CEO Assistant là gì? Tất tần tật các công việc của CEO Assistant

I. CEO Assistant là gì?

CEO Assistant là Trợ lý giám đốc điều hành. Vị trí này sẽ thực hiện các công việc hành chính cấp cao cho giám đốc điều hành trong tập đoàn. Ngoài ra, trợ lý điều hành có các nhiệm vụ rất quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp như nghiên cứu thị trường, xây dựng định hướng chiến lược, đào tạo nhân viên và lên lịch các cuộc họp quan trọng.

II. Các công việc CEO Assistant phải làm

1. Công việc hành chính

Trợ lý giám đốc sẽ đảm nhận các công việc về hành chính như :

– Chuẩn bị các giấy tờ văn bản theo yêu cầu.

– Tiếp nhận điện thoại đến.

– Sắp xếp các buổi họp quan trọng.

– Xem xét các báo cáo, văn bản, hợp đồng về tính pháp lý trước khi trình giám đốc ký.

– Sắp xếp lịch trình làm việc hàng ngày cho giám đốc.


2. Tiến hành nghiên cứu

Trợ lý điều hành đôi khi được yêu cầu tiến hành nghiên cứu thị trường và chuẩn bị các báo cáo thống kê. Giúp Giám đốc điều hành có thêm thông tin để đưa ra các quyết định về chiến lược kinh doanh.

Vì các báo cáo có tác động rất lớn đến định hướng kinh doanh của công ty, do vậy các trợ lý điều hành phải là người am hiểu kinh doanh và lĩnh vực mà công ty đang hoạt động.

Ví dụ:

Một trợ lý điều hành trong ngành tài chính phải có bằng cử nhân tài chính. Một số trợ lý điều hành thậm chí còn có bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh (MBA).

3. Xàng lọc thông tin trước khi trình cho giám đốc

Giám đốc điều hành công ty thường là những nhân vật nổi tiếng của công chúng với ảnh hưởng lớn trong cộng đồng của họ. Sẽ có rất nhiều người muốn liên lạc và nhờ sự tư vấn của giám đốc điều hành. Do vậy, nhiệm vụ của trợ lý điều hành sẽ sàng lọc kiểm soát các cuộc gọi và chỉ thông báo cho giám đốc điều hành những vấn đề thật sự quan trọng. Để thực hiện trách nhiệm này, trợ lý điều hành phải hiểu rõ mục tiêu, giá trị và nhu cầu của cả công ty và giám đốc điều hành.

4. Giám sát và đào tạo nhân viên

Trợ lý giám đốc sẽ là người làm việc chặt chẽ với các trợ lý hành chính cấp dưới để có thể hoàn thành các nhiệm vụ cần sự chính xác và ít thời gian. Trong nhiều công ty, trợ lý điều hành giám sát công việc của các trợ lý hành chính khác và điều phối các nhiệm vụ. Bởi vì họ có sự hiểu biết toàn diện nhất về nhu cầu của giám đốc điều hành và hoạt động của nhân viên hành chính, trợ lý điều hành thường đào tạo trợ lý hành chính mới vào công ty.

III. Làm thế nào trở thành CEO Assistant giỏi

Các trợ lý giám đốc giỏi thường làm được rất nhiều việc không chỉ là hành chính và lên lịch làm việc cho giám đốc. Một trợ lý lý tưởng phải làm việc chủ động, biến mình thành một phần không thể thiếu trong hoạt động hàng ngày của công ty. Một trợ lý CEO tuyệt vời thậm chí có thể ngồi vào vị trí CEO trong các buổi họp khi mà giám đốc điều hành không thể tham dự.

1. Đối tác kinh doanh

Đầu tiên và quan trọng nhất, một trợ lý giám đốc nên hành động như thế và coi mình là một đối tác kinh doanh. Họ nên là người giải quyết vấn đề chủ động, thay vì chỉ đơn thuần là người đưa tin.

Ví dụ: nếu khách hàng gọi một câu hỏi khẩn cấp và CEO không thể liên lạc được, trợ lý có kiến thức sâu về lĩnh vực của doanh nghiệp và CEO để có thể đưa ra câu trả lời thỏa đáng cho đến khi CEO có mặt.

2. Giám đốc điều hành thay thế

Một trợ lý tốt nên sẵn sàng “thay thế” cho CEO nếu cần thiết. Họ nên ăn mặc chuẩn chỉnh như của CEO. Điều này đảm bảo rằng họ có thể đảm nhận vị trí này khi cần thiết. Một trợ lý được chuẩn bị và có thể điều khiển một cuộc họp hoặc gặp gỡ với khách hàng sẽ là người luôn được đánh giá cao trong mắt của CEO

3. Bộ mặt của công ty

Trợ lý của CEO là bộ mặt của công ty. Họ phải thể hiện thái độ chuyên nghiệp và dễ chịu khi trả lời điện thoại hoặc nói chuyện với khách. Bàn làm việc của trợ lý CEO nên sạch sẽ, ngăn nắp và khoa học khi nhìn vào, nhưng không làm sao lãng.

4. Nghiên cứu

Một trợ lý giám đốc giỏi phải chủ động nghiên cứu các chủ đề liên quan đến doanh nghiệp và sẵn sàng tư vấn về các vấn đề kinh doanh.

Ví dụ: Trợ lý của một CEO có thể được yêu cầu đầu vào trong việc tuyển dụng các nhân viên quan trọng dựa trên kiến thức của cô ấy về công ty.

5. Tổ chức và quản lý thời gian

Ngoài việc có tất cả những kỹ năng bổ sung khiến cô ấy nổi bật, một trợ lý giỏi cần những kỹ năng cơ bản thiết yếu. Họ nên có kỹ năng quản lý thời gian hoàn hảo, chuyên môn lập kế hoạch chuyên nghiệp và khả năng đa nhiệm. Họ phải giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru, đặc biệt là trong các tình huống căng thẳng cao. Khi sếp của cô ấy chịu áp lực, một trợ lý phải là người tiết chế và giữ cho mọi thứ không vượt quá tầm kiểm soát.

Chúc các bạn thành công.