I. Admin Assistant là gì?
Admin Assistant là trợ lý hành chính. Trợ lý hành chính có các nhiệm vụ chính như văn thư và hành chính, trả lợi điện thoại, sắp xếp các cuộc họp và đi lại, quản lý lịch trình.
Để thành công với vị trí Trợ lý hành chính, các ứng viên phải chuyên nghiệp, lịch sự, chu đáo đồng thời phải chính xác. Họ phải luôn chuẩn bị và phản ứng nhanh, sẵn sàng đối mặt trực tiếp với mọi thử thách. Trợ lý Hành chính phải thông thạo với máy tính, các công việc văn phòng nói chung và thông thạo cả giao tiếp bằng lời nói và văn bản. Quan trọng nhất, Trợ lý Hành chính phải có mong muốn thực sự đáp ứng nhu cầu của người khác.
II. Bảng mô tả công việc của Trợ lý hành chính phải làm
Dưới đây là
bảng mô tả công việc mà Trợ lý hành chính phải làm:
- Xử lý các công việc văn phòng, chẳng hạn như nộp hồ sơ, tạo báo cáo và thuyết trình, thiết lập cho các cuộc họp và sắp xếp lại nguồn cung cấp.
- Cung cấp hỗ trợ lập lịch thời gian thực bằng cách đặt lịch hẹn và ngăn ngừa xung đột.
- Sắp xếp việc đi lại, chẳng hạn như đặt vé máy bay, xe hơi, đặt phòng khách sạn và nhà hàng.
- Sàng lọc cuộc gọi điện thoại và định tuyến người gọi đến cho bên thích hợp.
- Sử dụng máy tính để tạo báo cáo, ghi biên bản cuộc họp, tạo bản trình bày và thực hiện nghiên cứu.
- Chào hỏi và hỗ trợ du khách.
- Duy trì giao tiếp lịch sự và chuyên nghiệp qua điện thoại, e-mail và thư.
- Dự đoán nhu cầu của người khác để đảm bảo họ có trải nghiệm liền mạch và tích cực.
III. Những kỹ năng Trợ lý hành chính cần phải có
1. Thành thạo máy tính
Có các kỹ năng công nghệ cần thiết để thực hiện nhập dữ liệu, quản lý lịch nhóm và tạo báo cáo công ty là những kỹ năng bắt buộc cần phải có ở trợ lý hành chính.
Điều quan trọng là phải thành thạo cách sử dụng Microsoft Office như Excel, Word, PowerPoint, Outlook, v.v.
Việc trợ lý hành chính giúp nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), nền tảng dịch vụ khách hàng cũng không có gì là. Điều này có nghĩa là bạn cần phải hiểu biết kỹ lưỡng về phần mềm máy tính, trình duyệt và hệ điều hành để thực hiện công việc.
2. Giao tiếp bằng lời nói & bằng văn bản
Một trong những kỹ năng quản trị quan trọng nhất mà bạn có thể thể hiện với tư cách là trợ lý hành chính là khả năng giao tiếp của bạn. Công ty cần biết rằng họ có thể tin tưởng bạn trở thành gương mặt và tiếng nói của các nhân viên khác và thậm chí của công ty.
Điều này bao gồm việc xử lý thư từ đến từ khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác một cách kịp thời và chuyên nghiệp. Ngoài ra, trợ lý hoặc thư ký hành chính quan trọng phải có thái độ thân thiện và tích cực khi họ tương tác với khách hàng và các nhân viên khác.
3. Tổ chức
Kỹ năng tổ chức không chỉ cần thiết để giữ cho bản thân được ngăn nắp với tư cách là một trợ lý hành chính, chúng cũng cần thiết để bạn có thể giữ cho cả văn phòng được ngăn nắp.
Điều này bao gồm tổ chức lịch trình, sự kiện và file của nhóm bằng một hệ thống phù hợp với mọi người. Điều này đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn trong tổ chức có thể dễ dàng theo dõi hệ thống lưu trữ của bạn mà không để thất lạc các dữ liệu.
4. Quản lý thời gian
Vì trợ lý quản lý là nguồn lực cho toàn công ty, nên có thể cảm thấy như thời gian của bạn bị phân bổ cho quá nhiều phòng ban. Để đảm bảo thời gian của bạn được phân bổ và lên kế hoạch hợp lý, điều quan trọng là bạn phải quản lý thời gian tốt.
Nếu không, bạn sẽ có khả năng bị Over task và phải OT làm việc ngoài giờ để hoàn thành hết các công việc. Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần lập kế hoạch chính xác các nhiệm vụ của mình và thời gian thực hiện.
5. Lập kế hoạch chiến lược
Tương tự như quản lý thời gian, trợ lý hành chính cần có kỹ năng lập kế hoạch chiến lược. Điều này có nghĩa là ưu tiên các nhiệm vụ của bạn theo thứ tự quan trọng hoặc lập kế hoạch các quy trình để toàn bộ văn phòng tuân theo.
Kỹ năng lập kế hoạch cũng phát huy tác dụng khi sắp xếp lịch làm việc của nhân viên và giám đốc điều hành khi có sự hủy bỏ hoặc thay đổi đột xuất.
6. Sự tháo vát
Nếu bạn đã có kinh nghiệm làm việc với tư cách là một chuyên gia hành chính, bạn đã biết rằng bạn cần phải có khả năng thích ứng.
Trong kinh doanh, mọi thứ có thể thay đổi với tốc độ nhanh chóng và bạn cần có khả năng thích ứng nhanh chóng để hoàn thành công việc và hỗ trợ đồng đội của mình.
Để làm được điều này, trợ lý hành chính cần phải tháo vát trong việc hoàn thành nhiệm vụ của họ thông qua kỹ năng tư duy sáng tạo và đa tác vụ.
7. Dự đoán nhu cầu
Sự khác biệt giữa một trợ lý bình thường và một trợ lý giỏi là khả năng dự đoán nhu cầu của họ và hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng mà không cần phải hỏi.
Một trợ lý giỏi sẽ chủ động hỗ trợ công việc kinh doanh thay vì chờ đợi sự chấp thuận hoặc chỉ đạo. Bạn nghĩ rằng danh sách liên hệ của công ty đã lỗi thời? Cập nhật nó để cho các sếp của bạn thấy rằng bạn có thể chăm sóc công việc kinh doanh mà không cần giám sát liên tục.
Chúc bạn thành công.