I. PO là gì?
PO (Purchase Order) là đơn đặt hàng. Đây là một bản hợp đồng có ràng buộc pháp lý giữa nhà cung cấp và người mua. Nó nêu chi tiết các mặt hàng mà người mua đồng ý mua ở một mức giá nhất định.
Trong đơn đặt hàng này cũng có ngày giao hàng cụ thể và các điều khoản thanh toán cho người mua.
Mẫu đơn đặt hàng (PO).
II. Mục đích của Đơn đặt hàng (PO)
Đơn đặt hàng thường được sử dụng khi người mua muốn mua vật tư, hàng hóa. Điều này có nghĩa là nhà cung cấp giao hàng hoặc vận chuyển các mặt hàng đã mua trước khi thanh toán, với đơn đặt hàng đóng vai trò bảo vệ rủi ro.
Cùng với sự bảo vệ của pháp luật, đơn đặt hàng có ý nghĩa trong cả việc quản lý hàng tồn kho và theo dõi thanh toán. Đơn đặt hàng giúp nhà cung cấp so sánh lượng hàng tồn kho đã đặt hàng với lượng hàng tồn kho đã vận chuyển và trên tay để có độ chính xác.
Chúng cũng cho phép nhà cung cấp theo dõi khi nào các khoản thanh toán đã được thực hiện trên các đơn đặt hàng cụ thể. Người mua giữ bản sao của các đơn đặt hàng mà họ đặt để theo dõi việc nhận hàng kịp thời.
III. Purchase Order hoạt động như thế nào
1. Gửi đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng do người mua lập, thường thông qua bộ phận mua hàng. Quá trình này thường được thực hiện bằng cách sử dụng hệ thống phần mềm điện tử, cho phép theo dõi tốt hơn và gửi đơn đặt hàng điện tử cho nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng (PO) thường có các thông số như:
- Mã số đơn hàng : hữu ích trong việc theo dõi các thanh toán trong tương lai được dễ dàng hoặc dễ dàng đối chiếu với các hồ sơ vận chuyển.
- Ngày vận chuyển.
- Địa chỉ thanh toán.
- Địa chỉ giao hàng.
Và các mục yêu cầu, số lượng và giá cả.
Các chương trình phần mềm thường có các trường để nhập cho mỗi phần dữ liệu quan trọng; người mua chỉ cần điền vào các trường trước khi xử lý và gửi đơn đặt hàng.
2. Xử lý đơn đặt hàng
Sau khi người mua gửi đơn đặt hàng, một giao dịch mua sẽ được tạo. Trạng thái của đơn đặt hàng vẫn trạng thái đang được xử lý cho đến khi các mặt hàng đã đặt hàng được kho của người mua nhận được.
Khi hàng đã được chuyển đến kho người mua, thì đơn đặt hàng sẽ được đánh dấu là đã xử lý hoặc yêu cầu thanh toán.
Người mua hoàn thành trách nhiệm của mình khi chuyển tiền thanh toán. Để đảm bảo chính xác số tiền thanh toán là đúng thì phải cung cấp mã số PO hoặc số tài khoản công ty.
3. Nhà cung cấp sử dụng đơn đặt hàng
Các nhà cung cấp sử dụng đơn đặt hàng để thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán. Khi nhận được, đơn đặt hàng được sử dụng để theo dõi số lượng mặt hàng cần xuất kho để đóng gói và vận chuyển.
Khi hàng trong kho được đóng gói xong, một hóa đơn sẽ được lập dựa trên đơn đặt hàng của các mặt hàng và chuẩn bị cho việc vận chuyển. Khi các sản phẩm được vận chuyển, nhà cung cấp ghi lại lô hàng trong hệ thống kiểm kê của mình.
Đơn đặt hàng được nộp bằng điện tử, cũng như các bản sao giấy. Đơn hàng được đánh dấu là đã hoàn thành hoặc đang chờ thanh toán. Ngày và thời hạn nhắc thanh toán quan trọng được thiết lập. Điều này rất quan trọng đối với nhà cung cấp để giám sát thanh toán tốt và thực thi các chính sách tín dụng.
Chúc bạn thành công.