Một người muốn hoạt động và làm việc hiệu quả để hoàn thành các mục tiêu lớn thì cần phải tham gia, hợp tác làm việc cùng với nhiều người, dù đó là môi trường học tập hay môi trường làm việc trong công ty thì đều rất quan trọng.
Để mọi người trong một nhóm có thể làm việc hiệu quả, ngoài các yếu tố về môi trường làm việc lành mạnh và một quy trình hiệu quả thì kỹ năng giao tiếp của mỗi thành viên cũng quan trọng.
Dưới đây, các kỹ năng mà một người cần có để làm việc nhóm hiệu quả và các mẹo để giúp các bạn làm việc tốt hơn trong môi trường
làm việc nhóm.
Để cùng nhau hoạt động hiệu quả với các thành viên trong cùng một Team, thì bạn cần có khả năng giao tiếp, trao đổi thông tin rõ ràng, cũng như thái độ trong quá trình làm việc một cách chuyên nghiệp. Những người giao tiếp hiệu quả sẽ có các đặc điểm sau:
- Có thể trình bày, giải thích ý tưởng của riêng mình một cách đầy đủ và dễ hiểu.
- Bày tỏ cảm xúc của họ một cách cởi mở nhưng không đe dọa
- Lắng nghe quan điểm trái chiều từ người khác một cách cẩn thận
- Đặt câu hỏi để làm rõ ý tưởng và cảm xúc của người khác
- Có thể cảm nhận được cảm xúc của người khác dựa trên cử chỉ phi ngôn ngữ như nét mặt, ánh mắt của họ.
- Biết cách làm giảm căng thẳng giữa các thành viên trong một buổi thảo luận.
Giao tiếp cởi mở thường xuyên, trong đó các thành viên trong nhóm chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng và cảm xúc của họ, là điều bắt buộc để các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau làm việc hiệu quả. Các suy diễn hoặc các khúc mắc trong mỗi thành viên không được làm rõ và giải tỏa là nguyên nhân khiến cho hoạt động nhóm không hiệu quả.
Khi mọi người sẵn sàng giao tiếp cởi mở với nhau, sẽ tạo nên một môi trường lành mạnh và các thành có thể hợp tác với nhau trong công việc hiệu quả hơn.
II. Các Kỹ năng giúp cho tạo nên môi trường làm việc nhóm Teamwork lành mạnh
Để làm việc cùng nhau hiệu quả, các thành viên trong nhóm phải thể hiện tinh thần gắn kết. Sự gắn kết xuất hiện khi các thành viên trong nhóm có các kỹ năng sau:
1. Cởi mở
Các thành viên trong nhóm luôn sẵn sàng trao đổi cởi mở với nhau, đặc biệt là những người có sở thích và hoàn cảnh khác nhau. Họ luôn cởi mở trong việc chia sẽ và lắng nghe với những ý tưởng mới, quan điểm khác nhau, đa dạng giữa các cá nhân có mặt trong nhóm.
Họ luôn sẵn sàng lắng nghe người khác và khơi gợi ý tưởng cho nhau. Họ biết cách cân bằng giữa nhu cầu gắn kết trong một nhóm với nhu cầu thể hiện cá nhân.
2. Tin tưởng và bộc lộ bản thân
Khi các thành viên trong nhóm có sự tin tưởng lẫn nhau sẽ giúp mọi người gắn kết và đủ tự tin để chia sẻ ý kiến và cảm xúc của riêng họ.
Cảm giác tin tưởng lẫn nhau chỉ có được và phát triển khi các thành viên luôn luôn cởi mở, sẵn sàng chia sẽ những ý kiến và thông tin về bản thân một cách trung thực nhưng vẫn tôn trọng lẫn nhau.
Sự tin tưởng cũng tăng lên khi các thành viên trong nhóm thể hiện trách nhiệm của mình với các thành viên khác và nhiệm vụ mà họ được giao.
3. Hỗ trợ
Các thành viên trong nhóm luôn sẵn sàng giúp đỡ , động viên các thành viên còn lại khi họ gặp khó khăn trong nhiệm vụ mà họ được giao.
Các thành viên trong nhóm coi nhau như các thành viên trong cùng một nhà chứ không phải là đối thủ cạnh tranh của nhau.
4. Tôn trọng
Các thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến của họ theo cách tôn trọng người khác, tập trung vào "Chúng ta có thể học được gì?" chứ không phải là "Ai là người đáng trách?". Đưa ra cá góp ý mang tính xây dựng giúp mọi người có được kinh nghiệm sau mỗi lần thất bại thay vì chì chiết đỗ lỗi cho nhau.
III. Các Kỹ năng giúp các thành viên làm việc hiệu quả cùng nhau
Bên cạnh việc biết cách phát triển môi trường làm việc nhóm lành mạnh, các thành viên cũng cần biết cách hoạt động sao cho hiệu quả và hoàn thành nhiệm vụ của mình. Các kỹ năng sau sẽ giúp các thành viên làm việc hiệu quả cùng nhau.
1. Trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm giải trình
Tất cả các thành viên trong nhóm cùng đồng ý về việc phân chia từng nhiệm vụ cho mỗi thành viên. Sau đó, các thành viên sẽ xác định những gì mình cần làm và chịu trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
2. Feedback mang tính xây dựng
Các thành viên trong nhóm có thể đưa ra ý kiến và nhận phản hồi về các ý tưởng do mình đưa ra từ các thành viên khác.
Những phản hồi được đưa ra cần phải mang tính xây dựng, tập trung vào lợi ích chung, thay vì cá nhân, cùng với đó là những đề xuất giúp cải thiện công việc hiệu quả hơn.
Khi tiếp nhận phản hồi từ các thành viên khác, cần phải cởi mở lắng nghe, đưa ra các câu hỏi để làm rõ vấn đề để tìm ra giải pháp tốt nhất cho nhóm và cởi mở để thay đổi theo các giải pháp nhất được đưa ra từ các thành viên khác.
3. Giải quyết vấn đề
Các thành viên trong nhóm hoạt động cùng nhau để hướng đến mục tiêu chung. Như vậy, mọi công việc và quyết định đều được đưa ra dựa trên lợi ích chung, điều này sẽ giúp các thành viên hoạt động và giải quyết các xung đột một cách hiệu quả.
Trong trường hợp nghiêm trọng, họ biết khi nào cần dừng lại các cái tôi của riêng mình để cùng nhau hướng đến mục tiêu chung.
4. Quản lý và tổ chức
Mỗi thành viên trong nhóm biết cách lập kế hoạch và quản lý công việc của mình, cách quản lý thời gian hoàn thành công việc và cách điều hành một cuộc họp. Các thành viên luôn tập trung vào nhiệm vụ và giúp đỡ những người khác khi họ gặp khó khăn.
Chúc bạn thành công.