Biên bản cuộc họp phản ánh các hành động, nội dung được thực hiện trong cuộc họp của tổ chức. Biên bản thường được ghi lại bởi thư ký của một tổ chức và nó được lưu lại làm dữ liệu hồ sơ cho tổ chức. Trong thực tế, biên bản cuộc họp có thể được coi là một tài liệu pháp lý của tòa án và các cơ quan chính phủ.
I. Mục đích của Biên bản cuộc họp
Mục đích của biên bản cuộc họp là để mô tả các hành động được thực hiện bởi những người tham dự cuộc họp. Trái với suy nghĩ của một số người, ghi lại biên bản cuộc họp không phải là vấn đề “ghi chép” hay phiên âm những gì mọi người nói trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp nên mô tả những gì đã được thực hiện tại cuộc họp, chứ không phải những lời được nói bởi từng thành viên.
Mặc dù ghi chú cuộc họp có thể rất hữu ích cho sử dụng nội bộ, nhưng cũng cần phải nhận ra rằng một số phút họp, chẳng hạn như từ cuộc họp hội đồng quản trị hoặc cuộc họp của giám đốc điều hành của một công ty giao dịch công khai, là tài liệu pháp lý. Điều này có nghĩa là chúng có thể được sử dụng bởi các luật sư, thẩm phán và các cơ quan chính phủ trong các vụ kiện tại tòa án, tranh chấp về tình trạng thuế của tổ chức của bạn và trong các quy trình kinh doanh và pháp lý khác nhau. Khi bạn soạn thảo biên bản cuộc họp, hãy cân nhắc rằng ai đó bên ngoài tổ chức của bạn có thể một ngày nào đó đọc chúng. Sự hiểu biết của cá nhân đó về những gì bạn đã viết có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến tổ chức của bạn.
II. Chuẩn bị cho một cuộc họp
Với một cuộc họp sắp được tổ chức, với vai trò thư ký bạn nên dành vài phút nói chuyện với cấp trên về những mong muốn của họ trong cuộc họp. Có thể công ty của bạn có một mẫu biên bản định dạng sẵn, nếu không hãy tham khảo một số mẫu biên bản có sẵn hoặc các ứng dụng phần mềm hỗ trợ việc này. Làm việc với một mẫu biên bản chuyên nghiệp có thể giúp bạn dễ dàng hơn với những bố cục chuyên nghiệp.
Khi bạn đến phòng họp, hãy lựa vị trí ngồi nơi mà bạn có thể dễ dàng nhìn thấy và nghe thấy những người tham gia cuộc họp. Hãy nhớ rằng, tùy thuộc vào bạn để ghi lại những gì xảy ra trong cuộc họp: Bạn sẽ cần có thể nhận ra các cá nhân có mặt để bạn có thể mô tả hành động của họ trong vài phút.
III. Thành phần thiết yếu của Biên bản họp
Tùy thuộc vào chính sách của công ty của bạn, bạn có thể linh hoạt khi chọn định dạng cho mẫu biên bản cuộc họp của mình. Tuy nhiên, biên bản cuộc họp có thể đóng vai trò là tài liệu pháp lý, vì vậy chúng nên bao gồm thông tin có thể giúp người đọc xác định thời điểm và địa điểm diễn ra cuộc họp, ai tham dự, mục đích của cuộc họp và những gì đã được thực hiện ở đó.
– Dự thảo biên bản cuộc họp nên bao gồm tên của tổ chức của bạn, loại cuộc họp diễn ra, ngày diễn ra cuộc họp, địa điểm của cuộc họp và thời gian bắt đầu.
– Biên bản cuộc họp cũng nên bao gồm tên của các thành viên hội đồng quản trị, giám đốc điều hành hoặc người tham gia cuộc họp. Danh sách này sẽ phụ thuộc vào loại cuộc họp mà bạn đang ghi lại.
– Vào đầu biên bản, lưu ý khi biên bản của cuộc họp trước được trình bày và phê chuẩn bởi hội đồng quản trị hoặc những người khác có thẩm quyền trong tổ chức.
– Nếu một cuộc họp được tổ chức tốt, nó thường sẽ tuân theo một chương trình nghị sự trong đó các thành viên hội đồng quản trị, giám đốc điều hành và các bên khác sẽ trình bày thông tin hoặc thực hiện các hành động cụ thể. Biên bản của bạn nên phản ánh và ghi lại các hoạt động này.
– Khi mô tả một hành động và phân tích nó, nếu có.
Chúc bạn thành công.