hàng tồn kho sẽ giúp công ty biết được các mặt hàng đang được khách hàng yêu thích, luôn bổ sung đủ mặt hàng để cung cấp cho khách hàng.
-
Giảm lượng hàng tồn kho bị lãng phí: Hiểu được mọi người mua cái gì, khi nào và số lượng bao nhiêu sẽ giảm thiểu việc lưu trữ quá nhiều các sản phẩm lỗi thời cũng như thời điểm sản phẩm hết hạn để bạn có thể có chiến lược sử dụng chúng.
-
Giảm sự chậm trễ của dự án: Tìm hiểu về thời gian giao hàng của nhà cung cấp giúp bạn hiểu khi nào cần đặt hàng lại và tránh giao hàng trễ.
-
Cải thiện việc định giá từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp: Phân tích hàng tồn kho có thể giúp bạn lên kế hoạch hợp lý để đặt hàng số lượng lớn sản phẩm cần thiết thay vì số lượng nhỏ lẻ. Việc đặt hàng với số lượng lớn sẽ giúp công ty có được ưu thế hơn khi thương lượng giá và chiết khấu với các nhà cung cấp.
Chúc bạn thành công.