I. Operations là gì?
Operations có nghĩa là Hoạt động. Quản lý Operations là quản lý các hoạt động bên trong của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả nhất có thể. Cho dù doanh nghiệp bạn thuộc lĩnh vực sản xuất sản phẩm, bán sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, cũng đều cần phải giám sát và quản lý các hoạt động bên trong doanh nghiệp.
Định nghĩa cụ thể vể Operations sẽ phụ thuộc vào ngành kinh doanh của doanh nghiệp. Đôi khi, cải tiến Operations có nghĩa là phải suy nghĩ một cách chiến lược về hệ thống và quy trình hoạt động trong doanh nghiệp.
Tại một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể không muốn chỉ định một người duy nhất vào vai trò điều hành. Thay vào đó, cả nhân viên và chủ sở hữu đều phải hiểu cách thức hoạt động của doanh nghiệp và các quy trình khác nhau tác động như thế nào đến các nhiệm vụ hàng ngày.
II. Các hoạt động trong các ngành khác nhau
1. Đối với doanh nghiệp bán lẻ
Bạn là chủ một doanh nghiệp bán lẻ, mục tiêu hàng ngày cần phải làm là lên kế hoạch chuẩn bị đầy đủ các mặt hàng để đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng.
Operation trong doanh nghiệp bán lẻ đó là
- Lên kế hoạch để mua và dự trữ đủ số lượng hàng cần bán trong thời gian sắp tới.
- Xem lại doanh số các mặt hàng ở cùng kỳ năm trước. Những sản phẩm nào đang bán chạy, nhưng sản phẩm nào bán chậm.
- Tiến hành thương lượng với nhà cung cấp để có được mức giá thấp hơn hoặc đạt được những điều khoản thuận lợi cho doanh nghiệp từ nhà cung cấp không?.
- Đánh giá xem khách hàng của bạn có sẵn sàng trả thêm tiền cho bất kỳ mặt hàng nào bạn bán không?
Thu thập số liệu và phân tích để đưa ra những quyết định đúng cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp phát triển và tăng doanh thu như mục tiêu đề ra.
2. Đối với Nhà hàng
Các doanh nghiệp trong lĩnh vực thực phẩm Nhà hàng, thậm chí còn gặp nhiều khó khăn hơn trong vấn đề tồn kho so với các nhà bán lẻ, vì sản phẩm của họ rất dễ hư hỏng.
Tại một nhà hàng, các hoạt động (Operation) không chỉ áp dụng cho số lượng thực phẩm, mà còn cả mua, chuẩn bị, và chi phí thực phẩm, đồ uống và nhân công. Bạn cũng sẽ quan tâm đến dịch vụ khách hàng và trải nghiệm khách hàng tại nhà hàng của bạn.
Khi tìm cách hợp lý hóa các hoạt động của mình, bạn có thể tập trung vào việc ký hợp đồng với các nhà cung cấp quan trọng, cải thiện tổ chức ngăn lạnh để bảo quản thực phẩm tươi, vệ sinh nhất có thể hoặc đào tạo nhân viên về phục vụ để đáp ứng nhu cầu và làm hài lòng khách hàng nhất có thể.
Khó khăn lớn ở đây là cân nhắc xem ai sẽ chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động ở từng mảng trong nhà hàng, vì một người không thể giám sát và quản lý hết tất cả.
3. Đối với công ty dịch vụ
Các công ty dịch vụ có thể chia hoạt động (Operation) của họ thành hai nhóm chính: làm việc trực tiếp với khách hàng và liên quan đến kinh doanh.
Các hoạt động sẽ bắt đầu bằng cách suy nghĩ và đưa ra các giải pháp tối ưu khi tương tác với khách hàng như: Cần phải làm gì để phục vụ khách hàng nhanh hơn? Khách hàng có cảm thấy phiền hay không hài lòng ở điểm nào khi làm việc với doanh nghiệp?
Sau đó, bạn sẽ muốn xem xét các quy trình giao tiếp, cộng tác và quản lý dự án hiện tại của mình ảnh hưởng như thế nào đến các dịch vụ bạn đang cung cấp.
Ví dụ: nếu các dự án của khách hàng liên tục vượt quá ngân sách, một mối quan tâm lớn về hoạt động (Operation) sẽ là các phương pháp được sử dụng để tính toán ước tính của bạn khi bắt đầu công việc.
4. Sản xuất sản phẩm
Nguồn gốc của từ “Operation” bắt nguồn từ các công ty sản xuất hàng hóa. Trong thời kì kinh tế đang công nghiệp hóa, các doanh nghiệp luôn sáng tạo, tối ưu hóa hoạt động để có thể tăng cường hiệu xuất sản xuất tốt nhất có thể.
Những vấn đề một doanh nghiệp cần quan tâm trong hoạt động của mình đó là các hoạt động mua nguyên liệu, lưu trữ, chế tạo và vận chuyển hàng hóa của mình.
Xem xét các hoạt động trên quan điểm thời gian: Có thể hoàn thành các đơn hàng lớn một cách nhanh nhất, tiết kiệm thời gian bằng cách làm việc hàng loạt không?
Có tắc nghẽn nào xảy ra trong quá trình sản xuất và phương pháp để tối ưu hóa giúp hệ thống hoạt động nhịp nhàng nhanh chóng? Có thể thương lượng để có được mức giá tốt hơn từ nhà cung cấp?
Các hoạt động (Operation) là chìa khóa để điều hành một doanh nghiệp luôn ngày càng hoàn thiện hơn với những gì đang diễn ra. Bằng cách xem xét cách doanh nghiệp của bạn đang hoạt động và tự đặt câu hỏi về các quy trình hiện có, bạn sẽ có thể xác định và tối ưu hóa hoạt động (Operation) có ý nghĩa như thế nào đối với bạn và doanh nghiệp của bạn.
Chúc bạn thành công.