Project Management Timeline là gì? Tại sao Project Timeline lại quan trọng?

I. Project Management Timeline là gì?

Project Management Timeline là Lịch trình quản lý dự án. Đây là một lịch trình được xây dựng để quản lý toàn bộ dự án từ khi bắt đầu cho đến lúc hoàn thành.  Nó sẽ chia toàn bộ dự án thành các giai đoạn, mỗi giai đoạn sẽ có tất cả các nhiệm vụ liên quan cần làm, thời hạn và người chịu trách nhiệm thực hiện. 

Timeline sẽ giúp Leader và các thành viên trong Team không chỉ biết được các nhiệm vụ của mình cần phải hoàn thành mà còn nắm được rõ toàn bộ các nhiệm vụ của các thành viên khác trong dự án, thời gian dự án hoàn thành và chuyển giao.

II. Tại sao Project Timeline lại quan trọng?

Tiến trình dự án (Project Timeline) cung cấp cho Team của bạn một kế hoạch hành động rõ ràng và chi tiết, dễ dàng xách định vai trò trách nhiệm của từng thành viên, tránh nhàm lẫn, thiếu sót dẫn đến những ảnh hưởng xấu đến tiến độ dự án. 

1. Dễ dàng theo dõi tổng thể về dự án

Với một dự án quá lớn, nếu không Project Timeline bạn sẽ rất dễ gặp các vấn đề về thiếu sót, nhầm lẫn, không quản lý được thời gian và chất lượng các công việc cần phải làm. 

Project Timle sẽ giúp bạn có cái nhìn rộng hơn tổng quan toàn dự án, đồng thời cũng dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ của từng giai đoạn. Giúp bạn cũng có thể chủ động xác định được các vấn đề đang gặp phải, đưa ra giải pháp xử lý kịp thời, giúp quản lý tiến độ một cách hiệu quả hơn.

2. Phân bổ và quản lý nguồn lực hiệu quả hơn

Khi thực hiện dự án sẽ cần các nguồn lực như thiết bị, ngân sách và thời gian từ các nhân sự trong Team. Dự án sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo các yêu cầu đề ra, nếu như bạn nắm rõ và có sự chuẩn bị sẵn sàng. 

Project Timeline sẽ giúp bạn biết được các nhiệm vụ cụ thể cần phải thực hiện trong từng giai đoạn và thời hạn phải hoàn thành chúng. Điều này sẽ giúp bạn phân bổ và quản lý các nguồn lực hiệu quả hơn.

3. Dễ dàng quản lý một dự án lớn

Project Timeline giúp bạn quản lý các dự án có quy mô lớn  một cách dễ dàng. Để phân bổ nguồn lực hợp lý, bạn sẽ phải chia nhỏ dự án thành các giai đoạn khác nhau và có thời gian hoàn thành mỗi giai đoạn. 

Tất cả các thông tin này, được thể hiện trên Project Timeline giúp bạn, các nhân viên và đối tác có thể nhìn thấy được tổng quan lộ trình mà dự án sẽ được triển khai. 

4. Giúp dự án triển khai đúng hướng và đảm bảo tiến độ đề ra

Một trong những lợi ích lớn nhất của Project Timeline là nó giúp duy trì lộ trình và đảm bảo tiến độ đã đề ra. 

Bằng cách chia nhỏ mọi thứ, việc theo dõi tiến độ và  phát hiện bất kỳ vấn đề hoặc mâu thuẫn nào trong lúc triển khai sẽ dễ dàng hơn. Nếu một công việc nào đó bị trễ thời hạn, bạn sẽ nhận biết ngay nguy cơ toàn bộ dự án có thể bị chậm tiến độ.

Project Timeline cũng sẽ giúp nâng cao trách nhiệm của các thành viên, và họ phải chịu trách nhiệm giải trình nếu có vấn đề xảy ra, vì mọi người đều có thể biết ai là người chịu trách nhiệm về việc gì và Deadline cần hoàn thành.

III. Cách tạo Project Timeline

1. Hiểu phạm vi của dự án

Việc đầu tiên rất trọng khi tạo Project Timeline đó là xác định được phạm vi dự án. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị mọi thứ cần thiết để hoàn thành dự án, bao gồm các nhiệm vụ, thời gian và tài nguyên. 

Việc xác định những gì được yêu cầu ngay từ đầu không chỉ cho phép bạn tạo ra một Project Timeline thực tế hơn, mà còn giúp bạn chủ động giải quyết vấn đề khi được đưa thêm các yêu cầu vượt qua các thỏa thuận ban đầu.

Để xác định phạm vi của dự án, bạn có thể trả lời các câu hỏi sau đây:

- Mục tiêu: Mục tiêu cần đạt được khi triển khai dự án?

- Sản phẩm được giao: Sản phẩm sau khi hoàn thành dự án là gì?

- Nhiệm vụ và hoạt động: Bạn cần thực hiện những bước nào để sản xuất những sản phẩm đó?

- Rủi ro: Những rủi ro gì có thể xảy ra, khiến dự án bị chậm tiến độ?

- Hạn chế: Bạn đang gặp phải những hạn chế nào khi thực hiện dự án?

2. Xác định các giai đoạn và Deadline cho từng nhiệm vụ

Project Timeline không chỉ đặt 1 mốc thời gian là ngày kết thúc cho toàn bộ dự án, mà cần phải được chia các giai đoạn, thời gian hoàn thành và từng nhiệm vụ cụ thể cần được thực hiện trong mỗi giai đoạn.

Điều này sẽ giúp dễ dàng theo dõi và quản lý, hạn chế các rủi ro không đáng có dẫn đến chậm tiến độ của toàn bộ dự án.

3. Đặt thời gian ước tính cho từng nhiệm vụ

Liệt kê các chi tiết các nhiệm vụ cần phải thực hiện cho từng giai đoạn. Sau đó , xem xét mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu và sẽ được giao cho ai để có thể đáp ứng được thời gian phải hoàn thành. 

Cho các thành viên của dự án tham gia vào quá trình này, vì họ sẽ có cái nhìn thực tế và chính xác hơn về thời gian hoàn thành đối với các nhiệm vụ họ được giao. 

4. Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

Với các nhiệm vụ dự án và ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ đã sẵn sàng, đã đến lúc bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ trong dự án. Giúp tối ưu hóa nhân sự và tài nguyên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Bạn có thể sử dụng nhiều Tool khác nhau để xây dựng Project Timeline như Exel,... 

Với một Project Timeline được xây dựng chi tiết sẽ giúp bạn quản lý khối lượng công việc cần phải hoàn thành hiệu quả, tập trung tốt hơn khi mọi người luôn nắm được các mục tiêu cần phải hoàn thành của dự án. Loại bỏ các sự nhầm lẫn không cần thiết, tăng trách nhiệm giải trình và giúp cho dự án luôn đạt tiến độ đề ra.

Chúc bạn thành công.