I. Procurement là gì?
Procurement là quy trình mua thu mua hàng hóa nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Các hoạt động bao gồm Lập kế hoạch, xây dựng chiến lược mua hàng và duy trì hoạt động mua hàng được gọi chung là Procurement.
Các hoạt động thu mua này thường liên quan đến việc chi tiêu trong kinh doanh.
II. Quy trình Procurement cũng bao gồm các hoạt động
- Lên kế hoạch mua hàng (Planning),
- Tìm kiếm nguồn hàng (Sourcing),
- Lựa chọn nhà cung cấp (Supplier Selection),
- Đàm phán về giá và các điều khoản (Negotiation),
- Ký kết hợp đồng và Chuyển giao (Transaction and Contract management),
- Đo lường hiệu quả của nhà cung ứng (Supplier Performance Management),
- Duy trì tính ổn định của việc cung ứng (Supplier Sustainability Issues).
III. Cách thức hoạt động của Mua sắm
Quy trình thu mua và mua sắm có thể yêu cầu một phần đáng kể nguồn lực của công ty để quản lý. Ngân sách mua sắm thường cung cấp cho các nhà quản lý một giá trị cụ thể mà họ có thể chi tiêu để mua hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ cần.
Quá trình mua sắm thường là một phần quan trọng trong chiến lược của một công ty bởi vì khả năng mua một số nguyên vật liệu hoặc dịch vụ có thể xác định xem hoạt động có mang lại lợi nhuận hay không.
Trong nhiều trường hợp, quy trình mua sắm sẽ được quy định bởi các tiêu chuẩn của công ty thường được kiểm soát từ bộ phận kế toán các khoản phải trả. Quá trình mua sắm bao gồm việc chuẩn bị và xử lý nhu cầu cũng như việc nhận và phê duyệt thanh toán cuối cùng.
Các hoạt động này liên quan đến việc lập kế hoạch mua hàng, tiêu chuẩn, xác định thông số kỹ thuật, nghiên cứu nhà cung cấp, lựa chọn, cấp vốn, thương lượng giá và kiểm soát hàng tồn kho.
Do đó, nhiều công ty lớn có thể yêu cầu hỗ trợ từ các bộ phận khác nhau của công ty để quá sắm mang lại hiệu quả cao.
IV. Giám đốc mua sắm (Chief Procurement Officers)
Với những tập đoàn sản xuất lớn, sẽ có vị trí quản lý các hoạt động mua sắm đó là Giám đốc mua sắm.
Giám đốc mua sắm có thể giám sát việc thiết lập các tiêu chuẩn mua sắm, làm việc với các chi phí, các khoản phải trả để đảm bảo tích hợp tiêu chuẩn mua sắm và thanh toán hiệu quả, và phục vụ cho các nhóm mua sắm đưa ra quyết định mua sắm khi có nhiều công ty tham gia đấu thầu cạnh tranh.
Nhìn chung, chi phí mua sắm sẽ được tích hợp vào kế toán tài chính của một doanh nghiệp, vì mua sắm liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ cho các mục tiêu doanh thu của doanh nghiệp.
V. Chi phí mua sắm trực tiếp so với chi phí mua sắm gián tiếp
1. Chi phí mua sắm trực tiếp
Chi tiêu trực tiếp là tất cả các hoạt động liên quan đến giá vốn hàng bán và sản xuất, bao gồm tất cả các mặt hàng là một phần của thành phẩm.
Đối với các công ty sản xuất, điều này có thể bao gồm từ nguyên liệu thô đến các thành phần và bộ phận.
Đối với các công ty kinh doanh hàng hóa, chi phí này sẽ bao gồm chi phí mà hàng hóa được mua từ một nhà
bán buôn để bán.
Đối với các công ty làm dịch vụ, chi phí trực tiếp chủ yếu sẽ là chi phí lao động theo giờ của nhân viên thực hiện dịch vụ.
Mua sắm các hạng mục liên quan đến giá vốn hàng bán ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận gộp của công ty.
2. Chi phí mua sắm gián tiếp
Chi phí mua sắm gián tiếp liên quan đến việc mua các mặt hàng không liên quan trực tiếp đến sản xuất. Đây là những hoạt động mua sắm mà một công ty sử dụng để hỗ trợ các hoạt động trong doanh nghiệp.
Mua sắm gián tiếp có thể bao gồm nhiều loại như mua vật tư văn phòng, tài liệu tiếp thị, chiến dịch quảng cáo, dịch vụ tư vấn, v.v. Các công ty nói chung sẽ có ngân sách và quy trình quản lý chi phí trực tiếp khác nhau so với chi phí gián tiếp.
VI. Cách tính chi phi mua sắm trong công ty sản xuất so với công ty dịch vụ
Mua sắm là một phần của quy trình chi phí cho tất cả các loại hình công ty, nhưng các công ty hàng hóa và dịch vụ tính doanh thu và chi phí khác nhau. Như vậy, hạch toán chi phí mua sắm hàng hóa khác với hạch toán chi phí dịch vụ.
Các công ty tập trung vào hàng hóa sẽ cần giải quyết việc thu mua những hàng hóa đó để lưu trữ. Các công ty này đặt rất nhiều quan tâm trong lĩnh vực này vào việc quản lý chuỗi cung ứng.
Các công ty dựa trên dịch vụ cung cấp dịch vụ với tư cách là người tạo ra doanh thu chính, vì vậy họ không nhất thiết phải phụ thuộc quá nhiều vào chuỗi cung ứng cho hàng tồn kho mặc dù họ có thể cần mua hàng hóa cho các dịch vụ dựa trên công nghệ.
Nhìn chung, chi phí bán hàng của nhiều công ty dịch vụ dựa trên chi phí lao động theo giờ của nhân viên cung cấp dịch vụ nên việc mua sắm như một chi phí trực tiếp không phải là một yếu tố chính.
Tuy nhiên, các công ty hoạt động dựa trên dịch vụ thường sẽ có chi phí gián tiếp tương đối cao hơn vì họ thường giải quyết việc mua sắm của chính mình như một khoản chi phí gián tiếp thông qua tiếp thị.
Chúc bạn thành công.