I. Facilities Manager là gì?
Facilities
Manager là người quản lý cơ sở vật chất. Họ chịu trách nhiệm về an ninh, bảo trì và dịch vụ của các tòa nhà hoặc cơ sở làm việc để đảm bảo đáp ứng nhu cầu tốt nhất cho các tổ chức hoặc doanh nghiệp khi thuê và làm việc tại đó.
Người quản lý cơ sở vật chất của tòa nhà chịu trách nhiệm cho các dịch vụ như dọn dẹp, an ninh, đỗ xe, đảm bảo môi trường xung quanh ở trong điều kiện phù hợp để làm việc. Ngoài ra, họ còn có trách nhiệm bảo trì tòa nhà với các thiết bị như điều hòa không khí, hệ thống điện…
II. Các công việc Facilities Manager phải làm
- Giám sát và ký hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ khác bao gồm an ninh, bãi đậu xe, dịch vụ vệ sinh, phục vụ ăn uống, công nghệ.
- Giám sát các đội ngũ nhân viên làm việc và phục vụ trong tòa nhà bao gồm làm sạch, bảo trì, căn cứ và an ninh.
- Đảm bảo rằng các cơ sở vật chất cơ bản như nước và sưởi ấm hoặc máy điều hòa được duy trì tốt.
- Quản lý ngân sách và đảm bảo hiệu quả chi phí.
- Phân bổ và quản lý không gian giữa các tòa nhà.
- Đảm bảo rằng các cơ sở đáp ứng các quy định của chính phủ và các tiêu chuẩn môi trường, sức khỏe và an ninh.
- Tư vấn cho các doanh nghiệp về tăng hiệu quả năng lượng và hiệu quả chi phí.
- Giám sát các dự án xây dựng, cải tạo hoặc tân trang.
- Giúp các doanh nghiệp chuyển đến văn phòng mới và đưa ra quyết định về việc cho thuê.
- Soạn thảo báo cáo và đưa ra khuyến nghị bằng văn bản.
Người quản lý cơ sở vật chất sẽ đảm nhận nhiều trách nhiệm khác nhau, và cơ bản sẽ có 2 loại quản lý đó là quản lý cứng và mềm. Quản lý cứng bào gồm mọi thứ liên quan đến cơ sở vật chất tòa nhà như hệ thống điện, máy móc. Quản lý mềm liên quan đến quản lý con người, đội ngũ nhân viên làm việc và phục vụ trong tòa nhà.
III. Các nhà cung cấp dịch vụ mà Facilities Manager thường xuyên tiếp xúc
Người quản lý cơ sở có thể làm việc nội bộ - trực tiếp cho tổ chức mà họ đang quản lý dịch vụ - hoặc cho một công ty cung cấp các dịch vụ đó cho từng doanh nghiệp. Nhà tuyển dụng điển hình bao gồm:
- công ty quản lý cơ sở chuyên gia
- công ty tài sản và công ty quản lý tài sản
- công ty xây dựng
- các tổ chức khu vực công và tư nhân lớn, bao gồm các trường học, cao đẳng, đại học và NHS.
IV. Kỹ năng chính cho người quản lý cơ sở
- Kỹ năng giao tiếp và ảnh hưởng, trao đổi và bằng văn bản.
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề.
- Quyết định.
- Khả năng lãnh đạo và quản lý các nhóm và dự án.
- Làm việc nhóm.
- Cẩn thẩn tỷ mỹ nhưng cũng có khả năng nhìn được bức tranh lớn trong quản lý.
- Nhận thức thương mại.
- Dịch vụ khách hàng.
- Tổ chức, quản lý thời gian, ưu tiên và khả năng xử lý khối lượng công việc phức tạp, đa dạng.
- Một kiến thức tốt về các gói CNTT.
V. Quản lý cơ sở vật chất quan trọng như thế nào?
Quản lý cơ sở vật chất là một quá trình quản lý và duy trì các cơ sở trong một tòa nhà, văn phòng làm việc. Các cơ sở vật chất bao gồm một tổ hợp văn phòng, tài nguyên vật lý như máy móc, hệ thống điện có thể gây nguy hiểm cho sức khỏe hoặc an toàn cho nhân viên.
Công việc quản lý cơ sở vật chất rất quan trọng và nó đã được chứng minh trong nhiều năm qua. Điều này được chứng minh qua sự hài lòng của các doanh nghiệp đã thuê và sử dụng dịch vụ tại đó. Các tòa nhà và tiện ích được quản lý tốt giúp cho các công ty hoạt động hiệu quả.
Đội ngũ quản lý cơ sở bao gồm các chuyên gia tham gia vào việc kiểm tra hàng ngày, bảo trì và sửa chữa các tiện ích của công ty. Đội ngũ quản lý cơ sở cũng nên tích cực tham gia vào các hoạt động hoạch định chiến lược giúp cắt giảm chi phí và tăng năng suất của nhân viên.
Người quản lý cơ sở cần đảm bảo tất cả các cơ sở trong một tổ chức đều tuân thủ các quy định về an toàn và sức khỏe của ngành.
Chúc bạn thành công.