Có nhiều lợi ích khi mua một hệ thống POS, đặc biệt là giúp bạn dễ dàng quản lý hoạt động kinh doanh bán lẻ của mình hơn. Hệ thống POS có thể đơn giản hóa đáng kể các nhiệm vụ kinh doanh hàng ngày.
I. POS là gì?
Hệ thống POS (Máy bán hàng) là được thiết kế nhỏ gọn bao gồm phần mềm quản lý và phần cứng để vận hành như màn hình cảm ứng, máy tính, phần mềm quản lý , và các thiết bị đầu cuối như máy quét mã, máy in…
Máy bán hàng giúp nhân viên thao tác nhanh, chính xác bao gồm các chức năng như tính tiền, theo dõi và quản lý
hàng tồn kho của cửa hàng.
Hệ thống POS ngoài chức năng là máy tính tiền, nó cũng sẽ bao gồm phần cứng và phần mềm khác liên quan đến giao dịch của khách hàng, chẳng hạn như máy quét mã vạch, bộ xử lý tính tiền qua thẻ tín dụng, ngăn kéo tiền mặt, máy in hóa đơn...
II. Các loại máy POS
- Máy POS bán hàng cảm ứng.
- Máy POS bán hàng cầm tay.
- Máy POS quẹt thẻ.
- Máy tính tiền.
II. Những lợi ích khi sử dụng máy POS
1. Quản lý hàng tồn kho tốt hơn
Máy bán hàng POS giúp bạn dễ dàng theo dõi hàng tồn kho mà cửa hàng đang có. Bạn có thể xem và quản lý các mặt hàng tồn kho ngay tức thì và biết số lượng các sản phẩm đang còn nhiều hay ít hoặc đã hết hàng.
Ngoài ra, khi nhập hàng vào kho, nếu sản phẩm đã có trong danh mục, chỉ cần quét mã mặt hàng và nhập số lượng, ngay lập tức các mặt hàng sẽ được ghi nhận trong dữ liệu của phần mềm Pos. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc kiểm kê hàng tồn kho theo cách thủ công và giảm thiểu rủi ro bị mất hàng hóa.
Các mặt hàng đã bán được sẽ bị trừ trực tiếp vào hàng tồn kho với mỗi giao dịch. Điều này giúp bạn có thể theo dõi được số lượng từng mặt hàng mà cửa hàng có trong kho.
2. Lập hóa đơn nhanh và đơn giản
Máy POS có chức năng cho phép bạn ghi lại và nhóm tất cả các hóa đơn lại. Có một số loại hóa đơn cần quản lý trong một công ty và điều quan trọng là có thể dễ dàng phân biệt chúng. Bạn có thể tìm thấy các hóa đơn mua, bán, sửa chữa, cho thuê, ký gửi và các hóa đơn khác tùy thuộc vào phần mềm.
Quản lý hóa đơn dễ dàng đặc biệt quan trọng đối với các hoạt động kế toán của công ty. Nó là bằng chứng xác nhận rằng bạn đã bán một sản phẩm hoặc dịch vụ. Hóa đơn chứa các thông tin quan trọng đối với người mua như giá trị giao dịch, số lượng hàng hóa đã bán, mô tả hàng hóa, v.v.
Việc thực hiện theo dõi này sẽ phức tạp nếu nó được thực hiện thủ công. Như vậy, điểm bán hàng có thể xuất hóa đơn, ghi thông tin mua, bán nhanh hơn rất nhiều so với cách tính tiền thủ công.
3. Thanh toán nhanh
Máy bán hàng giúp thanh toán nhanh hơn. Nhân viên chọn sản phẩm khách muốn mua và hệ thống tự động tính giá. Hóa đơn có thể được in trực tiếp tại chỗ bằng máy in hóa đơn.
Tùy thuộc vào sự tích hợp và thiết bị đầu cuối, nhân viên có thể , quét các mặt hàng nhanh hơn, tính tiền nhanh hơn, chính xác hơn. Đối với khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Điều này giúp khách hàng hoàn tất giao dịch nhanh chóng và dễ dàng.
Với máy tính tiền, thời gian chờ đợi của người tiêu dùng giảm đáng kể và nhân viên có thể hoàn thành giao dịch nhanh, chính xác và hiệu quả hơn, giảm thời gian chờ đợi.
4. Quản lý khách hàng tốt hơn
Với hệ thống POS, bạn có thể lưu lại thông tin của khách hàng vào hệ thống của mình.
Đó có thể là tên, số điện thoại, giao dịch mua, e-mail, v.v. Với những thông tin thu thập được từ khách hàng sẽ giúp bạn có đủ dữ liệu để phân tích được các nhóm khách hàng khác nhau như khách hàng mới, khách hàng tiềm năng.
Bạn có thể gửi các thông tin khuyến mại cho khách hàng của mình để khuyến khích họ ghé thăm cửa hàng của bạn thường xuyên hơn hoặc để xây dựng mối quan hệ với khách hàng bằng những lời chúc vào ngày sinh nhật hoặc các ngày đặt biệt như 8/3…
Hệ thống có thể giúp bạn theo dõi từng khách hàng để đưa ra các chương trình khuyến mại. Quản lý thông tin khách hàng phù hợp cho phép bạn hiểu kỹ về khách hàng mục tiêu của mình và đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn.
5. Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng tốt hơn
Khách hàng của bạn có thể muốn một mặt hàng mà bạn hiện không có trong kho. Với hệ thống Máy POS, bạn có thể ghi nhận lại và thống kê số lượng mặt hàng cần phải mua thêm.
Khi sản phẩm được nhập về và đưa vào kho, phần mềm sẽ thông báo cho nhân viên để nhắc nhở họ chuẩn bị sản phẩm để giao cho khách hàng đã đặt.
Tính năng này hỗ trợ cửa hàng theo dõi các đơn hàng được yêu cầu và ghi lại chúng. Điều này có thể giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng tốt hơn và phát triển doanh thu.
6. Quản lý đơn hàng của nhà cung cấp và có kế hoạch mua hàng tốt hơn
Việc mua sắm các thiết bị phục vụ cho công việc kinh doanh của bạn là điều cần thiết. Đây là lý do tại sao hệ thống POS hữu ích để quản lý đúng cách các giao dịch mua từ các nhà cung cấp của bạn. Nó cho phép bạn theo dõi tất cả các đơn hàng bạn đã đặt bao gồm thời gian đặt, danh sách mặt hàng, số lượng và giá và thời gian giao hàng.
Ngoài ra, hệ thống POS có chức năng cho phép bạn lập kế hoạch mua hàng trong tương lai, cũng như số lượng sản phẩm tối thiểu bạn cần cho cửa hàng của mình. Điều này giúp kiểm soát tốt hơn việc mua hàng của bạn và có số lượng hàng tồn kho tối ưu trong cửa hàng để giảm chi phí.
7. Mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng
Sử dụng máy Pos tính tiền tại cửa hàng sẽ giúp nhân viên thao tác nhanh, chính xác giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng cũng như giảm rủi ro tính nhầm. Điều này sẽ giúp mang lại cho khách hàng sự thoải mải và hài lòng vì không phải chờ quá lâu, mang lại cho
trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng khi mua hàng.
Việc mang lại sự hài lòng cho khách hàng khi mua sắm, họ có thể sẽ trung thành với cửa hàng của bạn. Đây có thể là một lợi thế to lớn cho doanh nghiệp vì việc giữ chân khách hàng là cơ hội giúp tăng doanh thu đáng kể trong tương lai, giảm nguy cơ mất khách hàng và mất tiền.
8. Quản lý nhân viên tốt hơn
Việc tối ưu hóa thời gian của nhân viên có thể trở nên phức tạp nếu không có dữ liệu để xem xét và đánh giá. Với hệ thống POS, có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý nhân viên của bạn và tối ưu hóa lịch làm việc của họ.
Với hệ thống POS, cho phép bạn xem được doanh số bán hàng trên mỗi nhân viên, số giờ làm việc của họ và doanh số bán hàng trong một ngày hoặc một tuần. Với thông tin này, bạn có thể biết nhân viên nào làm việc tốt, nhân viên nào không và giờ cao điểm trong cửa hàng.
Ngoài ra, các thông tin này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xây dựng lịch làm việc, tối ưu hóa thời gian của nhân viên tại cửa hàng.
9. Quản lý các chương trình khuyến mãi tốt hơn
Có nhiều chương trình khuyến mãi cho các sản phẩm có thể sẽ khiến bạn khó quản lý để biết chương trình nào đang hoạt động và không hoạt động.
Bằng cách có một hệ thống POS, bạn có thể có xu hướng chạy các chương trình khuyến mãi của mình hiệu quả hơn.
Bạn chỉ cần chọn các mặt hàng bạn muốn khuyến mại trong phần mềm, cho biết mức khuyến mãi như giảm giá bao nhiêu phần trăm và thời hạn. Khi bạn đã thiết lập các chương trình khuyến mãi của mình, tất cả những gì bạn phải làm là kích hoạt chúng.
Với chức năng này, bạn có thể tiết kiệm thời gian quản lý các chương trình khuyến mãi của mình. Việc điều hướng để tìm các chương trình khuyến mãi của bạn cũng sẽ dễ dàng hơn. Điều này cho phép bạn theo dõi các chương trình khuyến mãi đang hoạt động có hiệu quả không.
Chúc bạn thành công.