I. SOP là gì?
SOP ( Standard Operating Procedures ) là Quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Đây là các quy trình được lập thành văn bản mà một công ty áp dụng để đảm bảo rằng các dịch vụ và sản phẩm luôn được thực hiện và đảm bảo chất lượng một cách nhất quán.
Một khía cạnh thiết yếu của bất kỳ Hệ thống chất lượng nào là kỹ năng làm việc và tuân theo các Quy trình hoạt động tiêu chuẩn rõ ràng và được tiêu chuẩn hóa.
Để đảm bảo nhân viên đang vận hành theo một quy trình được tiêu chuẩn hóa, điều này không chỉ giúp tăng năng suất mà còn giảm nguy cơ sai sót.
Các yêu cầu đối với các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) và định dạng của chúng sẽ khác nhau giữa các ngành. Các yêu cầu cũng có thể phụ thuộc vào loại hoạt động mà tổ chức của bạn đang thực hiện hoặc những quy định nào mà doanh nghiệp của bạn chịu sự điều chỉnh.
II. Tại sao doanh nghiệp cần Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP)
Các quy trình hoạt động tiêu chuẩn sẽ không phải là giải pháp toàn diện để đạt được hiệu xuất làm việc tốt nhất. Tuy nhiên, những gì Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) làm được sẽ là đảm bảo rằng bạn có một hệ thống và quy trình chất lượng rõ ràng, nhân viên có năng lực và nắm rõ các yêu cầu, quy định từ cấp trên.
SOP giúp bạn đánh giá nhiều hơn những gì bạn đang làm hiện tại nhưng cũng giúp bạn quyết định cách tiếp tục. Hãy tưởng tượng nếu tổ chức của bạn đang tìm cách triển khai phần mềm quản lý tài liệu mới.
Để xác định phần mềm cần mua, bạn cần biết nhân viên của mình sẽ sử dụng phần mềm như thế nào và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến quy trình kinh doanh của doanh nghiẹp.
Nếu bạn có quy trình hoạt động tiêu chuẩn đầy đủ và kỹ lưỡng, bạn có thể sử dụng chúng để đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của phần mềm mới. Bằng cách hiểu đầy đủ các quy trình hiện tại của mình, bạn sẽ đưa ra lựa chọn tốt nhất cho tổ chức của mình.
III. Các lý do nên có Quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong doanh nghiệp
SOP là một công cụ hữu íc cho kinh doanh vì nó truyền đạt cách thức chính xác để thực hiện một hoạt động trong tổ chức của bạn. Quy trình hoạt động tiêu chuẩn ở mức tối thiểu mang lại các lợi ích sau:
1. Tính nhất quán
Lợi ích đầu tiên của Quy trình hoạt động tiêu chuẩn là tính nhất quán trong cách một cá nhân thực hiện một nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể. Quy trình càng nhất quán từ người này sang người khác, thì càng ít có khả năng xảy ra các vấn đề về chất lượng.
2. Giảm lỗi
Một Quy trình hoạt động tiêu chuẩn bằng văn bản trình bày chi tiết một tập hợp các hướng dẫn để thực hiện một tác vụ. Và mỗi cá nhân trong công ty nắm rõ và thực hiện nhiệm vụ như quy trình đề ra, thì sẽ có nhiều cơ hội giảm thiểu sai sót hơn.
3. Giao tiếp
Một lợi ích tuyệt vời khác mà bạn cần SOP trong tổ chức của mình là giao tiếp. Với những cải tiến được thực hiện đối với các quy trình, các quy trình vận hành được cập nhật và mỗi bản cập nhật sẽ được áp dụng để hướng dẫn cho nhân viên.
Cập nhật SOP cung cấp một phương pháp để truyền đạt những thay đổi của quy trình cho nhân viên.
IV. Lợi ích của việc có SOP trong doanh nghiệp
Tạo thêm cấu trúc trong các hoạt động kinh doanh của bạn có thể cải thiện đáng kể năng suất và giảm chi phí. Không phải mọi tổ chức sẽ được hưởng lợi từ loại tiêu chuẩn này và điều đó phụ thuộc vào CEO, chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người quản lý, để xác định xem có quy trình công việc nào có thể được lặp lại hàng ngày trong công ty của bạn hay không và liệu có đáng để tạo ra quy trình và training những quy trình đó cho nhân viên hay không.
Có rất nhiều lợi ích khi triển khai các quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong doanh nghiệp như
1. Cung cấp cho mọi người tất cả các thông tin về an toàn, sức khỏe, môi trường và hoạt động cần thiết để thực hiện công việc một cách đúng đắn. Chỉ đặt giá trị vào sản xuất mà bỏ qua vấn đề an toàn, sức khỏe và môi trường về lâu dài sẽ gây tốn kém. Tốt hơn hết là đào tạo nhân viên về mọi mặt khi thực hiện công việc còn hơn là sau này phải đối mặt với tai nạn, tiền phạt và kiện tụng.
2. Để đảm bảo rằng các hoạt động sản xuất được thực hiện một cách nhất quán để duy trì kiểm soát chất lượng của các quá trình và sản phẩm. Người tiêu dùng, từ cá nhân đến công ty, đều muốn sản phẩm có chất lượng và thông số kỹ thuật phù hợp. SOP quy định các bước công việc giúp tiêu chuẩn hóa sản phẩm để đạt được chất lượng.
3. Để đảm bảo rằng các công việc và giai đoạn liên tục không bị gián đoạn và được hoàn thành theo đúng tiến độ quy định. Bằng cách tuân theo các quy trình hoạt động tiêu chuẩn( SOP), sẽ giúp tránh việc dừng quy trình do hỏng hóc thiết bị hoặc hư hỏng cơ sở vật chất khác.
Để đảm bảo rằng không có sự cố nào xảy ra trong quá trình sản xuất và các quy trình khác có thể gây hại cho bất kỳ ai trong cộng đồng xung quanh. Tuân theo các bước về sức khỏe và môi trường trong SOPs đảm bảo chống lại sự cố tràn và khí thải đe dọa các nhà máy lân cận và tạo ra sự phẫn nộ của cộng đồng.
4. Để đảm bảo rằng các thủ tục đã được phê duyệt được tuân theo các quy định của công ty và chính phủ. Các SOP được viết tốt góp phần đảm bảo rằng tuân theo các quy định của chính phủ. Chúng cũng thể hiện ý định thiện chí của công ty là hoạt động chính xác.
Việc không viết và sử dụng các SOP thích hợp sẽ chỉ báo hiệu cho các cơ quan quản lý của chính phủ rằng doanh nghiệp của bạn không nghiêm túc trong việc tuân thủ các quy định của nhà nước.
5. Để phục vụ như một tài liệu đào tạo để dạy người dùng về quy trình mà SOP được viết.
Các SOP kỹ lưỡng có thể được sử dụng làm cơ sở để cung cấp các khóa đào tạo chuẩn hóa cho những nhân viên mới làm một công việc cụ thể và cho những người cần đào tạo lại.
6. Để phục vụ như một danh sách kiểm tra cho các đồng nghiệp quan sát hiệu suất công việc để củng cố hiệu suất phù hợp. Quá trình tích cực quan tâm đến đồng nghiệp liên quan đến việc một công nhân huấn luyện người khác về mọi khía cạnh để thực hiện tốt công việc. Khi vạch ra các quy trình chính xác trong một SOP tốt, bất kỳ đồng nghiệp nào cũng có thể sử dụng SOP đó để huấn luyện người khác và giúp cải thiện kỹ năng làm việc.
7. Để phục vụ như một danh sách kiểm tra cho các kiểm toán viên.
Đánh giá kết quả công việc là một quá trình tương tự như quan sát đã đề cập trước đây, chỉ khác là nó thường liên quan đến việc lưu giữ hồ sơ. SOP nên đóng vai trò là nền tảng vững chắc khi phát triển danh sách kiểm tra đánh giá chi tiết.
8. Hoạt động như một bản ghi lịch sử về cách thức, lý do và thời điểm của các bước trong một quy trình hiện có. Điều này cung cấp cơ sở thực tế để sửa đổi các bước đó khi quy trình hoặc thiết bị được thay đổi. Khi mọi người chuyển từ công việc này sang công việc khác trong và giữa các công ty, kiến thức và kỹ năng bất thành văn sẽ biến mất khỏi nơi làm việc.
Các SOP bằng văn bản được duy trì thích hợp có thể ghi lại trải nghiệm tốt nhất có thể phục vụ những người lao động mới khi những người cũ chuyển sang làm vị trí khác.
9. Để giải thích các bước trong quy trình xem xét trong điều tra tai nạn. Mặc dù tai nạn là không may, hãy xem đó là cơ hội để học cách cải thiện điều kiện. Một SOP tốt cho bạn cơ sở để bắt đầu điều tra các vụ tai nạn.
Chúc bạn thành công.