I. Timeline là gì?
Timeline là Lịch trình. Đây một bản lịch trình hiển thị đầy đủ tất cả các công việc quan trọng cần phải thực hiện và các mốc thời gian cần phải hoàn thành cho mỗi công việc.
Timeline được sử dụng để quản lý thời gian và các công việc trong một dự án .Giúp dễ dàng theo dõi các tiến độ công việc đang được thực hiện trong một dự án, theo dõi được các công việc sắp đến Deadline, các công việc đã hoàn thành, những công việc nào chưa hoàn thành trong thời gian cho phép.
Bảng Timeline chính là một thời gian biểu để giúp bạn dễ dàng quảng lý và có được cái nhìn chính xác nhất về những việc cần phải làm, giúp quản lý thời gian tốt hơn và nâng cao hiệu quả công việc.
II. Lợi ích khi sử dụng Timeline trong công việc
1. Phân bổ thời gian và công việc một cách khoa học
Sử dụng bảng Timeline sẽ giúp bạn liệt kê những việc cần làm, sắp xếp thứ tự ưu tiên cần thực hiện và các mốc thời gian cần phải hoàn thành cho mỗi công việc một cách khoa học.
Dễ dàng phân bổ khoa học lượng thời gian của mình để đảm bảo chia đều và chia hợp lý cho các công việc khác nhau trong dự án nhằm mang lại hiệu suất làm việc tốt nhất.
Nhờ việc luôn nắm được khối lượng công việc và thời gian cần hoàn thành, sẽ giúp bạn triển khải công việc một cách nhanh chóng, không bị bỏ sót và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Ngoài ra, qua Timeline sẽ giúp bạn dễ dàng biết được các công việc sắp đến Deadline để đảm bảo không bao giờ trễ việc và luôn đạt kết quả tốt nhất.
2. Biết rõ các công việc cần làm
Đối với một dự án lớn, Timeline sẽ giúp các thành viên trong Team nắm rõ nhiệm vụ của từng người, mốc thời gian cần hoàn thành và tiến độ như thế nào. Điều này sẽ giúp các thành viên khác kịp thời hỗ trợ khi có một thành viên trong team đang gặp khó khăn trong quá trình thực hiện công việc.
3. Dễ dàng theo dõi được tiến độ dự án
Đôi khi dự án bị chậm tiến độ nhưng bạn không biết nguyên nhân vì sao. Việc sử dụng Timeline,sẽ giúp bạn sớm nhận ra giai đoạn nào đang bị chậm, để có phương án khắc phục nhanh chóng, giúp cho dự án hoàn thành đúng tiến độ để ra, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
4. Quản lý thời gian tốt hơn
Thời gian đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của bất kỳ dự án nào. Khi bạn lập kế hoạch một cách khoa học cho dự án của mình với các mốc thời gian cần hoàn thành, bạn sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro dự án bị chậm tiến độ, tránh việc mất thêm nhiều chi phí do việc chậm tiến độ gây ra.
Người quản lý cũng nắm rõ các nhiệm vụ và thời gian hoàn thành công việc của từng người để đốc thúc họ tập trung hoàn thành nhiệm vụ đúng thời gian đề ra.
5. Tăng động lực làm việc
Động lực làm việc của các thành viên trong Team sẽ góp phần giúp dự án thành công. Các thành viên trong Team sẽ cảm thấy dễ dàng duy trì động lực làm việc hơn khi họ có thể nhìn thấy rõ các công việc cần phải làm, vì nó giúp nâng cao sự tập trung và kỷ luật của họ.
Động lực cũng tăng lên khi họ có thể thấy mình hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn (hoặc thậm chí trước thời hạn) và nhận được lời động viên từ cấp trên.
6. Dễ dàng sắp xếp ưu tiên các công việc quan trọng
Với một dự án, bạn phải linh hoạt. Các nhiệm vụ ưu tiên thay đổi thường xuyên và điều cần thiết là bạn phải biết những gì cần làm trước, và việc gì có thể thực hiện sau.
Timeline giúp liệt kê các ưu tiên và phương hướng rõ ràng để các nhiệm vụ quan trọng nhất được hoàn thành trước.
III. Cách để tạo ra Timeline cho dự án
Việc tạo ra một Timeline để quản lý dự án thực sự không quá khó khăn. Dưới đây là các bước giúp bạn tạo ra một Timeline rõ ràng và hiệu quả.
1. Vạch ra mục tiêu của bạn
Trước khi bắt đầu, điều quan trọng là bạn phải biết mục tiêu của mình là gì và nhóm của bạn cũng đồng ý với nhau về mục tiêu tổng thể và mục tiêu riêng của họ cho từng dự án. Mọi người cần nắm rõ và đồng ý với từng mục tiêu trước khi tiến hành để không có những hiểu lầm về sau.
2. Xác định các mốc thời gian quan trọng
Xác định các mốc quan trọng là một cách tuyệt vời để giúp bạn lập lịch, lập kế hoạch và đánh giá dự án một cách hiệu quả. Các cột mốc quan trọng có thể bao gồm thời gian bắt đầu thực hiện và thời gian hoàn thành các giai đoạn của dự án, các cuộc họp hoặc thời gian kiểm tra…
3. Quyết định khung thời gian
Đối với điều này, bạn sẽ cần tìm những người sẵn sàng cho dự án và khối lượng công việc của họ như thế nào. Đây là thông tin quan trọng sẽ giúp bạn tạo tiến trình dự án và quyết định khung thời gian cho từng mốc thời gian.
Nếu việc lập khung thời gian không hợp lý sẽ có thể tạo ra áp lực và căng thẳng lên các thành viên trong Team.
Đừng đánh giá thấp hoặc đánh giá quá cao năng lực của các thành viên trong Team của bạn. Họp và trao đổi với các thành viên trong Team về khối lượng công việc và thời gian hoàn thành công việc, để setup thời gian một cách hợp lý, vừa giúp tạo động lực cho các thành viên vừa giúp dự án hoàn thành đúng Deadline yêu cầu.
4. Xem lại mọi thứ
Trước khi tạo Timeline quản lý dự án, tất cả mọi người phải xem xét đánh giá và thống nhất các công việc và các mốc thời giân cần hoàn thành công việc.
5. Tạo dòng Timeline cho dự án của bạn
Khi nói đến việc tạo Timline quản lý dự án, bạn nên sử dụng một công cụ lập kế hoạch dự án. Một công cụ như vậy sẽ giúp bạn quản lý các nhiệm vụ và ngân sách của mình, đồng thời nó cũng sẽ giúp bạn lập kế hoạch dự án của mình một cách hợp lý.
Đơn giản nhất, bạn có thể sử dụng Excel để tạo Timeline. Tuy nhiên, chúng không linh hoạt như các công cụ cao cấp và có thể không phải là công cụ tốt nhất cho các dự án phức tạp.
Chúc bạn thành công.