I. Accounting Assistant là gì?
Accounting Assistant là trợ lý kế toán. Họ sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ kế toán cơ bản. Nhiệm vụ của họ thường bao gồm chuẩn bị hồ sơ tài chính, thực hiện quản trị văn phòng và xử lý tiền mặt.
Trợ lý kế toán có thể làm việc chặt chẽ với các cá nhân hoặc là một phần của bộ phận kế toán trong các doanh nghiệp lớn hoặc các công ty kế toán.
II. Các công việc Accounting Assistant phải làm
Công việc của trợ lý kế toán thương bao gồm những nhiễm vụ về kế toán và hành chính cơ bản hỗ trợ nhân viên kế toán chính thức bao gồm:
- Chuẩn bị và gửi hóa đơn, ghi nhớ tín dụng, và đơn đặt hàng.
- Quy trình hóa đơn công ty, hóa đơn bán hàng và thanh toán từ khách hàng và nhà cung cấp.
- Theo dõi các tài khoản phải trả, theo dõi số dư chưa thanh toán khi được yêu cầu.
- Duy trì hồ sơ tài chính chính xác lưu ý tài chính đến và đi của chủ nhân.
- Báo cáo ngân hàng đối chiếu.
- Giám sát ngân sách công ty.
- Xử lý tiền lương nhân viên và yêu cầu chi phí.
- Lập bảng cân đối kế toán và báo cáo lãi lỗ.
- Xử lý yêu cầu bảo hiểm.
- Tạo báo cáo tài chính thường xuyên.
- Tương tác với khách hàng qua điện thoại và email.
- Gặp gỡ và chào hỏi khách hàng ghé thăm.
- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính như nộp đơn, sao chụp, soạn thư, và ghi biên bản tại các cuộc họp.
Trong thực tế, người đảm nhận vị trí kế toán hoặc quản lý sẽ là người xác định và giao công việc cụ thể cần phải thực hiện cho trợ lý kế toán. Hoạt động của trợ lý kế toán có thể thay đổi theo từng ngày tùy theo vai trò.
III. Môi trường làm việc
Trợ lý kế toán thường làm việc trong văn phòng của kế toán tư nhân hoặc các công ty lớn. Các công ty này có thể là công ty kế toán hoặc doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác có bộ phận kế toán riêng. Các doanh nghiệp bán lẻ, các công ty sản xuất, các cơ sở chăm sóc sức khỏe.
Trong khi hầu hết các công việc trợ lý kế toán bao gồm các nhiệm vụ tại văn phòng, một số trợ lý kế toán có thể được yêu cầu thỉnh thoảng rời khỏi văn phòng để tham dự các cuộc họp với khách hàng hoặc khách hàng.
IV. Yêu cầu để trở thành trợ lý kế toán
1. Giáo dục
Vị trí trợ lý kế toán thường yêu cầu ứng viên phải có bằng từ trung cấp trở lên. Tuy nhiên, ngày nay trong quá trình tuyển dụng các doanh nghiệp có xu hướng tuyển dụng vị trí này phải có bằng đại học hoặc có các chứng chỉ kế toán chuyên sâu.
2. Kỹ năng
Để có thể được tuyển dụng vào vị trí trợ lý kế toán thì ứng viên phải có các kỹ năng sau đây:
- Kỹ năng tính toán: Trợ lý kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ tài chính khác nhau đòi hỏi tính toán nhanh và chính xác.
- Kiến thức về các nguyên tắc tài chính và thuật ngữ kế toán: Cơ sở kiến thức này giúp trợ lý kế toán thực hiện một loạt các chức năng tài chính trong một tổ chức trong khi giao tiếp với các chuyên gia kế toán khác.
- Phong cách làm việc có phương pháp: Một quy trình làm việc có phương pháp đảm bảo rằng các trợ lý kế toán sẽ thực hiện nhiệm vụ của họ một cách chính xác hoàn toàn.
- Khả năng đa nhiệm: Trợ lý kế toán thường sẽ được giao một số nhiệm vụ mà họ phải giải quyết, thường trong cùng một khung thời gian.
- Khả năng ưu tiên: Kỹ năng này giúp trợ lý kế toán biết nhiệm vụ nào là quan trọng nhất để hoàn thành trước và cần hoàn thành sau.
- Độc lập: Mặc dù trợ lý kế toán thường được giám sát bởi kế toán và quản lý tài khoản, nhiều công việc phải được hoàn thành độc lập.
- Tập trung: Kỹ năng này giúp trợ lý kế toán làm việc năng suất khi hoàn thành các nhiệm vụ dài và phức tạp.
- Hiệu xuất làm việc dưới áp lực: Mặc dù các bộ phận kế toán thường không được coi là môi trường căng thẳng cao, đôi khi những môi trường này có thể trở nên căng thẳng, chẳng hạn như vào cuối năm tài chính và tại thời điểm thuế. Trợ lý kế toán phải có khả năng làm việc hiệu quả và chính xác trong những khoảng thời gian này.
- Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản mạnh mẽ giúp trợ lý kế toán giao tiếp với người giám sát cũng như với những người khác trong nhóm kế toán, khách hàng, nhà cung cấp và các chuyên gia khác.
- Dịch vụ khách hàng: Kỹ năng dịch vụ khách hàng giúp trợ lý kế toán đối phó với các thành viên của công chúng theo những cách tích cực.
- Đam mê kinh doanh và tài chính: Một lợi ích quốc gia trong thế giới kinh doanh và tài chính của nó sẽ giúp các trợ lý kế toán phát triển mạnh trong vai trò của họ.
- Tổ chức: Kỹ năng này rất cần thiết để nộp tài liệu, duy trì hồ sơ và thực hiện các nhiệm vụ hành chính cần thiết khác.
- Thận trọng: Trợ lý kế toán thường xử lý thông tin tài chính của công ty và khách hàng nhạy cảm. Do đó, họ phải giữ bí mật.
- Trung thực: Nhà tuyển dụng phải biết rằng họ có thể tin tưởng vào trợ lý kế toán của mình với quyền quản lý quỹ công ty.
- Kỹ năng chương trình Office: Hiểu rõ về phần mềm, chẳng hạn như các chương trình Microsoft Office, Exel sẽ giúp trợ lý kế toán tạo báo cáo và hóa đơn và quản lý hồ sơ tài chính.
- Kỹ năng phần mềm kế toán: Trợ lý kế toán thường sử dụng các chương trình kế toán để thực hiện nhiệm vụ của mình. Các chương trình cụ thể này có thể khác nhau giữa các công ty, nhưng sự hiểu biết về các tính năng phổ biến có thể giúp trợ lý kế toán thích nghi với nhiều nơi làm việc khác nhau.
V. Con đường sự nghiệp Accounting Assistant