I. Purchasing ?
Purchasing là nhân viên thu mua. Nhân viên thu mua sẽ chịu trách nhiệm mua sắm các nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất hoặc trang thiết bị cần thiết để hổ trợ công việc kinh doanh của công ty với giá tốt nhất có thể.
Tuy theo lĩnh vực hoạt động cụ thể của từng doanh nghiệp mà nhân viên thu mua sẽ chịu trách nhiệm mua sắm các nguyên vật liêu khác nhau.
Nếu là công ty thuộc lĩnh vực sản xuất các nguyên liệu phải mua như sắt, thép, nhôm, nhựa và các dụng cụ máy móc phục vụ sản xuất, thậm chí là đồ dùng văn phòng.
Trong lĩnh vực bán lẻ thì nhân viên thu mua luôn đảm bảo có đủ sản phẩm trên kệ hoặc trong kho để phục vụ khách hàng.
II. Các công việc Purchasing phải làm
- Lập và kiểm soát kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu; tính toán số lượng nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất.
- Xác định các yêu cầu đối với hàng hóa, vật liệu và dịch vụ.
- Xác định các nhà cung cấp đáng tin cậy.
- Thương lượng giá cả.
- So sánh các điều khoản giao hàng.
- Xác lập số lượng đặt hàng.
- Viết yêu cầu dự thầu và trao hợp đồng cung cấp.
- Phối hợp giao hàng với kho so với khả năng lưu trữ.
- Kiểm tra sản phẩm và kiểm tra chất lượng.
- Quản lý ngân sách và thanh toán.
III. Trách nhiệm của nhân viên mua sắm
Bộ phận mua hàng giúp giữ cho hoạt động sản xuất của công ty được trơn tru. Họ mua sắm hàng hóa và dịch vụ cần thiết để đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp một cách kịp thời và tránh lãng phí.
Mua hàng chịu trách nhiệm cho quá trình mua sắm. Đảm bảo việc cung cấp hàng hóa, nguyên liệu sản xuất và thiết bị cho quá trình sản xuất trong doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Muốn vậy, hàng hoá phải được mua sắm đúng lúc, đúng số lượng.
Nếu quá trình thu mua không tốt, có nguy cơ doanh nghiệp không thể sản xuất sản phẩm hoặc số lượng nguyên vật liệu quá nhiều, khiến vốn của doanh nghiệp nằm trong kho không thể lưu chuyển gây ảnh hưởng đến dòng tiền trong doanh nghiệp.
1. Đạt được mức giá tốt nhất có thể
Bộ phận mua hàng cũng có trách nhiệm liên tục đánh giá xem liệu những nguyên vật liệu thu mua đã có giá tốt nhất trên thị trường hay chưa để có thể tối ưu hóa lợi nhuận cho công ty.
Điều này có thể là một thách thức đối với một doanh nghiệp nhỏ có thể mua với số lượng ít hơn một nhà cung cấp lớn hơn và do đó có thể không nhận được cùng một loại chiết khấu số lượng lớn. Bộ phận mua hàng cần phải đi tìm các nhà cung cấp tốt nhất với giá hợp lý nhất cho các đơn đặt của công ty.
Nhân viên bộ phận mua hàng có thể liên lạc với các nhà cung cấp thay thế, thương lượng giá tốt hơn cho các đơn đặt hàng số lượng lớn hoặc điều tra khả năng mua nguyên liệu rẻ hơn từ các nguồn thay thế đây một phần trong các hoạt động hàng ngày của nhân viên thu mua.
2. Thủ tục giấy tờ và Kế toán
Bộ phận mua hàng xử lý tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến việc mua và giao vật tư, nguyên liệu. Việc mua hàng đảm bảo nguyên vật liệu được giao đúng thời gian quy định từ nhà cung.
Tạo và theo dõi các đơn đặt hàng và làm việc cùng với bộ phận tiếp nhận và bộ phận kế toán để đảm bảo rằng các đơn hàng đã đặt đã được nhận đầy đủ và được thanh toán đúng hạn.
Trong một doanh nghiệp nhỏ, bộ phận thu mua phải làm việc chặt chẽ với bộ phận kế toán để đảm bảo đủ vốn và lên kế hoạch mua các mặt hàng phù hợp và tối ưu nhất cho công ty. Giúp dòng tiền được lưu chuyển trôi chảy và tất cả các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn.
3. Tuân thủ các quy trình mua sắm trong doanh nghiệp
Bộ phận mua hàng cũng phải đảm bảo các nhân viên thu mua tuân thủ tất cả các chính sách của công ty.
Ví dụ:Trong một doanh nghiệp nhỏ, các nhân viên cá nhân có thể trao đổi với bộ phận mua hàng về nhu cầu mua những thứ như đồ dùng văn phòng hoặc máy tính.
Trước khi mua hàng, bộ phận mua hàng phải đảm bảo tuân theo các quy trình phù hợp và phê duyệt ngân sách và phải đảm bảo rằng mọi mặt hàng được mua phù hợp với chính sách mua hàng chung của tổ chức.
IV. Mức lương của nhân viên thu mua
Mức lương của nhân viên thu mua tùy theo từng công ty và lĩnh vực hoạt động. Tuy nhiên, mức lương trung bình sẽ giao động từ 9 – 15 triệu/ tháng.
Chúc bạn thành công.