S&OP là gì? Lợi ích S&OP là gì?

S&OP (Sales and operations planning) là hoạch định phối hợp sản xuất và bán hàng. Là một quá trình quản lý kinh doanh. Đây là quá trọng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là sau dịch COVID. 

Nó liên quan đến việc quản lý các chức năng của doanh nghiệp, phối hợp làm việc cùng nhau để quản lý chuỗi cung ứng trong tương lai một cách hiệu quả nhất. 

Mục tiêu của S&OP là tối đa hóa doanh thu bằng cách lập kế hoạch trước để đảm bảo rằng các đơn đặt hàng của khách hàng được đáp ứng một cách hiệu quả nhất có thể.

S&OP đảm bảo rằng việc bán hàng không chỉ tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp mà còn tạo ra lợi nhuận. Hãy cùng xem quy trình hoạt động như thế nào và sau đó xem một số mẹo về cách thực hiện tốt quy trình này.

Nó liên quan đến việc đưa ra các dự đoán về doanh số bán hàng, các đỉnh và đáy trong nhu cầu trong tương lai, đồng thời xác định tác động sẽ có đối với sản xuất, hậu cần chuỗi cung ứng và tài chính trong tương lai. Tất cả các bộ phận của doanh nghiệp, bao gồm cả giám đốc điều hành (CEO), đều có thể tham gia vào quá trình này.

S&OP yêu cầu dự báo chi tiết về doanh số dự đoán, do đó, phần còn lại của doanh nghiệp có thể phản hồi chính xác để thực hiện các giao dịch do bộ phận bán hàng thực hiện.

Nó cũng giúp doanh số bán hàng minh bạch hơn về những sản phẩm nào sẽ có sẵn để bán và khi nào.

Hoạch định phối hợp sản xuất và bán hàng là rất quan trọng trong các doanh nghiệp phải sản xuất và vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng, nhưng nó là một phần cần thiết của quá trình phát triển của doanh nghiệp.

S&OP có một số lợi ích cho bộ phận bán hàng và công ty nói chung. Nó làm tăng tính minh bạch giữa các Team. Nó cung cấp cho các bộ phận đang phát triển sản phẩm nhiều thông tin hơn về nhu cầu. Nó cung cấp thêm thông tin cho tất cả các nhóm về vòng đời của sản phẩm. Và nó cung cấp cho mọi người nhiều thông tin hơn để có thể phép lập ngân sách và dự báo tốt hơn.

Hoạt động bán hàng và S&OP nghe có vẻ giống nhau, nhưng chúng hoàn toàn khác nhau. Hoạt động bán hàng là điều hành bộ phận bán hàng của bạn một cách hiệu quả nhất có thể. Thông thường, một nhóm hoạt động bán hàng sẽ thu thập dữ liệu, nhân viên trực tiếp và giám sát và cải tiến quy trình làm việc trong bộ phận bán hàng.

Còn đối với S&OP là về việc đồng bộ hóa những gì xảy ra trong bán hàng với những gì xảy ra trong phần còn lại của doanh nghiệp.

V. Làm thế nào để phát triển một quy trình phối hợp sản xuất và bán hàng?

Các chuyên gia trong lĩnh vực này phác thảo một số mô hình khác nhau mà bạn có thể sử dụng cho S&OP, một số mô hình cực kỳ phức tạp, nhưng dưới đây là một mô hình đơn giản phù hợp với nhiều doanh nghiệp đang vận hành hiện nay.

Bắt đầu với dự báo bán hàng. Điều này liên quan đến việc xem xét tất cả các yếu tố thông thường của dự báo bán hàng - dữ liệu lịch sử, sản phẩm mới tham gia thị trường và các yếu tố bên ngoài như thời gian trong năm, thời tiết và bất kỳ sự kiện lớn nào sắp tới. Khi bạn đã có dự báo bán hàng, điều đó cho phép bạn xác định mức độ nhu cầu trong chuỗi cung ứng của mình.

Dự báo cung cấp cho bạn khả năng xác định nhu cầu có thể xảy ra. Một nhóm hoạt động, bán hàng và tài chính gồm nhiều tổ chức phải kết hợp với nhau để tìm ra nhu cầu về sản phẩm của bạn và nhu cầu đó sẽ xảy ra ở đâu và khi nào. Bạn có thể sử dụng khoảng thời gian này để đối sánh dữ liệu nhu cầu lịch sử với dự báo bán hàng và kiểm tra xem cả hai có khớp nhau không.

Bây giờ đã đến lúc đánh giá khả năng cung ứng của bạn và khả năng đó khớp với nhu cầu dự đoán như thế nào. Sản xuất sẽ diễn ra ở đâu và khi nào, và làm thế nào để điều đó phù hợp với nhu cầu dự kiến? 

Đây là giai đoạn mà tất cả các yếu tố được kết hợp với nhau. Đây là điểm hợp lý để xác định các rào cản đối với việc đáp ứng nhu cầu và các tác động tài chính của việc dung hòa hai yếu tố này. Doanh nghiệp có cần bổ sung thêm nhân viên hỗ trợ, thuê nhà cung cấp mới hay phân bổ thêm nguồn lực để vận chuyển không? Làm thế nào để ngân sách cho những việc này khớp với các dự báo tài chính đã dự đoán trước?

Ở giai đoạn này, nhóm điều hành sẽ xem xét các dự kiến, tất cả các kịch bản được xem xét và kế hoạch được ký kết.

Sau khi được phê duyệt, kế hoạch sẽ được hoàn thiện và thực hiện. Mọi dữ liệu thu thập được sẽ được đưa trở lại quy trình dự báo cho vòng tiếp theo.

Các chỉ số quan trọng nhất đối với công ty và ngành của bạn là gì? Thay vì dựa vào các chỉ số tổng quát, Team của bạn cần xác định các KPI phù hợp nhất cho tổ chức của bạn. Bạn cần KPI phù hợp với mục tiêu của công ty và điều này cho thấy rằng bạn đang đi đến thành công ..

Bất kỳ quy trình S & OP nào không có các KPI thích hợp để hướng tới đều có khả năng tạo ra những sơ suất và dẫn đến dự báo không chính xác.

Các chỉ số phù hợp đảm bảo hướng đến mục tiêu hiệu quả hơn, do đó mọi người trong công ty phải cùng hiểu và nắm bắt thông tin một cách đầy đủ, dù bất kể vị trí của họ là gì.

Mọi thành viên của nhóm S & OP nên biết cách phân tích và diễn giải các chỉ số KPI và chỉ số kinh doanh. Giúp triển khai đến phần còn lại của tổ chức.

KPI sẽ giúp đưa ra các bước lập kế hoạch bán hàng và sản xuất, nhưng chúng sẽ thay đổi tùy thuộc vào quý, nhà sản xuất hoặc thậm chí từng dòng sản phẩm riêng lẻ. 

S & OP hiệu quả đòi hỏi sự ưu tiên phù hợp và cấu trúc rõ ràng. Hãy đảm bảo rằng văn phòng điều hành được cung cấp đầy đủ thông tin và cập nhật tất cả các kế hoạch bán hàng và sản xuất trước khi chúng được triển khai. Điều này sẽ giảm thiểu sự gián đoạn và những thay đổi vào phút cuối có thể làm chậm toàn bộ quá trình.

Lý tưởng nhất là Giám đốc điều hành (CEO) của bạn nên là người đứng đầu chiến lược, với những người quản lý được bầu chọn bên dưới anh ta làm đầu mối liên hệ được chỉ định cho các nhóm khác nhau.
Mặc dù cấu trúc là quan trọng, nhưng hãy tích hợp một số tính linh hoạt. Bạn cần điều này để đáp ứng các thay đổi nhanh chóng và hiệu quả.

Khi thiết lập các vai trò trong cấu trúc S & OP của bạn, hãy cố gắng hết sức để duy trì sự liên kết giữa các bộ phận.

Đảm bảo rằng mỗi cá nhân cảm thấy như họ là một phần của một nhóm. Các cuộc họp hàng tuần hoặc hai tuần một lần có thể giúp tạo ra điều này. Khuyến khích những thứ kết nối mọi người bên ngoài công việc của họ.

Dự báo giới thiệu sản phẩm mới (NPI) và dự báo cuối vòng đời (EOL) đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả của quá trình lập kế hoạch bán hàng và sản xuất của doanh nghiệp. Và dự báo tốt phải tính đến cả hai yếu tố đó.

Nếu các nhà phân tích không xác định được thời hạn và tác động của một sản phẩm mới hoặc sản phẩm cuối cùng sẽ có đối với chuỗi cung ứng và doanh thu của bạn, thì năng suất có thể đi vào bế tắc.

Tuy nhiên, việc kết hợp các dự báo NPI và EOL vào chiến lược lập kế hoạch hàng ngày của bạn không chỉ giúp ngăn chặn sự sơ suất và mất mát mà còn cho phép bạn dự đoán những sản phẩm mà người tiêu dùng có nhiều khả năng mua nhất.

Giao tiếp là chìa khóa cho quy trình S & OP thành công. Giữ liên lạc với mọi cá nhân trong Team bằng các nền tảng dựa trên đám mây như Google Suite và Microsoft SharePoint. Các nền tảng như thế này giúp chia sẻ ý tưởng, đưa ra các bản cập nhật quan trọng và thảo luận về những thay đổi tiềm năng dễ dàng hơn, dù các thành viên đang  ngồi ở vị trí nào ở nhà hoặc ở công ty.

Kiểu liên kết nhóm này giúp bạn dễ dàng tích hợp các bước lập kế hoạch bán hàng và hoạt động trong toàn công ty. Nó cũng cho phép các bộ phận khác nhau cung cấp cho bạn phản hồi liên tục và ngay lập tức.

Các bên liên quan đang tin tưởng vào việc bạn đi trước thị trường một bước. Cách tốt nhất để đưa ra dự đoán chính xác và phát triển các giải pháp hiệu quả là luôn có dữ liệu và thông tin nội bộ mới nhất.

Đừng để nhóm của bạn đưa ra kết luận và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu lỗi thời hoặc không chính xác. Đảm bảo dữ liệu của bạn chính xác và giữ ở mức tối thiểu các lỗi và phản hồi chậm trễ bằng cách đảm bảo dữ liệu của bạn có thể dễ dàng truy cập và cập nhật trong thời gian thực ..

Chuỗi cung ứng và doanh thu của bạn được kết nối với nhau - hàng tồn kho và sản phẩm cung cấp cho khách hàng, từ đó cho phép bạn thu lợi nhuận - nhưng bạn không nên gộp chúng lại với nhau trong kế hoạch S & OP của mình.

Các yếu tố ảnh hưởng đến sản xuất thường khác với các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.

Hãy xem xét tác động của mỗi cái lên cái kia, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đo lường chi phí, lợi nhuận và doanh thu một cách riêng biệt với các chỉ số sản xuất.

Điều này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ chính xác hơn và xác định rủi ro dễ dàng hơn.

Bản chất chiến thuật của việc lập kế hoạch sản xuất và bán hàng là cung cấp cơ hội để dự báo chi phí, thiết lập các mục tiêu lợi nhuận rõ ràng và đưa ra các quyết định sáng suốt để biến những mục tiêu đó thành hiện thực.

Ban đầu có thể khó để thành thạo, nhưng khi bạn phát triển quy trình lập kế hoạch sản xuất và bán hàng phù hợp với doanh nghiệp của mình, bạn sẽ ngạc nhiên về lợi ích mang lại cho công ty.

Về cốt lõi, một kế hoạch S & OP tốt là một công cụ mạnh mẽ có thể hợp nhất nhiều bộ phận của một doanh nghiệp và định hướng tất cả các bộ phận của nó xung quanh một mục tiêu chung và một tầm nhìn chung.

Hợp tác và giao tiếp sẽ luôn là hai yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công của S & OP của một công ty. Bằng cách làm theo các mẹo này và xem xét kỹ hơn việc quản lý hoạt động hiện tại của mình, bạn sẽ xác định được điểm mạnh của mình đồng thời phát hiện và khắc phục các lĩnh vực cần quan tâm nhiều hơn.

Chúc bạn thành công.