Mỗi người chúng ta chỉ có 24 tiếng một ngày, vì vậy việc tận dụng thời gian là rất quan trọng. Có hai cách để tăng năng suất làm việc của bạn đó là làm thêm giờ (
OT là gì?) hoặc làm việc thông minh hơn.
Để có thể làm việc năng suất hơn đòi hỏi bạn phải cân nhắc hơn về cách bạn quản lý thời gian của mình. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 15 cách đơn giản nhưng hiệu quả để tăng năng suất trong công việc.
1. Theo dõi và giới hạn lượng thời gian bạn đang dành cho các nhiệm vụ
Bạn có thể nghĩ rằng bạn khá giỏi trong việc đánh giá lượng thời gian bạn đang dành cho các nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, một số nghiên cứu cho thấy chỉ có khoảng 17% số người có thể ước tính chính xác thời gian trôi qua.
Một công cụ quản lý thời gian có thể giúp bạn bằng cách cho bạn biết chính xác lượng thời gian bạn dành cho các công việc hàng ngày, bao gồm mạng xã hội, email, xử lý văn bản và ứng dụng.
2. Nghỉ giải lao thường xuyên
Nghe có vẻ trái ngược, nhưng nghỉ giải lao theo lịch trình thực sự có thể giúp cải thiện sự tập trung. Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng nghỉ ngơi ngắn trong các nhiệm vụ dài sẽ giúp bạn duy trì mức hiệu suất không đổi; trong khi làm việc ở một nhiệm vụ mà không có thời gian nghỉ ngơi dẫn đến việc giảm sút hiệu suất làm việc.
3. Đặt ra Deadline trong công việc
Mặc dù chúng ta thường nghĩ căng thẳng là một điều tồi tệ, nhưng mức độ căng thẳng phải đáp ứng thời gian hoàn thành có thể kiểm soát được thực sự có thể hữu ích trong việc mang lại cho chúng ta sự tập trung và giúp chúng ta đạt được mục tiêu của mình.
Đối với các nhiệm vụ hoặc dự án chưa kết thúc, hãy thử đặt cho mình một deadline cuối cùng và sau đó thực hiện nó. Bạn có thể ngạc nhiên khi khám phá ra rằng bạn có thể tập trung và hiệu quả như thế nào khi hoàn thành dự án.
4. Tuân theo "quy tắc hai phút"
Doanh nhân Steve Olenski khuyên bạn nên thực hiện "quy tắc hai phút" để tận dụng tối đa khoảng thời gian nhỏ mà bạn có trong công việc.
Cách làm là: Nếu bạn thấy một nhiệm vụ hoặc hành động mà bạn biết có thể được thực hiện trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy làm ngay lập tức. Theo Olenski, việc hoàn thành nhiệm vụ ngay lập tức thực sự tốn ít thời gian hơn so với việc phải quay lại sau đó.
5. Nói không với các cuộc họp
Các cuộc họp là một trong những khoảng thời gian ngốn thời gian nhất, nhưng chúng ta vẫn phải đặt lịch, tham dự và cảm thấy khó chịu vì mất quá nhiều thời gian cho chúng.
Theo thống kê, nhân viên văn phòng trung bình dành hơn 31 giờ mỗi tháng cho các cuộc họp không hiệu quả. Trước khi đặt cuộc họp tiếp theo, hãy tự hỏi bản thân xem liệu bạn có thể hoàn thành các mục tiêu hoặc nhiệm vụ tương tự mà không cần phải họp bằng cách sử Email, điện thoại hoặc một cuộc họp Online.
6. Tổ chức các cuộc họp thường trực
Nếu bạn nhất thiết phải có một cuộc họp, có một số bằng chứng cho thấy các cuộc họp thường trực có thể dẫn đến việc tăng cường kết nối giữa các thành viên, hiểu rõ vấn đề và cải thiện hiệu suất làm việc nhóm.
7. Không làm nhiều việc 1 lúc
Mặc dù chúng ta có xu hướng coi khả năng đa nhiệm là một kỹ năng quan trọng để tăng hiệu quả, nhưng trên thực tế điều ngược lại có thể đúng. Các nhà tâm lý học đã phát hiện ra rằng việc cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc có thể làm mất thời gian và năng suất. Thay vào đó, hãy tạo thói quen cam kết thực hiện một nhiệm vụ duy nhất trước khi chuyển sang công việc tiếp theo của bạn.
8. Tận dụng thời gian rảnh
Bất cứ khi nào bạn có thời gian rảnh, hãy tận dụng nó để đọc email, liệt kê các công việc cần làm hàng ngày thay vì lướt Facebook, hoặc chơi game.
9. Từ bỏ ảo tưởng về sự hoàn hảo
Nhiều nhân viên thường mất rất nhiều thời gian để làm một công việc nào đó để nó thật hoàn hảo, nhưng thực tế thì không có gì là hoàn hảo cả. Thay vì mất quá nhiều thời gian chờ đợi và chuẩn bị cho một công việc nào đó, hãy tận dụng những gì bạn đang có để hoàn thành nó một cách tốt nhất và làm tiếp các công việc khác. Nếu cần bạn có thể quay lại điều chỉnh hoặc cải thiện sau khi bạn có thời gian rảnh.
10. Tập thể dục
Hãy tận dụng thời gian rảnh để tập thể dục, điều này thực sự có thể giúp cải thiện năng suất, theo một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Y học. Nếu có thể, hãy xây dựng thời gian nhất định trong tuần để đi bộ hoặc đến phòng tập thể dục. Việc cơ thể vận động có thể giúp bạn tỉnh táo và lấy lại sự tập trung.
12. Tắt thông báo
Không ai có thể cưỡng lại sức hấp dẫn của một tin nhắn, email, thư thoại hoặc thông báo văn bản. Trong giờ làm việc, hãy tắt thông báo của bạn và thay vào đó hãy xác định thời gian để kiểm tra email và tin nhắn. Đây là một phần giúp công việc chủ động hơn.
13. Làm việc trong khoảng thời gian 90 phút
Các nhà nghiên cứu tại Đại học Bang Florida đã phát hiện ra những người biểu diễn ưu tú (vận động viên, người chơi cờ vua, nhạc sĩ, v.v.) làm việc trong khoảng thời gian không quá 90 phút có năng suất cao hơn những người làm việc hơn 90 phút. Họ cũng phát hiện ra rằng những đối tượng hoạt động tốt nhất có xu hướng làm việc không quá 4,5 giờ mỗi ngày.
14. Tạo không gian làm việc gọn gàng, sạch đẹp
Nghe có vẻ khó xảy ra, nhưng một số nghiên cứu cho thấy việc trang bị một văn phòng với các yếu tố thẩm mỹ - như cây cối - có thể tăng năng suất lên tới 15%. Tạo không gian văn phòng của bạn bằng tranh, nến, hoa hoặc bất cứ thứ gì khác mang lại sự vui vẻ, hào hứng khi bạn nhìn vào.
15. Giảm thiểu sự gián đoạn
Những gián đoạn ngắn cũng có thể tạo ra sự thay đổi trong cách làm việc và giảm năng suất tương ứng. Giảm thiểu sự gián đoạn có thể có nghĩa là đặt giờ làm việc, đóng cửa hoặc làm việc tại nhà cho các dự án đòi hỏi áp lực về thời gian.
Nếu bạn cảm thấy cần phải tăng năng suất trong công việc, hãy chống lại sự cám dỗ, mất tập trung khi làm việc bằng cách lên lịch các việc cần làm cụ thể. Ngoài ra, hãy chậm lại một bước và nghĩ về những cách bạn có thể làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn.
Chúc bạn thành công.
Wiindi.net