I. Administrator là gì?
Administrator là nhân viên hành chính nhân sự. Có nhiệm vụ quản lý các công việc hành chính như quản lý hồ sơ, các chế độ bảo hiểm, xây dựng chính sách tiền lương, thưởng, chế độ phúc lợi cho người lao động. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới.
Ngoài ra, Administrator trả lời điện thoại, lên lịch họp, chuẩn bị báo cáo và nộp tài liệu.Họ cũng có thể chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho, duy trì hồ sơ công ty, xử lý ngân sách và báo cáo văn phòng, lập hóa đơn và cung cấp dịch vụ khách hàng.
Các Nhân viên Hành chính thành công cũng sẽ có kinh nghiệm quản lý kinh doanh và kiến thức ngành vững chắc để hỗ trợ tiếp thị và phát triển kinh doanh.
II. Bảng JD (JD là gì ?) công việc Administrator phải làm
Administrator quản lý các công việc hàng ngày của một công ty bằng cách cung cấp hỗ trợ hành chính và văn thư. Các nhiệm vụ và trách nhiệm của Nhân viên hành chính thường bao gồm:
- Trả lời cuộc gọi đến; nhận tin nhắn và chuyển hướng cuộc gọi theo yêu cầu.
- Xử lý các câu hỏi qua email
- Quản lý lịch trình của nhân sự trong công ty, lên lịch các cuộc hẹn, sắp xếp các cuộc họp và các thiết bị cho các buổi hội nghị.
- Nhập dữ liệu (số liệu bán hàng, danh sách tài sản, v.v.)
- Quản lý văn phòng chung như đặt hàng văn phòng phẩm.
- Tổ chức việc đi lại, ăn ở cho nhân viên và khách hàng.
- Sắp xếp các sự kiện bên trong và bên ngoài công ty.
- Vận hành thiết bị như máy fax, máy in hoặc các thiết bị cần thiết khác.
- Có thể duy trì các tài khoản mạng xã hội của công ty.
III. Administrator cần có những kỹ năng gì?
Mặc dù không bắt buộc phải có bằng đại học khi ứng tuyển vị trí Adminstrator, tuy nhiên hầu như các doanh nghiệp lớn đều muốn tuyển dụng ứng viên có bằng đại học. Ngoài ra, nếu ứng viên có các chứng chỉ về thư ký sẽ ưu tiên khi tuyển dụng.
Administrator phải sử dụng thành thạo Microsoft Office như Microsoft Word, Outlook, PowerPoint và Excel.
Ngoài ra, nếu ứng tuyển ở các công ty nước ngoài thì yêu cầu Administrator thông thạo ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh.
Các kỹ năng Administrator cần có là:- Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và lập lịch trình tốt
- Kinh nghiệm kế toán cơ bản, đặc biệt là các khoản phải trả / phải thu
- Có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý văn phòng, bao gồm phần mềm xử lý văn bản và bảng tính
- Kĩ năng giao tiếp tốt
- Khả năng thực hiện nhiều việc
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Đúng giờ
- Kỹ năng tư duy phản biện
- Kỹ năng hợp tác và làm việc theo nhóm
- Kỹ năng thích ứng
- Đạo đức làm việc
IV. Administrator có mức lương bao nhiêu
Mức lương Administrator sẽ phụ thuộc rất nhiều vào lĩnh vực công ty đang hoạt động. Tuy nhiên, mức lương trung bình Administrator có thể nhận được là 15 – 20 triệu/ tháng.
V. Các kinh nghiệm để thăng tiến lên vị trí Administrator
Hầu hết các nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên Nhân viên hành chính phải có kinh nghiệm trước đây trong vai trò văn thư hoặc thư ký hoặc kinh nghiệm xử lý các công việc hành chính trong một lĩnh vực liên quan.
Nhân viên Hành chính cũng cần có hiểu biết sâu rộng về quản lý kinh doanh. Nhiều Nhân viên Hành chính bắt đầu sự nghiệp của họ với tư cách là Trợ lý Hành chính hoặc tương tự và thông qua kinh nghiệm làm việc, thăng tiến lên các vị trí Nhân viên Hành chính (Administrator).
Chúc bạn thành công.