Sales Admin là gì? Mô tả các công việc Sales Admin phải làm

I. Sales Admin là gì? 

Sales Admin là Trợ lý kinh doanh. Sales Admin thường đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến hỗ trợ bán hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, và các hoạt động khác liên quan đến quản lý chung của bộ phận kinh doanh.

II. Mô tả các công việc Sales Admin phải làm

- Tạo và quản lý các đơn hàng từ khách hàng.
- Xử lý các yêu cầu đổi trả hoặc hoàn tiền từ khách hàng.
- Quản lý kho hàng, đảm bảo rằng hàng hóa được lưu trữ và vận chuyển đúng cách.
- Hỗ trợ bộ phận bán hàng trong việc phát triển chiến lược bán hàng và quản lý khách hàng.
- Theo dõi các hoạt động kinh doanh và báo cáo cho các bộ phận liên quan.
- Chấm công cho team Telesale.

- Set up tài khoản hệ thống quản lí cho nhân viên mới.
- Quản lí hồ sơ, hợp đồng bán hàng.
- Quản lí và báo cáo chất lượng cuộc gọi của team Telesale và theo dõi doanh số.
- Xử lý các câu hỏi, phản hồi về thương mại điện tử qua cuộc gọi điện thoại, email , FB,..
- Theo dõi và cập nhật đơn hàng từ các sàn thương mại điện tử.
- Theo dõi tình trạng nhập - xuất - tồn của hàng hóa.
- Nắm rõ thông tin của khách hàng, phân loại khách hàng như khách thường, khách VIP, VIP 1,.. để đưa ra chương trình tri ân, chính sách chăm sóc phù hợp.
- Xử lý hoàn tiền và nộp đơn đặt hàng.
- Gửi báo giá cho khách, cung cấp các thông tin cần thiết cho khách.

- Hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ Nhấp và Thu thập tại quầy.
- Xử lý đơn đặt hàng bao gồm in danh sách đóng gói.
- Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho thương mại điện tử, bao gồm lưu trữ hàng hóa, bổ sung hàng tồn kho, phân loại hàng tồn kho.
- Phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo có hàng trong kho.
- Gửi các báo cáo hàng tháng như Báo cáo hoàn thành, Báo cáo hoàn tiền và Báo cáo năng suất.
- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng thuộc kênh phụ trách. Đảm bảo việc kiểm tra và xử lý đơn hàng theo quy định.
- Tiếp nhận và xử lý các vấn đề thắc mắc/khiếu nại của khách hàng trong phạm vị chức năng của mình.

- Thực hiện lập, thanh lý hợp đồng hoặc các điều chỉnh/bổ sung liên quan đến hợp đồng.
- Thực hiện các báo cáo bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn hàng ngày/tháng.
- Thực hiện các báo cáo khác theo yêu cầu của Bp Kinh doanh/ Trưởng bộ phận.
- Phối hợp với các đồng nghiệp thực hiện các nhiệm vụ chung của Phòng.
- Quản lý dữ liệu khách hàng đã có, khách hàng mới, liên hệ kết hợp soạn thảo và ký kết hợp đồng với khách hàng cũ –mới.

- Chăm sóc khách hàng, lập kế hoạch và chương trình khuyến mãi.
- Bán hàng, hỗ trợ sale bán hàng kênh online, offline.
- Theo dõi đối chiếu công nợ khách hàng, đôn đốc thu hồi..
- Kiểm tra hàng hóa luân chuyển tại kho.
- Các báo cáo theo yêu cầu cấp trên.

Tùy thuộc vào quy mô và mô hình kinh doanh của công ty, Sales Admin có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, chức danh này thường yêu cầu kỹ năng quản lý và sự chính xác trong việc xử lý các thông tin liên quan đến đơn hàng và kho hàng.

III. Yêu cầu khi ứng tuyển vị trí Sales Admin

- Siêng năng, nhiệt tình, chủ động trong công việc
- Thông thạo Tiếng Anh.
- Thành thạo vi tính văn phòng, Microsoft Office (Word, Excel).
- Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Hành Chính Văn Phòng … hoặc các chuyên ngành liên quan.
- Cẩn thận, Giao tiếp tốt, hòa đồng, thân thiện.

IV. Các kỹ năng quan trọng Sales Admin cần có là gì? 

- Các yêu cầu công việc đối với vị trí Sales Admin có thể khác nhau tùy thuộc vào công ty và lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, dưới đây là một số yêu cầu công việc chung cho vị trí Sales Admin:

- Kỹ năng quản lý: Sales Admin cần có khả năng quản lý thời gian, tài nguyên, và công việc để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và đảm bảo hiệu quả cho bộ phận kinh doanh.

- Kỹ năng về tổ chức: Sales Admin cần có khả năng tổ chức, phân loại và lưu trữ các tài liệu và thông tin về đơn hàng và kho hàng.

- Kỹ năng giao tiếp: Sales Admin cần có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng và các bộ phận trong công ty để giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng và kho hàng.

- Kiến ​​thức về kinh doanh: Sales Admin cần có kiến ​​thức về kinh doanh để hiểu được quy trình bán hàng và cách quản lý đơn hàng.

- Kỹ năng sử dụng công nghệ: Sales Admin cần có khả năng sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng, phần mềm CRM, phần mềm văn phòng và các công nghệ khác để xử lý các đơn hàng và quản lý kho hàng.

- Sự chính xác và tỉ mỉ: Sales Admin cần phải làm việc với các thông tin đặt hàng và vận chuyển hàng hóa, do đó cần có sự chính xác và tỉ mỉ trong việc nhập dữ liệu và xử lý các thông tin này.

- Kỹ năng đa nhiệm: Sales Admin thường đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, do đó cần có khả năng đa nhiệm và ứng phó với các tình huống khác nhau.

V. Làm thế nào để trở thành Sales Admin

Để trở thành Sales Admin, bạn có thể làm theo các bước sau:

- Hoàn thành trình độ học vấn: Để có cơ hội được tuyển dụng làm Sales Admin, bạn nên hoàn thành trình độ đại học với chuyên ngành liên quan đến kinh doanh, quản lý hoặc logictics. Nếu không có trình độ học vấn, bạn cũng có thể tham gia các khóa học đào tạo để tăng cường kiến thức và kỹ năng.

- Có kinh nghiệm làm việc: Bạn có thể bắt đầu với các công việc trong lĩnh vực bán hàng hoặc quản lý kho hàng để có thêm kinh nghiệm và hiểu rõ hơn về quy trình và quy trình của ngành.

- Phát triển kỹ năng quản lý và giao tiếp: Sales Admin là một vị trí quản lý và cần phải có khả năng quản lý thời gian, tài nguyên và nhân lực. Bạn cũng cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể làm việc với khách hàng, đối tác và các bộ phận trong công ty.

- Tìm kiếm các cơ hội việc làm: Bạn có thể tìm kiếm các cơ hội việc làm trong các công ty bán lẻ, công ty kinh doanh trực tuyến hoặc các công ty có hoạt động kinh doanh liên quan đến quản lý kho hàng.

- Nâng cao kiến thức và kỹ năng: Bạn nên thường xuyên cập nhật kiến thức và kỹ năng để có thể áp dụng vào công việc và giúp tăng khả năng tiến xa hơn trong sự nghiệp Sales Admin.

Tóm lại, để trở thành Sales Admin, bạn cần có trình độ học vấn và kinh nghiệm, phát triển kỹ năng quản lý và giao tiếp, tìm kiếm cơ hội việc làm và nâng cao kiến thức và kỹ năng.

VI. Các vị trí thăng tiến trên con đường sự nghiệp của Sales Admin

- Sales Coordinator: Sales Coordinator là một vị trí thường được đề cập đến như là bước đệm giữa Sales Admin và Sales Manager. Sales Coordinator thường có nhiệm vụ hỗ trợ quản lý bán hàng, quản lý đơn hàng, định lượng doanh số và tư vấn cho các đội bán hàng.

- Account Manager: Account Manager là một vị trí quan trọng trong kinh doanh bởi vì họ phụ trách quản lý các tài khoản khách hàng của công ty. Account Manager thường được giao nhiệm vụ tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với khách hàng, giúp đẩy mạnh doanh số và giữ chân khách hàng cũ.

- Sales Manager: Sales Manager là người phụ trách quản lý toàn bộ bộ phận bán hàng. Sales Manager thường có trách nhiệm đề xuất và triển khai các chiến lược bán hàng, quản lý đội bán hàng, đảm bảo mục tiêu doanh số được đạt được.

- Business Development Manager: Business Development Manager là người phụ trách phát triển kinh doanh, đưa ra các kế hoạch phát triển mới cho công ty, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới và xây dựng mối quan hệ với các đối tác mới.

- Sales Director: Sales Director là người phụ trách toàn bộ chiến lược bán hàng của công ty, quản lý tất cả các vị trí trong bộ phận bán hàng và đảm bảo rằng các mục tiêu doanh số được đạt được. Sales Director cũng có trách nhiệm đưa ra các quyết định lớn về chiến lược bán hàng của công ty.

Tùy thuộc vào công ty và ngành nghề, các vị trí thăng tiến có thể khác nhau. Tuy nhiên, những vị trí trên đây thường là những bước thăng tiến chính trong con đường sự nghiệp của một Sales Admin.

Chúc bạn thành công.